Hur man svarar på begäran om referenskontroller

Du skulle tro att att leverera en referens till en tidigare anställd bör vara en enkel, okomplicerad verksamhet som chefer och personalutövare rutinmässigt hanterar. Men i USA, i den omtvistade miljön som existerar, tillhandahåller en enkel sysselsättningsreferens, som svar på en begäran om referenskontroll, inte längre i stor utsträckning.

Faktum är att de flesta företag tilldelar referenskontroller till personalpersonalen. Det innebär att det blir allt svårare att erhålla en referens som avslöjar någon information om kandidaten du föreslår att anställa. Traditionellt är chefer och handledare av kandidater dina bästa informationskällor.

I en tidigare artikel diskuterades de olika metoderna för referenskontroller för tidigare anställda. Den rekommenderade inställningen till en verbal sysselsättningsreferens skiljer sig utifrån arbetstagarens prestation medan han eller hon arbetade för din organisation. Det rekommenderade svaret på en begäran om en skriftlig rekommendation, särskilt de formulär som begär numeriska svar som betygsätter medarbetare, förblir desamma. Skicka formuläret till din HR personal person.

Informella Verbal Reference Checks

Dessa referenser för sysselsättningsrekommendation och verifiering av sysselsättningspolitiken är lämpliga för de flesta referenskontroller, särskilt de kontroller som begärts i skriftligt format. I den tidigare artikeln beskrivs en oskriven, mer informell referensdiskussion som den omedelbara handledaren kan hålla med den potentiella arbetsgivaren.

I synnerhet när det gäller värderade, tidigare anställda eller nuvarande anställda kan du informellt diskutera sina bidrag med en potentiell arbetsgivare. På så sätt hjälper du din tidigare kollega att välja och få en lämplig anställningstillfälle.

Du gör det möjligt för den potentiella arbetsgivaren att uppleva en viss komfortnivå med sitt eller hennes anställdas val. Eftersom ett telefonsamtal med referenscheck kommer sent i anställningsvalet, är du säker på att dina kommentarer bekräftar vad den potentiella arbetsgivaren har bestämt genom ansöknings- och intervjuprocessen.

Du är inte, på denna punkt, ger mycket ny information till den potentiella arbetsgivaren om deras anställningsprocess var omfattande.

Riktlinjer för informella referenskontroller

Forskning online tyder på att vissa arbetsgivare, särskilt universitet och statliga enheter, fortfarande verkar tillåta chefer att ge svar på referenskontroller. (Privata arbetsgivares politik är endast sällan online.) Anställda av företag som kräver att anställda skickar formella, skriftliga referenskontroller till HR kan också känna sig bekväma att prata med en potentiell arbetsgivare informellt.

Dessa teman om referenskontrollinnehåll är värda att notera för läsare som bestämmer sig för att svara på en verbal referenskontroll för nuvarande eller tidigare anställda. Chefer behöver utbildning för att ge dessa svar till referenscheckförfrågningar. Observera rekommendationerna för när och huruvida en chef ska svara på en referenskontroll.

Chefer kan svara på begäran om referenskontroller med hjälp av dessa riktlinjer

När du svarar på en begäran om referenskontroll kan chefer svara på dessa frågor och beakta dessa varningar.

• Identifiera jobbtitel, slutlön, anställningsdatum och stora arbetsansvar hos den tidigare anställda.
• Om du bestämmer dig för att ge någon information om arbetstagarens prestation, se till att ditt svar är balanserat. Medarbetaren uppvisade för det mesta positiva arbetsprestationer på dessa sätt, men du hade några bekymmer på dessa områden. Dessa områden kan eller inte är relevanta i det nya jobbet. Under alla omständigheter är de otillräckliga för att utesluta anställdas hyror. (Speciellt med en tidigare anställd medarbetare vill du öka chansen att de får ett jobbbjudande.)

• Besvara endast frågor om vilka du har information. Använd medarbetarens fil inklusive prestationsutvärderingar och andra skriftliga dokument för att ge specifika, sanna exempel som lyfter fram medarbetarens prestation.Håll dig borta från åsikter, hearsay och förutsägelser.
• Om du bestämmer dig för att ge negativ information om arbetstagaren, lämna information om vilken medarbetaren har fått feedback. Ge specifika exempel från den skriftliga dokumentationen som har delats med arbetstagaren.

Frågor att aldrig svara om tidigare anställda

Du kan vägra att svara direkt på dessa frågor eller avböja dem med ett svar som sidestegar de problematiska komponenterna. Svar: Om alla aspekter av medarbetarens erfarenhet, utbildning, jobbprestanda och intressen var i överensstämmelse med ställningens krav, ja, jag skulle omhyrda arbetstagaren.) Se upp för dessa frågor:

• Alla frågor som skulle avslöja information om någon aspekt av en arbetstagares skyddade klass för potentiell diskriminering eller skydd av medborgerliga rättigheter. Exempel på sådana frågor är:

  Frågor om civilstånd eller partnerstatus, familjeärenden, personlig hälsa, funktionshinder, medicinska eller närvarouppgifter, ras, nationellt ursprung, ålder, religion, kön och så vidare.

• En fråga som skulle identifiera den politiska eller lagligt skyddade sysselsättningsrelaterade verksamheten hos en anställd som facklig organisering, tjänstgör som fackförvaltare, lämna in ett klagomål, anknytning till politiska partier eller aktiviteter, ersättningsanspråk för arbetstagare, försäkringsutnyttjande eller arbetsgivarrelaterade rättegångar.

• Frågor som inte är relaterade till arbetsinställningen eller till arbetsprestanda. Dessa kan innehålla frågor om den tidigare medarbetarens intressen, hobbyer, frivilligorganisationer eller föreningsmedlemskap. Det här är inte den potentiella nya arbetsgivarens verksamhet.
• Alla frågor som ber dig att förutsäga en anställdes framtida prestation. Allt du är kvalificerad att svara på är arbetsgivarfrågor om prestanda som du upplevde, bakat upp med exempel du har skrivit. Du kan inte förutsäga en anställdes prestationer i ett nytt jobb, i en ny miljö, för en ny arbetsgivare, under en mängd omständigheter som du inte kan definiera eller veta.

Med omsorg och övervägande kan du ge värderade artister en sysselsättningsökning. Din informella, sanningsenliga, dokumenterade prestationsbedömning kan ge spetsen av skalan till förmån för din tidigare anställdas nästa tillfälle.