E-post hälsningar som får läsa

Enligt BusinessInsider.com allokerar den genomsnittliga medarbetaren cirka 25 procent av sin dag för att sloga igenom hundratals e-postmeddelanden. Medan vissa människor behöver en borste på grundläggande e-etikett, andra gör misstag helt enkelt för att de är överväldigade med den fulla kommunikationsvolymen.

Under jobbsökningen kommer du sannolikt att skicka många, många e-postmeddelanden, inklusive omslag, tackanmälan och meddelanden till jobbsökningsrelaterade anslutningar.

Ta dig tid att undvika att göra pinsamma fel, till exempel att ställa in någons namn och se till att skriva anteckningar som får ett svar.

Börja med en professionell hälsning

Sträva efter tydlighet i din ämnesrad. Välj något direkt som identifierar syftet med ditt mail, som "mötet ändras" eller "snabb fråga om ditt förslag."

Undvik att dangla en morot med en teaser som "Jag måste informera dig …" som försöker locka läsningen till att öppna e-postmeddelandet för att komma till din avsikt. Människor bestämmer ofta om man vill öppna ett e-post baserat på ämnesraden, så välj en som tydligt anger ditt syfte.

Använd en professionell hälsning. Inkludera en lämplig hälsning för omständigheterna och mottagaren. Vissa hälsningar fungerar i ett mail men används inte i en vanlig bokstav medan vissa hälsningar fungerar för båda.

Välj en hälsning baserat på hur väl du känner till personen du skriver till och vilken typ av meddelande du skickar. Till exempel, om du skriver till någon du vet, "Hi Jim" är lämplig. "Kära Herr / Ms. Smith" skulle vara lämpligt när du ansöker om ett jobb eller skriver ett företagsbrev.

Undvik att öppna ett mail med "hej" vilket låter mycket informellt och vanligtvis inte används på arbetsplatsen. Också blyg från "Hej folk" eller "Hej killar", även om e-postens natur är avslappnad.

Hälsningsexempel

• Kära Förnamn Efternamn (det här fungerar bra om du inte känner till kön av den person du skriver till)
• Kära förnamn (när du mailar någon du vet)
• Hej förnamn (När du skickar e-post till någon du vet)
• Kära Herr / Ms. Efternamn
• Kära Herr / Ms. Förnamn Efternamn
• Kära Dr Efternamn
• till den som detta berör
• Kära personalchef
• Kära Hyreschef

Använd rätt interpunktion efter din hälsning. För mer formella e-postmeddelanden, använd en halvkolon efter namnet. För personer du känner eller mer avslappnad korrespondens, använd ett komma efter hälsningsnamnet.

Undvik vanliga fel

När du skriver ett e-postmeddelande, händer följande fel ibland när folk rusar för att snabbt ta bort ett meddelande. Ta dig tid att granska ditt meddelande och utföra följande steg.

• Lägg till e-postadressen senast.Om du inte har möjlighet att skicka ett e-postmeddelande, lägg till adressen senast om du brukar ha ett snabbt utlösarfinger. Ange endast mottagarens namn när du är säker på att din e-post är redo att gå.
• Undvik det gamla svaret "svara alla".Titta på ditt utlösarfinger när du trycker på "Svara alla". Tänk om alla på listan verkligen behöver läsa vad du måste säga. Också vara uppmärksam på äldre e-postmeddelanden i kedjan som du kanske inte vill ha någon på listan Svara Alla för att se.
• Gå lätt på humor. Humor kan vara svår att urskilja i ett e-postmeddelande eftersom tonen inte nödvändigtvis kommer att skina genom. Utan kroppsspråk, ansiktsuttryck eller kadens kan humor falla platt eller oavsiktligt förolämpa en läsare. Spela det säkert och lämna det ut.

• Korrekturläsa.Göra inte misstaget att folk kommer att förlåta skrivfel i informella e-postmeddelanden eller att misstag kommer att tolereras om du skriver på din telefon. Du kan bli dömd hårt av misstag i ditt email, speciellt om de är överflödiga. Lita inte på en stavningskontroll som ofta kan välja fel ord för dig. Proofläsa dina e-postmeddelanden precis som du skulle ha något viktigt dokument. Särskilt kolla alltid och dubbelkontrollera att du har stavat folks namn korrekt.
• Använd inte emojis eller emoticons. Allt fler har e-postmeddelanden börjat likna textmeddelanden. Arbetsplatsmeddelanden innehåller nu ibland "thumbs-up" emojis eller smiley faces. Trots att de blir vanligare, undviker emojis och uttryckssymboler i formell korrespondens. Om din e-posthälsning innehåller en persons efternamn, det är ett säkert tecken du borde lämna emojis och uttryckssymboler.

• Kom ihåg att e-post varar för alltid.Tänk två gånger innan du skickar e-post till något personligt eller konfidentiellt, skjuter någon via e-post, misshandlar någon eller svarar med ilska. Även borttagna e-postmeddelanden kan återuppstå från datasäkerhetskopiering.

Sådana interaktioner kan bättre göras personligen. Använd 24-timmarsregeln. Om du inte är säker på om du ska skicka meddelandet, vänta tills nästa dag beslutar. En annan bra tumregel: Skriv inte något i ett e-postmeddelande som du inte skulle vara villig att ha delat offentligt, till exempel i en deposition eller på sociala medier, till exempel.