Tips för att skriva brev av rekommendation

Nästan alla är ombedda att skriva ett referensbrev någon gång under sin karriär. Oavsett om det gäller en anställd, en vän eller någon du har arbetat med är det viktigt att vara beredd att skriva ett effektivt rekommendationsbrev. Det är lika viktigt att vara redo att säga nej om du inte är bekväm att rekommendera någon för anställning. Läs nedan för tips om hur du svarar på en rekommendationsförfrågan och hur du skriver ett starkt rekommendationsbrev.

När du inte har något positivt att säga

Det är faktiskt i personens bästa intresse att du avskyvärt avstår från att skriva ett referensbrev om du inte kan ge mer än en wishy-washy-godkännande.

En mindre än positiv referens kan orsaka så mycket skada som en negativ referens. Arbetsgivare är vanligtvis bra att läsa mellan linjerna och kommer att hämta upp vad du inte säger.

Om du avslår kan personen gå vidare till en annan referens som kanske kan ge en glödande rekommendation. En enkel väg ut är att du inte är bekant nog med sitt arbete eller bakgrund för att ge en referens. På så sätt kan du minimera eventuella skadliga känslor. Så här avvisar du en begäran om en referens.

Begära information

Om du är glad att bli frågad, men inte säker på vad du ska säga, fråga personen för en kopia av deras CV och en lista över prestationer. Detta ger dig riktlinjer att använda när du skriver ett brev.

Om du skriver ett rekommendationsbrev för en student som söker jobb eller praktik, kan du också begära en lista över deras relaterade kursarbeten.

Be om information om vad rekommendationen gäller. Om det gäller ett visst jobb, be om jobbannonsering. Om det gäller en skola, fråga om vilken typ av program de söker till. Detta kommer att hjälpa dig att fokusera ditt brev på kompetens och kvaliteter relaterade till positionen eller skolan.

Också vara säker på att fråga personen som du ska skicka brevet till, och hur man skickar det. Vissa bokstäver måste skickas i papperskopia, och andra skickas via e-post, så det är viktigt att följa anvisningarna noggrant.

Börja med grunderna

Börja med att ange hur länge du har känt personen. Ge kortfattat information om hur du känner personen (till exempel om personen arbetade för dig, om du är grannar om personen var din elev etc.). Inkludera även relevanta datum - om han eller hon var anställd, inkludera anställningsdatum. Om han eller hon var student, ange när.

Inkludera detaljer

Fortsätt genom att beskriva personens kompetens och prestanda, och vad gör dem till en idealisk kandidat för en potentiell ny arbetsgivare. Inkludera två eller tre utmärkta attribut och försök att ge ett exempel på en tid som personen visade dessa attribut.

Försök att välja attribut som ansluter till den position han eller hon söker. Om möjligt, kolla på jobbet i förväg eller fråga personen vilken typ av jobb han eller hon söker på. Titta på arbetsbeskrivningen (eller sök online för jobbannonser för den typ av jobb personen söker). Leta efter kvaliteter som ingår i arbetsbeskrivningen som påminner dig om personen du skriver rekommendationen till. Avsluta med att sammanfatta varför du rekommenderar denna person för anställning.

Erbjuda att följa upp

I slutet av brevet kan du också ge ett telefonnummer eller en e-postadress. På så sätt kan arbetsgivare följa upp om de har frågor eller vill ha mer information.

Här är en lista med information som ska ingå i en rekommendationsbrev och en rekommendationsmall för att använda för att starta ditt eget brev.

Var professionell

Var noga med att noggrant läsa och korrekturläsa ditt brev innan du skickar det, letar efter grammatik eller stavfel. Överväg att be en vän eller familjemedlem att redigera ditt brev till dig. Skriv ditt brev i korrekt företagsformat.Välj en tydlig, lättläst typ som Times New Roman eller Arial.

Följ instruktioner

Skicka ditt brev exakt som personen frågar dig. Om de inte berättar hur du skickar brevet (eller till vem du ska skicka brevet), fråga. Om du skickar en e-postreferens, lista dina kontaktuppgifter efter din typade signatur i stället för längst upp i pgae.

Granska ett exempel

Ditt namn

Din titel (för professionell referens)

Din adress

Din stad, stat

Postnummer

Ditt telefonnummer

Din email

Datum

Kontaktnamn

Titel

Företag

namn

Adress

Stad, postnummer

Kära Herr / Ms. Efternamn:

Janice DeAngeles har varit en av min mest fullbordade studenter i biologiska avdelningen på Huntington College. Hon fick alla A: er i mina kurser. Under hennes högskoleår jobbade hon för mig som assistent i mina biologiska laboratorier på nybörjarnivå. Janice är mogen, omtänksam och vältalad.

Jag var mest imponerad av hur Janice hanterade situationer som kom upp i sena sessioner. Eleverna har ofta problem med att uppmärksamma och hålla sig fokuserade, men hon hittade alltid sätt att engagera sig med dem och få dem intresserade av de uppgifter som finns till hands.

Janice kommer att utmärka på vilken karriär hon väljer, och det är en ära att rekommendera henne till praktikplatsen. Om du har några frågor eller vill veta mer, tveka inte att kontakta mig. Mitt mobilnummer är 555-555-5555, och min email är [email protected].

Vänliga hälsningar, Handskriven signatur (för en kopia av brev)

Typad signatur