Svar på intervjufrågor om hantering av hög samtalsvolym

När du ansöker om administrativ eller kontorsposition kommer en vanlig intervjufråga att vara "Är du bekväm med att använda ett telefonsystem med flera linjer och hantera en hög volym telefonsamtal?"

Klart vill du uttrycka att du är bekväm med flera telefonlinjer. Det är lättare om du har hanterat höga samtal volymer tidigare, men även om du inte har haft den erfarenheten kan du fortfarande svara frågan på ett säkert sätt.

Exempel på de bästa svaren

Här är exempel på intervju svar som du kan redigera för att passa dina personliga erfarenheter och bakgrund:

• Ja, jag är bekväm med att använda flera telefonlinjer med hög volym samtal och har gjort det tidigare. Jag kan hålla samtalen separerade och hantera kunderna på ett vänligt effektivt sätt.
• Jag har inte direkt hanterat flera telefonlinjer, men jag förstår vikten av att vara tillmötesgående och effektiv, och jag är en snabb lärare.
• Jag förstår att telefonkontakt ofta är den första interaktionen som en kund har med företaget, och det första intrycket är extremt viktigt. Det är viktigt att alltid hålla ett vänligt och professionellt sätt på telefonen.

Komponera dina svar om telefonsystem

Börja med att undersöka jobbbeskrivningen för den position du har sökt och matcha dina kvalifikationer till jobbet. Kan man ringa hög volym om man ställer kravet? Om så är fallet kan du vara säker på att intervjuaren frågar om din förmåga att hantera alla dessa samtal. Även om kraven inte uttryckligen anger möjligheten att hantera ett stort antal telefonsamtal, kan du satsa på att det kommer att komma upp under intervjun ändå.

Titta på dina nuvarande och tidigare jobb och gör en lista över de telefonsystem du har använt. Tänk också på eventuella obetalda eller frivilliga jobb, studentjobb och träningsjobb som du hade där du svarade på telefonen. Du kanske vill göra anteckningar om telefonerna för varje sak i ditt CV för att hjälpa dig att vägleda dina intervju svar.

Vilket telefonsystem använder jobbet?

Du kanske vill göra lite forskning före intervjun för att se vilket telefonsystem som används på kontoret. Det kan hjälpa dig att förbereda dig för ett svar på frågan. Om du inte har använt det specifika systemet, måste det faktum att du utforskade hur det fungerar fortfarande ge ett bra intryck på intervjunaren.

Men hur vet du vilket system de använder? Du kan fråga personen som ställer in intervjun med dig. Du bör också notera vilka telefoner som används när du anländer till intervjun (om du kan se dem). Var uppmärksam på hur telefonen besvaras om du ringer för att bekräfta intervjun tid och plats, som ger dig insikt om vad som förväntas.

Här är en lista med frågor du kan förvänta dig att bli ombedd om dina erfarenheter med telefonsystem:

Vilka telefonsystem har du använt?

Det finns flera system och du kan inte komma ihåg vilka du använde. Du kan kontakta dina tidigare arbetsgivare eller kollegor och fråga. Förvänta dig att bli frågan om någon av följande frågor:

• Vilka märken var de?
• Vilka modeller av telefoner har du använt?
• Hur många telefonlinjer hanterade du på var och en?
• Vad var den vanliga volymen av samtal varje dag?
• Hur ofta har du mer än en ringer samtidigt?
• Användte du ett headset?
• Användte du en högtalartelefon?
• Använder du ett konferenssystem?
• Har du använt ett videosystem?

Vilka telefonkunskaper har du använt?

Du kanske vill röra upp ditt CV för att inkludera någon av dessa färdigheter, om du har dem. Dessutom kan din intervjuare fråga om dessa färdigheter:

• Placera uppringare i vänteläge
• Screening kräver övervakning
• Placerar samtal till handledare
• Överföring och vidarekoppling av samtal
• Konferenssamtal - ställa in dem, placera dem, hantera dem, delta i dem
• Talhantering
• Ta emot meddelanden

Kundtjänstfärdigheter du har använt

Om du hanterar en hög volym samtal ingår mer än att trycka på rätt knappar. Du måste uttrycka hur bra du kan hantera de som ringer också. Tänk på dessa kundservice färdigheter innan du går in i din intervju:

• Hantera arg eller frustrerad uppringare
• Frontline-telefonsvarare för ett stort kontor, överföring av uppringare till sina avsedda kontakter
• Använda lämpliga affärsmetoder och språk på telefonen
• Hyfsad och respektfull hantering av samtal till och från högre chefer och klienter