Hur man ger feedback för att hjälpa anställda växer sina färdigheter

Ledare berättas ständigt att de behöver ge sina anställda ros och att de behöver ge dem feedback. Dessa saker verkar som samma sak.Det "stora jobbet!" Efter en presentation, ett projekt eller en försäljning går igenom är beröm och feedback. Eller är det verkligen?

Talade med Rajeev Behera, VD för prestationshanteringsplattformen Reflektive, sa han: "Beröm per definition uttrycker godkännande eller beundran om någonting eller någon. Feedback, å andra sidan, är information om en persons prestation av en uppgift som används som underlag för förbättring. Med andra ord, både feedback och beröm kan vara positiva, men feedback är alltid utformad för att förbättra prestanda."

Så vad betyder detta för en chef? Hur kan du se till att du inte bara ger beröm, men ger också positiv eller konstruktiv feedback? Här är flera förslag.

Fråga dina anställda om deras mål

Du vet utan tvekan om dina anställdas prestationsmål - vilka försäljningsmål de ska nå, hur många filer de ska bearbeta varje dag, eller vad din anställd arbetar mot. Men se till att du frågar dem vad deras personliga karriärmål är också.

Detta hjälper dig att fokusera din feedback. Behera rekommenderar att dessa mål uppnås och delas upp i uppnåeliga uppgifter och färdigheter så att de inte blir vaga. Till exempel, om din medarbetares mål är att "ge bättre presentationer", vill du bryta ut precis vilka färdigheter som behövs.

Att bryta ner de kompetenser som krävde gav dessa.

• Talar säkert och tydligt.
• Skapa PowerPoint-bilder som överför data bättre än ord kan.
• Att svara på frågor från mötesdeltagarna.
• Håll mötet inriktad genom att omdirigera folk tillbaka till huvudämnet.

Då, när du vill berömma en anställd för deras bra presentation, gå tillbaka till dessa mål. Så, till exempel, istället för att säga, "Bra jobb!" Säg "Du var övertygad om de uppgifterna. Du visste exakt vad du pratade om och alla andra på mötet skulle kunna berätta var förberedda också. "Eller" Dina bilder var bra gjort. Graferna visade data på ett lättförståeligt sätt."

Observera att du inte bara är specifik, men du fokuserar också på de områden som din anställd behöver förbättra.

Ha regelbundna en-till-en-möten

Om du vill ge positiv feedback till dina anställda behöver du tid att göra det. Det betyder förstås inte att du inte bara kan fånga en anställd i korridoren och säga "Du hanterade den här kunden så bra av hur uppmärksam du var på de frågor som hon kanske inte hade insett att hon behövde fråga. ”

Behera rekommenderar ett veckot möte med varje anställd. Ett veckovis ett-till-ett-möte är praktiskt för vissa grupper och inte praktiskt i andra. Men, oberoende av det schema du väljer, måste du träffas med arbetstagaren ofta nog, så att medarbetaren drar nytta av det.

Om du håller all information till slutet av årets bedömning, betyder det inte mycket för arbetstagaren då och det hjälper inte medarbetaren lika mycket som frekventare feedback. Om du sätter dig ner i december och säger, "Din rapport om design som du genomförde i maj var riktigt bra. Det är lättläsbart nu. "Är snällt och berömt. Men du borde ha sagt det åtta månader sedan-när det skulle ha haft en omedelbar inverkan på arbetstagarens beteende framåt.

Tidig återkoppling gör att medarbetaren vet att hon är på rätt väg och att hon ska använda samma strategier inom andra områden. Och helt och hållet glömmer du (och det gör medarbetaren) en hel del åtgärder som förtjänar att räkna ut om du bara ger feedback en eller två gånger per år.

Vad om feedback Sandwich?

Den som arbetar inom ledning eller Human Resources har hört att du ska smörja dålig feedback mellan två lager bra feedback. Så, till exempel, säger du, "Jane, du gjorde ett bra jobb på den presentationen. Du var dock senast tre av fem dagar i förra veckan, och jag, du gillar verkligen din e-post signatur."

Det är uppenbart att det är ruttna återkopplingar, och det är bara gjort eftersom chefen kände sig tvungen att smörja den dåliga återkopplingen med det bra. Detta fungerar aldrig eftersom, när arbetstagaren hör den negativa feedbacken, saknar han allt annat du kanske måste säga.

Du behöver inte oroa dig för feedback-smörgåsen. Det är inte effektiv feedback. Ge bra feedback när arbetstagaren har tjänat det och ge negativ feedback när det behövs. Du måste ge negativ feedback på samma sätt. Precis som "bra jobb" förmedlar inte någon användbar information, inte heller "dåligt jobb".

Hur man tillhandahåller utvecklingsreaktion

Så försök att ge feedback så här, "Du ville arbeta med att visas mer trygg på att göra dina presentationer. Du kunde inte svara på frågorna från Jane och Steve vid det senaste mötet.

"Nästa gång, försök att förutse de frågor som folk kommer att fråga så att du är förberedd med svar. Inte varje fråga är förutsägbar, så det är okej att säga," Jag vet inte, men jag kommer att ta reda på och följa upp med dig " när du inte vet svaret."

Eller, "Du ville arbeta för att skapa mer intressanta presentationer. Dina bilder var mestadels punkter som du läste. Nästa gång, kom ihåg att du inte vill posta allt som du ska säga. Försök att använda bilder för att visualisera data. Låt oss sitta tillsammans nästa tisdag för att gå över dina bilder tillsammans."

Om du har bra kommentarer att göra är det okej att ge dem med den negativa feedbacken, men du behöver inte tvinga den till en smörgås. Den viktigaste utmaningen är att ge konsekvent negativ och positiv feedback. Om din medarbetare vet att dagens feedback är negativ, men morgondagens kommer att vara positiv, då är det bra.

Varför orolig för detta?

Hantering handlar inte bara om att slå siffrorna, så ledningen är lycklig. Det handlar inte bara om beröm och tacksamhet du erbjuder medarbetare när de gör ett bra jobb.

Ledningen handlar också om att utveckla, motivera och coacha anställda. Feedback som används korrekt kan göra det, göra din avdelning till ett bra ställe att arbeta och förbättra dina siffror totalt. Alla kan dra nytta av specifik feedback.

---------------------------------------

Suzanne Lucas är en frilansjournalist som specialiserat sig på mänskliga resurser. Suzannes arbete har presenterats på noterpublikationer, inklusive Forbes, CBS, Business Inside r och Yahoo.