Elektronisk övervakning av anställda är inte positiv

Elektronisk övervakning av anställda ökar varje år, enligt det elektroniska övervaknings- och övervakningsundersökningen, som görs av American Management Association (AMA) och ePolicy Institute varje år mellan 2001 och 2007.

I en tidigare artikel, Surfing the Web at Work, status för arbetstagarövervakning och några av anledningarna till att arbetsgivare kanske vill övervaka medarbetarnas e-post och internetanvändning granskades. Artikeln granskade också konsekvenserna både anställda och arbetsgivare upplever på arbetsplatsen på grund av olämplig användning av elektronisk utrustning, e-post och internet.

Det finns för och nackdelar med den elektroniska övervakningen av anställda på jobbet. Denna översyn av fördelarna och nackdelarna med elektronisk övervakning av anställda på jobbet kommer att hjälpa arbetsgivare att bestämma vad som är bäst för deras organisation. Inte alla arbetskraftar, arbetsplatser eller arbetskultur och miljö är en kandidat för elektronisk övervakning på jobbet.

Faktum är att i vissa arbetsmiljöer, beroende på önskad kultur och miljö, skulle elektronisk övervakning av anställda skada förtroende, skada relationer och skicka kraftigt felmeddelanden till arbetskraften.

Fördelar med elektronisk övervakning av anställda på jobbet

Kraftfulla skäl finns för att övervaka anställdas online beteende på jobbet. Dessa skäl är övertygande för många arbetsgivare och förståeligt när organisationer observeras.

Organisationer försöker skydda sig och deras anställda från olaglig, omoralisk och problematisk fördelning av innehåll och besök av arbetsplatser utan att arbetstagarna arbetar.

Ett litet tillverkningsföretag, med hjälp av elektronisk övervakning av anställda, fick reda på att en anställd hade tittat på pornografiska filmer på jobbet. Han gick från sin båt till sin bil, bara trettio minuter efter att HR upptäckte hur han hade spenderat sin tid på jobbet. (Den lämpliga politiken som förbjuder detta beteende var på plats och han hade utbildats.)

I en annan erfarenhet i ett litet tillverkningsföretag klagade anställda att deras handledare surfar på nätet under större delen av arbetsdagen. Nätverksadministratören bekräftade att handledaren besökt jobbkortswebbplatser, gör online banking, handlar, chattar och publicerar på meddelandekort, läser receptplatser och spenderar timmar i personlig e-post i över sex timmar om dagen.

Hur ska ett företag reagera på problematisk online beteende?

På dagen då företaget var berett att avfyra den här arbetstagaren meddelade arbetstagaren och nådde med företaget en överenskommelse om en ordnad, ömsesidigt fördelaktig övergång.

I ännu en erfarenhet i ett litet företag upptäcktes det att en anställd hade utfört hennes extra bokföring för sin personliga verksamhet på bolagets tid och i hennes företagslevererade dator. Arbetstagaren meddelade och eskorterades från lokalerna. Arbetstagaren bad senare att ha detta material tillbaka och arbetsgivaren gav vänligen rekorden.

Med dessa exempel i åtanke, notera att elektronisk övervakning av anställda på jobbet kan ge resultat som är till nytta för arbetsgivaren. Notera också att ingen av dessa tre företag var den elektroniska övervakningen av anställda som praktiserades. Men frekvent IT-intervention var praktiserad.

Misstänkt beteende av de anställda i fråga ledde till granskning av elektroniska register. Så många arbetsgivare har kapacitet att använda elektronisk övervakning av anställda men väljer att inte öva elektronisk övervakning.

Mer om att anställa medarbetare under övervakning

Det finns ytterligare skäl att placera anställda under elektronisk övervakning på jobbet. Det här är viktiga orsaker.

• Produktivitetsproblem är en arbetsgivarfråga.
• Naturen på de platser som anställda besöker gäller arbetsgivare på grund av deras potential att ses som att skapa en fientlig arbetsmiljö. Samma problem existerar med anställd vidarebefordrad email och skämt. Arbetsgivarna vill lita på sina medarbetare att utöva god bedömning men deras erfarenheter indikerar att de inte alltid utövar en god bedömning. Arbetsgivare är oroade över att skapa en miljö av trakasserier om anställda surfar till olämpliga platser och delar webbadresserna.

• Arbetsgivare är oroade över sin förmåga att producera e-post och webbposter för att försvara sig mot rättssaker. De behöver register för att försvara sig mot rättegångar.

Tvister är ett allvarligt problem för arbetsgivare, säger Nancy Flynn, verkställande direktör för "ePolicy Institute" och författare till "The ePolicy Handbook," 2nd Edition (AMACOM, 2008) och andra internetrelaterade böcker. "Bekymring över tvister och rollen som elektroniska bevis spelar i rättegångar och regelbundna utredningar har ansträngt fler arbetsgivare att övervaka online-aktivitet", flynn rekommenderade:

"Arbetstagarens e-post och annan elektroniskt lagrad information skapar skriftliga affärsrekord som är den elektroniska motsvarigheten till DNA-bevis." Flynn noterade att 24% av arbetsgivarna har fått e-post till domstolen och tillsynsmyndigheter, och ytterligare 15% har kämpat arbetssökande på arbetsplatsen som utlösts av anställdas e-post, enligt 2006 AMA / ePolicy-undersökningen. "

För att hjälpa till att kontrollera risken för tvister, säkerhetsbrott och andra elektroniska katastrofer bör arbetsgivarna utnyttja övervakning och blockering av teknik för att bekämpa människors problem, inklusive oavsiktlig och avsiktlig missbruk av datorsystem och andra elektroniska resurser. "

Nackdelar med elektronisk övervakning av anställda på jobbet

Det finns kraftfulla skäl till att en arbetsgivare kanske inte vill använda elektronisk övervakning av anställda. Manny Avramidis, senior vice president för global personal för AMA, säger att detta beslut beror på det företag och den arbetsmiljö som en arbetsgivare vill skapa:

"Beroende på vilken frihetsnivå som tillåts i ett företag eller typ av arbetsgivare är det kanske inte önskvärt att elektronisk övervakning av arbetstagare är önskvärt. Företag som använder nya högskolor, som har helt suddiga linjer och är online hela dagen, är ett exempel., 99% av befolkningen kommer att bli bra utan elektronisk övervakning, färre än en procent av de anställda orsakar skadorna som gör det möjligt för alla de dåliga sakerna för arbetsgivare att sparka in. "

• Avramidis sa att elektronisk övervakning av anställda kan påverka arbetsförhållandet mellan en arbetsgivare och en anställd. "För den anställde som gör rätt och fokuserar på arbete och använder tekniken måttligt för personligt bruk, kommer elektronisk övervakning inte att ha någon inverkan. För dåliga medarbetare kommer elektronisk övervakning att påverka deras relation med sin arbetsgivare."
• Ett stort problem för vissa arbetsgivare är den potentiella skada på en arbetskultur som främjar förtroende och medarbetarnas engagemang och motivation. Elektronisk övervakning av anställda förefaller i motsats till en sådan miljö.
• Enligt Avramidis, "Medarbetare som bedöms på resultatet av sitt arbete, spenderar mer tid online på att göra personliga saker för att hantera den personliga verksamheten. Det finns en övergång mellan var arbetet går av och det personliga arbetet börjar. Ordet blir verkligt för arbetsgivare när en anställd inte uppfyller mål eller inte lever upp till förväntningarna. "

Faktum är att för engagerade medarbetare finns det lika mycket övergång hemma mellan arbete och personlig verksamhet som det finns på jobbet. Det är en del av den diskretionära energin, den energi som anställda frivilligt bidrar utöver förväntningar, som arbetsgivare hoppas kunna tjäna.

"De anställda spenderar i genomsnitt 3,7 timmar i veckan på webben för personliga aktiviteter på jobbet och 5,9 timmar i veckan hemma som arbetar med arbetsrelaterade uppgifter, enligt en studie av University of Marylands Smith School of Business och Rockbridge Associates, ett marknadsundersökningsföretag baserat i Great Falls, Virginia. "

Den slutliga anledningen till att arbetsgivare kanske inte vill använda elektronisk övervakning av anställda är anställdas privatliv. Enligt Eric J. Sinrod, en partner i San Francisco-kontoret av Duane Morris, där han är specialiserad på teknik och rättstvister, är arbetstagarens farhågor om elektronisk övervakning legitim.

"Fortfarande har arbetstagarna legitima farhågor om att deras integritetsrätter kan invaderas. Den primära federala stadgan på detta område är lagen om elektronisk integritet av 1986 (ECPA). ECPA, kodifierad vid 18 U.S.C.101 och följande föregår den avsiktliga avlyssningen av någon tråd, oral eller elektronisk kommunikation eller obehörig åtkomst av lagrad kommunikation.

"ECPA har tre undantag, och om någon av dessa gäller, kan övervakningen ske under lämpliga omständigheter. Undantagen tillåter generellt arbetsgivare att övervaka företagsrelaterade telefonsamtal, övervaka kommunikation när det har varit medgivandes medarbetare och att hämta och få tillgång till lagrade e-postmeddelanden. "

Sammanfattning av elektronisk övervakning av anställda på arbetsplatsen

Som ni ser finns det många fördelar och många nackdelar med den elektroniska övervakningen av anställda på arbetsplatsen. Väga alla dessa faktorer när du bestämmer dig för hur du ska fortsätta med personalövervakning på din arbetsplats.

I mitt företag, där vi utvecklar programvara, har vi för det mesta college-degreed, unga anställda som är målinriktade och tekniskt avancerade. Vi uppskattar varje ounce av diskretionär energi de bidrar på jobbet och hemma.

En viss mängd webbsurfning är nödvändigt för att hålla sig högst upp i vårt område och för att få konkurrenskraftig intelligens. Elektronisk övervakning av våra anställda finns ingenstans på vår radar. Jag blir förvånad om det någonsin är ett problem.

I vilken inställning som helst

• utveckla en dator, internet och e-postpolitik
• Träna anställda regelbundet så att de är bekanta med ditt företags förväntningar.
• be anställda att skriva ut på att förstå politiken;
• Ta sedan djupt andetag och lita på dem.