Skriva färdigheter - Kommunicera med ord

Att skriva vacker prosa och poesi är en talang. Att skriva effektivt är emellertid en färdighet som kan läras.

Organisera din skrivning

Oavsett om du skriver ett meddelande till din medarbetare eller en rapport för din chef, bör du bestämma vilken information du vill förmedla. Så här gör du det här:

1. Lista varje objekt som du behöver diskutera i ditt memo eller rapport.
2. Sätt dem i ordning - från de flesta till minst viktiga.
3. Skriv en kort sammanfattning av hela ditt memo-det här blir din första stycke.
4. Expandera på varje objekt som anges i steg 1.
5. Om någon åtgärd måste vidtas av mottagaren, säg det i din avslutande paragraf.

Några tips

Skriv för din publik. Använd enkelt språk. Du vill inte att läsaren behöver en ordlista för att dechifiera vad du försöker säga. Du bör inte försöka imponera på din läsare med ditt stora ordförråd. Chansen är att du kommer att frustrera din läsare istället. De flesta människor jonglera flera uppgifter samtidigt, och är intresserade av att bara ta emot den nödvändiga informationen. Du är ansvarig för att detta händer. I stället för att säga, "Hans gregarious natur legitimerar honom som en överlägsen kandidat för jobbet," säger "Hans vänlighet gör honom till en toppkandidat för jobbet."

Håll dig borta från jargong som din läsare kanske inte förstår. Om ditt arbete är väldigt tekniskt, men den person du skriver till inte är välbekant på det området, håll fast vid ord som personen förstår. Om du till exempel är en webbdesigner kommer den här meningen i ett memo till din klient, en psykolog, inte att göra något: "Vad vill du att jag ska använda som BGCOLOR för din webbplats: # ADD8E6 eller #FFFFFF?" Någon som är skicklig i webbdesignen vet att den här frågan kan översättas till "Vad vill du att bakgrundsfärgen på din webbplats ska vara: Ljusblå eller Vit?" Förvänta dig dock inte att din klient är mer bekant med denna tekniska jargong än vad du skulle ha med hennes diskussion om en psykologisk term som trichotillomania.

En cliche om dagen håller läsaren borta - eller åtminstone gör det inte honom eller henne kommer ihåg vad du säger. Du vill att ditt skrivande ska vara minnesvärt. Eftersom vi ofta hör klichéer blir vi desensibiliserade för dem. Orden är då inte unikt associerade med ditt skrivande. Snarare än att säga "Stoppa inte till imorgon vad du kan göra idag" i ett memo till en underordnad du försöker motivera. Ställ bara, "Sluta procrastinating. Få jobbet gjort nu."

Använd den aktiva röst när det är möjligt. Den aktiva rösten gör din mening starkare och oftast kortare. Låt oss försöka med dessa exempel. Passiv röst: "Försäljningen ökade på grund av det nätverk som jag gjorde." Aktiv röst: "Min nätverksökning ökade försäljningen."

Var inte överflödig. Det är inte nödvändigt att säga "2:00 på eftermiddagen" eller "den förväntade gravida kvinnan." Säger "2 pm" eller "2 på eftermiddagen" eller "den förväntade kvinnan" eller "den gravida kvinnan" överför allt vad du vill säga och är mindre ordig.

Giv uppmärksamhet åt grammatik. Använd Strunk och White Element av stil, tillgänglig på webben. En bra ordbok bör vara i närheten, tillsammans med en synonymordbok. En tesaurus låter dig hålla skrivandet friskt genom att hjälpa dig att hitta en mängd olika ord att använda. Många av dessa resurser finns tillgängliga online.

Korrigering är en av de viktigaste sakerna du kan göra. Eftersom du förmodligen gör det mesta av din skrivning på en dator, har du tillgång till automatiserade stavnings- och grammatikrutor. Akta dig, men vissa ord som används i fel sammanhang kan missas av datoriserade stavningskontroller. Exempelvis skulle meningen "Att anställda deltog i möten som två lärde sig om gnu-programvaran" passera genom stavningskontrollen utan att några stavfel upptäcktes. Har någon annan korrekturläsa ditt dokument, om möjligt.

Om tiden tillåter, sätt din komposition bort och prova den senare, eller ännu bättre, nästa dag.