Hur man utvecklar en social media politik

Dina potentiella, nuvarande och tidigare anställda, kunder och leverantörer hänger alla på sociala medier som LinkedIn, Facebook, Twitter, YouTube och Flickr. Du måste övervaka sociala medier för att lära dig vad alla dessa intressenter delar och säger om ditt företag, dina anställda och din arbetsplats.

Använd sociala medier till ditt företags fördel. Shama (Hyder) Kabani, författaren till Zen av Social Media Marketing och chefen för Click to Client, ett fullservice webmarknadsföretag, frågar, "Vad säger de om dig, ditt företag och dina metoder? Bättre än - hur mår du att svara?

Att ha en social media politik på plats betyder inte att du får diktera din bild. Men du får interagera ansvarsfullt i konversationen som bildar din bild. Och du får hjälpa dina anställda att göra detsamma."

Varför en social media politik och företagets bästa praxis behövs

Kabani säger, "Världen förändras snabbt, och hur vi kommunicerar ändras ännu snabbare. Det är inte bara Gen Y som bloggar och twitters - det är ett växande fenomen som omfamnas av alla generationer. Det finns stora fördelar med dagens teknik och dess utbredda användning, men det finns också vissa risker som påpekats av Raj Malik av Nätverkslösningar.”

Han skriver att "obehörig eller olämplig kommentar eller inlägg på nätet kan:

• "Få företaget, och du, i juridiskt problem med USA och andra myndigheter, andra företag, kunder eller allmänheten.
• "Minska företagets varumärke genom att skapa negativ publicitet för företaget, ägare och partners, såväl som dig själv eller ditt team.
• "Skada till företaget genom att släppa ut icke-offentlig information eller proprietär information.
• "Kosta oss möjligheten att få patent eller undergräva vår konkurrensfördel.
• "Kosta dig ditt jobb hos företaget."

Han föreslår att de flesta av dessa inte kommer att leda till problem för företagen om anställda använder sunt förnuft och god bedömning i sin online-interaktion.

10 steg till en social media politik

Kabani, som har blivit en av de 10 mest inflytelserika och kraftfulla kvinnorna i sociala medier, föreslår dessa tio steg för att skapa dina sociala sociala riktlinjer och strategi.

Fastställa var ditt företag står på sociala medier

Bestäm varifrån ditt företag står med hänsyn till deras önskade relation med sociala medier. Du måste också bestämma var du står i förhållande till övervakningen av anställdas användning av sociala medier. Du måste bestämma hur långt ditt företag vill gå in med att använda sociala medier för varumärkesigenkänning, engagera dina kunder och anställda i konversation och för körförsäljning.

Kabani frågar, "Kommer du bara välja att kommunicera i reaktion på vad någon annan säger? Kommer du vara proaktiv i att engagera samhället (konsumenter och bloggare)?

Utan ett övergripande sätt att tänka på sociala medier kan det vara mycket svårt att skapa en politik."

Bestäm vad som utgör sociala medier

Kabani säger att varje organisation måste definiera för egen användning vad som utgör sociala medier. "Medan en blogg och LinkedIn lätt kan kategoriseras som sociala medier - hur är det med onlinevideo? Vad med Twitter?

Vad utgör verkligen sociala medier? Du måste ha din egen (helst) skriftlig definition. Detta gäller särskilt eftersom nya webbplatser och verktyg dyker upp hela tiden. Min personliga definition av sociala medier är vilken webbplats som helst (inklusive video) som möjliggör kommunikation i det öppna."

Bolagets egna elektronik som ges till anställda

Som med allt offline eller online innehåll som skrivs, används, mottagen, utvecklats eller sparats i företagsägd elektronik som ges till anställda, klargör vem som äger vad. Det är ingen fråga, till exempel, om en personlig blogg, skriven av en anställd, på sin tid. Om han lämnar din anställning hör bloggen och innehållet till honom.

Men innehållet i hans företagsägda laptop och mobiltelefon och innehållet som han skrev för företagets hemsida hör hemma, enligt skriftlig policy, till företaget.

I sociala medier har ditt företag ett Twitter-konto eller en Facebook-sida, som exempel? Företaget måste försäkra sig om att ägandet av dessa sociala medier står till bolaget, inte den anställde vars nuvarande arbetsuppgift innehåller inlägg till och övervakning av dessa konton. Din policy måste täcka vem som äger vad som är i social media sfären.

Respektera Privata rättigheter

Håll konfidentiell och proprietär information privat. Respektera andra anställdas och dina kunders integritetsrättigheter. Social media politik måste ta itu med frågan om att hålla proprietär och personlig information konfidentiell.

Kabani säger, "Det är lättare att ge bort nyckelfakta utan att förstå det på grund av de här sidorna. Även privata meddelanden är inte alltid säkra. Varje webbplats har sina egna fallibilities. Det är bäst att anställda aldrig delar konfidentiell eller proprietär information med hjälp av sociala medier - antingen offentligt eller privat."

Vem är ansvarig

Bestäm vem som är ansvarig för att hantera och delta i sociala medier. Det är viktigt att alla anställda förstår och följer bolagets sociala medier politik medan nätverk i sociala medier online. Men en anställd eller ett team måste anta företagets offentliga persona och hantera företags sociala medier.

Vaksam att följa och reagera på offentlig kommentar, beröm eller klagomål om företaget, medarbetaren eller laget har ett officiellt ansvar att svara på sociala medier. Medan alla anställda bör uppmuntras att interagera och representera företagets varumärke, i sociala medier, bör dessa anställda också hantera frågor på ett proaktivt sätt.

Kabani säger, "Det bästa sättet att hitta en social media förespråkare inom företaget är att söka person eller team av personer som är mest passionerade för att kommunicera med kunder i sociala medier. De kan redan göra det utan att du vet det. Sök dessa människor och träna dem väl för att representera ditt varumärke."

Fastställa grundregler

Fastställa grundregler för medarbetarnas deltagande i sociala medier. Du går bra med anställda. Du måste tillåta medarbetare friheten att delta i sociala medier, men skydda företaget samtidigt. Kabani föreslår att ta en titt på Intels sociala medier politik som är omfattande. Emerging Technology Department på flygvapnet har skapat detta flödesschema över sina egna sociala medier riktlinjer och David Meerman Scott framhäver sin sociala medier strategi i hans blogginlägg. Så existerar existerande online.

Adress till Taboo Topics

Medan dina anställda förmodligen redan utövar god sunt förnuft medan de deltar online, måste din sociala mediepolitik specifikt ta upp exempel på tabuämnen. Konfidentiell, proprietär, icke-släppt företagsinformation måste vara öppen för sociala medier. Privat och personlig information om ditt arbete och dina medarbetare och kunder får aldrig visas online.

Den offentliga bilden av dina anställda i sociala medier, om de kan vara associerade med ditt företag, spelar ingen roll. Nastiness, offensiveness, disparaging kommentarer, untruthful uttalanden, demeaning beteende och olaglig substansanvändning är alla exempel på beteende som din sociala medier politik måste ta itu med.

Övervaka Social Media Sphere

Skapa ett system för övervakning av sociala medier sfären. Kabani säger, "En social media politik gör inte mycket bra om du inte faktiskt övervakar det utrymme där samtalet händer. Det finns gott om gratis och betalda verktyg för att övervaka sociala medier."

Träna dina anställda

Gör träning lätt tillgänglig för dina anställda som vill delta i sociala medier. Kabani föreslår, "Tänk win-win. Ingen tycker om att vara bossad - särskilt när det gäller sitt eget sociala nätverk. De flesta är dock öppna för att lära sig hur man bättre kan utnyttja dessa sociala medier för att öka sina egna karriärer och varumärken. De flesta som gör misstag på nätet vet bara inte bättre.

Om du förväntar dig att dina anställda ska använda de sociala nätverksverktygen korrekt måste du ge utbildning. Vad de lägger ut där är inte bara en återspegling av företaget; det är också en reflektion av dem. Gör det till en win-win för alla."

Sociala medier expanderar med miljontals människor världen över växlar på sätt som de få drömde om för en kort tid sedan. Dina medarbetare samverkar i sociala medier. Ditt företag ska interagera på sociala medier också.

Och din sociala medier politik och strategier behöver utveckling nu. Ta chansen att påverka samtalet som uppstår runt ditt företag och ditt varumärke.

Tror inte en minut att konversationen inte uppstår. Hoppa på chansen att påverka riktningen - nu.