Hur man svarar på anställdas frågor - Mötes tips och strategier

Affärsmöten kan köras oändligt om du öppnar golvet för att ta ställning till anställdas frågor om du inte etablerar parametrar från början och behåller kontrollen över golvet. Uttrycket "det finns en i varje folkmassa" gäller bra i samband med affärsmöten, eftersom missnöjda medarbetare ofta är mer villiga att tala upp i gruppinställningar. Allt som krävs är en negativ kommentar eller fråga för att få andra att börja chiming in i överenskommelse. Men det omvända kan också vara sant: starta en positiv konversation och bjuda in andra att gå med och resultatet kan vara en produktiv möte med alla som går bort och känner att mötet var värt deras tid.

En av de största klagomålen om affärsmöten är att de ofta är onödiga och slösar bort värdefull arbetstid. Var noga med att du tydligt anger syftet med ditt möte, bestäm i förväg hur länge du kommer att ägna dig åt mötet (liksom alla öppna diskussioner) och håll sedan fast vid mötesämnena och den planerade varaktigheten. Du kanske också vill göra möten mer intressanta med ett möteisbrytare eller uppvärmningsaktivitet.

Här är strategier för att hantera medarbetare som ställer frågor under möten som du inte vill svara direkt, eller att du inte vill adressera någon gång under ett möte.

När man ska agera en fråga omedelbart

Om en fråga är aktuell och på uppdrag och du känner att den ska lösas, svara det omedelbart - men kortfattat - och följ sedan upp med att du kommer att ta fler frågor i slutet av mötet om du har tid.

Stötta ditt uttalande om att du fortsätter med kroppsspråk. Titta på dina anteckningar eller vänd dig inför en whiteboard, etc. Genom att bryta ögonkontakt visar du att du går vidare. Om du tittar på publiken (speciellt med upphöjda ögonbryn) kan du skicka en signal du lämnar en öppning för fler frågor.

Om publiken är negativ eller fientlig, erkänner du deras oro men bara indirekt. Ta en stund för att förklara att du förstår och delar sina problem, men om du blir för långt borta kommer ingenting att uppnås. Föreslå att folk skriver ner sina frågor för senare, eller ordnar att träffas med dig privat där du kan diskutera sina problem mer i detalj.

Att svara på en enda fråga är till nytta eftersom den:

• Låt en mötesinnehavare ta itu med något som de kanske inte har tänkt på;
• Det skickar ett meddelande som du lyssnar på din publik
• Genom att bara ta en fråga skickar du även meddelandet om att du fortfarande har kontroll över mötet, men bryr dig om vilka deltagare som tänker.

Hur man tappa ut en fråga

Om den fråga som ställs kommer att behandlas senare i mötet, säg: "Det är en bra fråga och en som vi kommer att ta itu med inom kort."

Om den fråga som ställs är ämne och kommer inte att behandlas i mötet, ge en uppsättning specifika instruktioner för upplösning. Om du helt enkelt vägrar att svara på en fråga eller ge dom, "det är inte syftet med detta möte", kan du sluta skicka fel budskap till dina anställda: ledningen bryr sig inte.

Ett annat sätt att skjuta upp frågor som inte kommer att diskuteras i mötet är att fråga personen att träffa dig (eller annan lämplig ledamot) privat för att diskutera sina problem mer i detalj. Du kan till och med föreslå (om det är lämpligt) att frågan är tillräckligt viktig för att motivera överväganden att behandlas i ett separat möte i framtiden.

Fråga en fråga är till hjälp eftersom:

• I en ledig arbetsmiljö kan medarbetarna känna sig för fria att prata och kan ta kontroll över ett möte.
• De flesta arg eller missnöjda medarbetare vill höras mer än någonting annat. Att ge dem ett ljudkort i rätt tid och inställning kan hjälpa till att undvika små problem från att bli större problem. och
• Anställda behöver och svarar på bra ledarskap.Om ledningen upprätthåller kontrollen på ett rättvist och balanserat sätt, skickar det meddelandet till anställda som ledningen lyssnar, men måste ställa in lämpliga gränser.