Tips för att skriva en sympati brev till en anställd

När en anställd eller kollega upplever förlust eller sorg, kan du vidta åtgärder som arbetsgivare för att uttrycka sympati. Du kan också hjälpa individen att hantera hans eller hennes behov under sjukdom, död eller annan sorglig händelse.

Oavsett vad du gör för att sympatiskt hjälpa din anställd eller kollega, är det nästan alltid lämpligt att skriva ett sympatibrev. Condolence noter värderas alltid av anställda under sin tid av sorg.

Den här mallen hjälper dig att skriva ditt eget sympatibrev. Det betonar de faktorer som kommer att göra din kondoleans notera överföra det korrekta sympatismeddelandet.

Verktyg för att uttrycka din hjärtliga kondolenser

Skriv ditt sympati meddelande på företagets brevpapper med ditt namn, adress och datum.

E-post är också acceptabelt som ett kommunikationsmedium men kan lämna intrycket att din korrespondens var ett företagsföretag - inte det sympatibudskap du försökte förmedla.

Beroende på ditt förhållande till arbetstagaren kan du behöva skriva en företagsanteckning, men du kanske också vill skriva en sekund, personlig notering.

Tips och exempel för ditt officiella företags sympatibrev

Detta är ett exempel på ett sympatibrev. Hämta sympatibrevsmallen (kompatibel med Google Docs och Word Online) eller se nedan för fler exempel.

Ladda ner Word Mall

Det är generellt mer formellt än en anteckning som du skulle skicka till en personlig vän eller kollega. Börja ditt brev med anledningen till din sympati.

Exempel: Vi vill uttrycka vår sympati för den senaste tidens förlust av din mamma. Att förlora en nära familjemedlem är alltid ledsen och vi vill att du ska veta att vi är mycket ledsna för din förlust.

Erbjuda att hjälpa medarbetaren under sorgperioden utan att förplikta företagets resurser eller införa ett prejudikat som du inte kommer att kunna erbjuda till alla anställda.

Exempel: Låt oss veta om det finns något vi kan göra för att hjälpa dig när du hanterar förlusten av din mamma.

Ge ytterligare information om företagets resurser som är tillgängliga för arbetstagaren under sin tid av sorg. Avsluta din anteckning genom att upprepa ditt erbjudande om support. Medarbetaren kanske inte behöver eller vill ha något från dig men det är viktigt att du gör erbjudandet - du kommer att ha visat att du bryr dig.

Exempel: Personalansvariga har hjälpt dig att få tillgång till dina förmånsuppgifter och vi har delat vår avgångspolitik med dig. Om du har behov som sträcker sig bortom policyns parametrar, informera oss så att vi kan hantera din situation individuellt.

Tidigare företagspraxis har varit att bevilja ytterligare obetald ledighet för att hantera dödsrelaterade problem, out-of-state resor och tidskrävande juridiska problem.

Exempel: Vi är fast beslutna att hjälpa dig genom denna hårda tid på livets resa. Förlusten av din mamma är ledsen och vi stöder dina ansträngningar att gå vidare. Låt oss veta hur vi kan hjälpa till.

Slut: Använd din normala signatur. Hälsningar är ett vanligt tecken för ett sympatismeddelande.

Ytterligare tillslutningar inkluderar:

• Varmt
• vänliga hälsningar
• Med varma hälsningar
• Tänker på dig
• Bäst
• Med vänliga hälsningar
• Med sympati

Gör inte antaganden

Tänk på att du skriver ditt sympatimeddelande, att det är osannolikt att du känner till alla detaljer i din anställdas förhållande till hans eller hennes släktingar. Dessutom kommer du sällan att ha alla detaljer om en anställds sjukdom eller en familjemedlems tragedi.

Begränsa därför antagandena som du uttrycker i ditt sympatibrev och håll meddelandet neutralt.Till exempel kan en anställd och hennes mamma ha haft ett avlägset, olyckligt förhållande i åratal så skriv inte ett sympatimeddelande som förutsätter ett nära, kärleksfullt förhållande.

Sample Sympathy Letter

Susan Rodriguez

123 Main Street

Anytown, CA 12345

555-555-5555

[email protected]

1 september 2018

Elizabeth Lee

123 Branson Street

Smithfield, CA 08055

Kära Elizabeth, Vi är så ledsna att höra om din mors död. Att förlora en familjemedlem är alltid svårt. Vänligen meddela oss om det finns något vi kan göra för att hjälpa dig under den här försökstiden. Du är berättigad till tre dagar av betald ledighet enligt vad som anges i vår anställningsavgångspolicy. Vi har tidigare beviljat extra obetald ledighet för anställda när resor och personliga affärer relaterade till döden krävde mer tid bort från arbetet.

Vänligen låt din chef eller personalen veta om du behöver begära extra ledig tid. Vi kan också arbeta med ett flexibelt schema om familjeföretag måste ta hand om under arbetstiden.

Vi är fast beslutna att hjälpa dig genom denna hårda tid på livets resa. Vi sympatiserar förlusten av din mamma och vi vill stödja dina ansträngningar för att gå vidare med ditt livs verksamhet. Låt oss veta hur vi kan hjälpa till.

Hälsningar,

Susan Rodriguez

Personaldirektör