3 scenarier när du kommunicerar online är inte rätt

Det finns så många sätt att vi kommunicerar online. Det finns email, textmeddelanden eller meddelanden genom en av de många apparna där ute som stöder den. Men det är inte alltid det effektivaste sättet att kommunicera med e-post eller meddelanden.

Under vissa omständigheter bör du undvika dem. Visst, det är lätt att gömma sig bakom datorn och säga vad du vill säga via tangentbordet. Men ibland måste du gå ut i världen och använda din röst.

Här är tre situationer där det skulle vara bättre om du inte träffade skicka.

Undvik att träffa sända för att lösa konflikter

Vi har alla varit med i en e-post- eller meddelandesträng mellan två parter som försöker lösa ett problem. Ibland kan du vara en av de två huvuddeltagarna eller kanske du bara är en av många människor som kände sig tvungna att inkludera dig.

Med varje e-post eller meddelandesvaret eskalerar problemet. I slutändan var det kanske en relativt liten fråga som blev mycket större. Detta resulterar oftast i ett möte mellan de båda parterna och en handledare eller chef för att lösa konflikten.

I stället för att använda e-post eller meddelanden för att lösa konflikter, ring antingen personen eller planera ett möte mot ansikte mot ansikte. Om du är mottagare av ett e-postmeddelande eller ett meddelande från någon annan som försöker lösa ett problem, motstå frestelsen att svara via e-post. Plocka upp telefonen eller gå in på den andra människans kontor och säg, "Jag har fått ditt mail och trodde det skulle vara bättre om vi diskuterade denna situation en-mot-en i motsats till via e-post. Har du några minuter att prata?"

Om e-post är ditt enda alternativ, kopiera inte andra personer på den. Om du gör det eskalerar problemet. Om du är på mottagaränden av ett sådant e-postmeddelande, tryck inte på "svara alla". Helt enkelt svara endast på den person som skickade e-postmeddelandet. Om du "svarar alla", bör du svara: "Jag uppskattar att du uppmärksammar denna situation. Jag ringer dig bara en minut för att diskutera." Detta kommer att varna alla som har kopierats så att du tar hand om situationen en-mot-en.

Undvik att slå sänd när du är upptagen

Efter en störande situation eller interaktion är det vi behöver en nedkylningstid. E-post och meddelanden lånar sig inte på detta; Det är ögonblickligt genom design. Istället, när du har lugnat dig, ring eller besök personen för att diskutera situationen. Om du befinner dig på mottagaränden till ett skurande e-postmeddelande, undvik du uppmaningen att svara. Ge dig själv tid att lugna ner och ringa personen och be att diskutera ansikte mot ansikte.

I framtiden bestämmer du i förväg att du aldrig kommer använda e-post eller meddelanden när du är upprörd. Gör detta till en icke-förhandlingsbar pakt med dig själv.

Om du känner att du behöver skriva något när du är upprörd, skriver du ett meddelande. Skriv inte in det i e-post även om du inte avser att skicka meddelandet. Du skulle inte vara den första personen som oavsiktligt slår "send" istället för "spara" -knappen.

Undvik att slå Sänd för att skicka dåliga nyheter

Ingen gillar att få dåliga nyheter och ta emot det via e-post eller ett meddelande kan lägga salt till såret. Har du någonsin mailat en klient för att berätta för dem att deras order försenades?

Om svaret på något av dessa frågor är ja, sluta använda e-post eller meddelanden för att kommunicera dåliga nyheter. Använda e-post eller meddelanden för att kommunicera dåliga nyheter kan skicka meddelandet som du inte bryr dig om eller att problemet inte är tillräckligt viktigt för att motivera din personliga uppmärksamhet. När du använder e-post eller meddelanden för att kommunicera dåliga nyheter, har du ingen möjlighet att bedöma personens reaktion. Mest troliga kommer människor att bli besvikna eller upprörd. Om du inte levererar nyheterna personligen kan deras känslor av besvikelse eskalera och skapa en ännu sämre situation.

Slutligen, när du använder e-post eller meddelanden i det här scenariot visas du fega. Kunder, medarbetare, chefer och vänner uppskattar människor som har modet att kommunicera dåliga nyheter personligen.

Om du är osäker på om ditt meddelande är kvalificerat som dåliga nyheter, fråga dig själv: "Skulle jag vilja få ett mail eller meddelande med den här typen av nyheter eller skulle jag föredra att få det kommunicerat personligen?". Därefter agera därefter.

Det finns ingen tvekan om att e-post eller meddelanden är ett snabbt och effektivt kommunikationsmedel, det är inte alltid lämpligt. Följ anvisningarna ovan och undvik att använda e-post eller meddelande när det är olämpligt att göra det.