Hur man svarar på en begäran om referenskontroll

Att svara på en begäran om referenskontroll är ett knepigt företag. Rädsla för repressalier och rättegångar hindrar många arbetsgivare från att reagera alls. Dessa rekommendationer hjälper dig att svara rimligt för att hänvisa till kontrollförfrågningar samtidigt som du skyddar ditt företags legitima intressen och dina nuvarande anställda.

Följ ditt företags fastställda referenskontrollpolicy

För det första begär många företag att chefer skickar skriftliga referensförfrågningar till Human Resources. Om chefernas referens är positiv kan du dock gå med på att chefen ger en verbal referens direkt till en arbetsgivare.

Allt som skickas i ett skriftligt format borde komma från Human Resources, eller HR-personal ska granska svaret för konsekvens och skydda företagets bästa. Ett vanligt referenskontrollformat ber dig att ge den här informationen om den tidigare anställda.

• Jobbtitel, och ibland jobbansvar,
• Slutlig lön,
• Datum för anställning,
• Ger en checklista som ber den tidigare arbetsgivaren att rangordna sådana egenskaper som "lagarbete" och "pålitlighet".

Detta pappersarbete är bäst överlåtet till personalresurser - åtminstone be HR-personalen att granska eventuella skriftliga svar du kanske tänker skicka. Svar inte på frågor som ber dig att numeriskt betygsätta en tidigare anställd i någon aspekt av deras arbete eller arbetets egenskaper.

Numeriska betyg är inte jämförbara med utgångspunkt i någon delad betydelse av begreppsdefinitionen, inte heller meningen med siffrorna i en numerisk skala som definieras på dessa former. Därför är det i bästa fall felaktig kommunikation. I värsta fall kan det skada dina tidigare anställdas arbetsutsikter.

Se till att medarbetaren har en undertecknad auktorisation på filen

För det andra, kontrollera att den tidigare anställdes underskrift, som godkänner referenskontrollen, är på det pappersarbete som skickats av det ansökande företaget. Utan den tidigare anställdas underskrift beviljar tillstånd, bör du inte lämna någon information om arbetstagaren.

Svara på en referenskontrollförfrågan med en positiv referens

Om chefen kan, med få reservationer, rekommendera den tidigare medarbetaren, kan han, i samråd med HR-personal, återkalla samtalet till den förfrågade arbetsgivaren. När du svarar på ett telefonsamtal bör chefen se till att arbetstagarens underskrift som godkänner referenskontrollen är tillgänglig hos Human Resources innan du ringer tillbaka telefonsamtalet.

När en tidigare anställd var en bra anställd och lämnade ditt företag på goda villkor (kanske en make flyttade och avståndet inte var kommutabelt) vill du ge den tidigare medarbetaren hjälp för att hitta en ny position.

Eller kanske du har använts som referens av en anställd som rapporterade till dig på en gång, men inte senast. Om du har positiva kommentarer om arbetstagaren kan du svara på den potentiella arbetsgivaren med de positiva kommentarer du kan bidra med.

Referenskontrollfrågor du vill inte röra vid

Svara bara på de frågor du är bekväm att svara om du får ett telefonnummer eller ett dokument för begäran om referens. En chef bör bara tala med de anställdas kompetensområden och erfarenheter om vilka han har direktkunskaper. Det finns flera frågor som en chef inte ska svara på:

• Exempel Fråga: Förutse om din tidigare anställd kommer att lyckas i den position som de övervägas. (Har du en kristallkula, någon?) Du kan inte svara på den här frågan. Även om läget låter likartat, kan du inte förutsäga medarbetarna, arbetsgivarens kultur, deras förhållande till kunder eller de många faktorer som hjälper en anställd att lyckas - eller inte.

  Bra svar: När arbetstagaren arbetade för mig, i hennes position med mitt företag, var hon en stark bidragsgivare vars arbete uppskattades.

• Exempel Fråga: Vad var medarbetarens svagheter?

  Bra svar: Hon hade inga svagheter som var värda att nämna som påverkade hennes förmåga att utföra sitt jobb kapabelt när hon arbetade för mig.

• Exempel Fråga: Varför lämnade arbetstagaren den position som hon rapporterade till dig?

  Bra svar: Hon sökte ökat ansvar och utreder sin kunskap om vårt företag och produkter.

  Bra svar: Hon lämnade vår organisation på grund av personliga skäl som var viktiga för henne.

Det här är de typer av referenskontrollfrågor som en potentiell arbetsgivare kommer att fråga om du returnerar ett referenskontrolls telefonsamtal.

Svara på en referenskontrollförfrågan: Inte positiv

Om arbetstagaren lämnade ditt företag under ett moln, om arbetstagaren hade en dålig passform för sitt jobb, hänvisar en icke-bidragande anställd av andra orsaker eller otillåtet, anropet eller formuläret till personalansvariga för ett vanligt svar.

Ibland finns ovanliga omständigheter kring en anställd som lämnar ditt företag. Kanske en anställd tittade på pornografi på sin dator-ja, han bad sin HR-direktör att fungera som en av hans referenser. En annan tidigare anställd kan ha hotat våld eller begått en våldsam handling när du anställde ditt företag.

Medan dessa tidigare anställda sällan kommer att lista ditt företag som referens, var förberedda. Dessa samtal ska skickas till HR-personal för standardresponsen.

Det finns dock ett tillvägagångssätt här. Prata med din advokat innan du svarar på någon referenskontroll om en potentiellt våldsam anställd. Om du misslyckas med att avslöja våldsbeteende hos en potentiell arbetsgivare och den tidigare anställda begår en våldsam handling när du är anställd av den nya arbetsgivaren, kan ditt företag vara ansvarigt för att inte avslöja denna information. Så kolla med din advokat under några ovanliga omständigheter där du skilde på sätt med en anställd.

När en tidigare anställd begär en generell referensbrev

Att ge tidigare anställda ett generiskt referensbrev rekommenderas inte. När ett dokument existerar lever det för alltid. Framtida medarbetare har försett HR-kontor kopior av brev som var 10 och 20 år föråldrade, ibland knappt läsbara från flera fotokopier.

Efter en viss tid passerar du ingen aning om vilken typ av anställd din tidigare anställd har blivit-om inte han eller hon är det sällsynta undantaget som håller kontakten. Och du vet aldrig hur medarbetaren ska använda ditt brev eller hur dina ord tolkas av potentiella arbetsgivare. Anta en policy som säger att chefer aldrig ska ge skriftliga, generiska referensbrev.

Informera den tidigare medarbetaren om att ditt företag kommer gärna att tillhandahålla anställningsbekräftelse från Human Resources till specifika arbetsgivare som frågar direkt.

Slutliga tankar på att svara på en referenscheckförfrågan

Få anställda satte ett mål att misslyckas på jobbet. Ändå misslyckas medarbetarna och företag och anställda gör på olika sätt. Kom ihåg när du blir ombedd att varje tidigare anställd förtjänar möjligheten att börja över - oavsett vilka villkor de skilde från din organisation.

Kanske var den tidigare arbetstagaren osannolik för den position han höll hos ditt företag. Din företags kultur kan ha varit en fullständig felaktig matchning med arbetstagarens behov. Arbetstagaren kan ha haft en annan vision för kraven i sitt jobb än hos sin chef. Kanske var hans personliga liv och äktenskap unraveling under hans tjänstgöring med ditt firma.

Du vet aldrig alla detaljer och anledningar till varför en anställd misslyckas eller går vidare. Det är enkelt med den högpresterande medarbetaren att du ångrar att du förlorar ett bättre jobb, ett familjeflytt eller en drömmöjlighet. Det är svårare med marginalisten.

Var ärlig eller ge minimal information. Gör inte kristallboll förutsägelser för framgång eller ge numeriska betyg och rankningar för odefinierade termer. Om det behövs, ge den minimala informationen som beskriver den tidigare medarbetarens prestanda. När det är möjligt, ge arbetstagaren en paus och prata med den potentiella arbetsgivaren.

Nyliga siffror om referenskontroll indikerar att arbetsgivare tar referenskontroll mycket seriöst idag. Över 90 procent av arbetsgivarna kontrollerar referenser. När det är möjligt, ge dina tidigare anställda en paus - när du kan göra det i god samvetsgrannhet.