Stakeholder Management Plan i Project Management

I projektledning är en intressenthanteringsplan ett formellt dokument som beskriver hur intressenter kommer att vara engagerade i projektet. En intressent är en person eller grupp som har ett intressant intresse för projektet. Genom att tänka igenom när och hur intressenter ska vara inblandade kan ett projektteam maximera intressenternas positiva inverkan på projektet.

Vad är intressenter?

Intressenter kan vara interna och externa för organisationen. Exempel på interna intressenter är chefer och affärsenheter som redovisning och informationsteknik.Affärsenheter har vanligtvis representanter i projektgruppen. Externa intressenter kan vara intressegrupper, företag och medborgerliga organisationer. Det är sällsynt att externa intressenter ska vara representerade i projektgruppen. För myndigheter med tillsynsmyndighet är de branscher som de reglerar vanligtvis den viktigaste externa intressentgruppen för något projekt.

Om en intressent identifieras av projektgruppen, bör den berörda aktören övervägas i intressenthanteringsplanen.

Det är opraktiskt att ett projektteam består av medlemmar som representerar alla intressegrupper. I många fall är det omöjligt. Projektgruppen behöver dock inmatning och inköp från intressenter för att projektet ska lyckas. Till exempel vill en statlig organisation helt och hållet modernisera och modernisera sitt mest använda proprietära program. Nästan alla i organisationen använder programmet på något sätt. Varje typ av användare kan inte direkt representeras i projektgruppen, så laget utformar sätt att samla in insatser från intressenter och beslutar om sätt att informera intressenterna om projektets status.

Dessa metoder för insamling av insats- och kommunikationsstrategier dokumenteras i intressenthanteringsplanen.

Stakeholder vs Communication Plan

Det kan finnas en betydande mängd blöder mellan ett projekts intressenthanteringsplan och kommunikationsplan. Deras funktioner är mycket lika. En intressenthanteringsplan är bredare genom att det underlättar inmatning till projektet samt skisserar utgångar. En intressenthanteringsplan är smalare genom att den endast riktar sig till de som är intresserade, medan en kommunikationsplan kan innefatta bredare publik.

Evolution

Förvaltningsplanen för intressenter hålls vanligtvis av projektledaren. När ett projekt fortskrider, granskar projektledaren intressenthanteringsplanen och ger det regelbundet tillbaka till projektgruppen för att överväga uppdateringar. Ett projekt kan se väldigt annorlunda mitt i sin tidslinje än det gjorde i planeringsstadiet, så det är viktigt att se till att projektets vägledande dokument ändras om omständigheterna kräver det.

Exempel

Här är ett exempel på hur en intressenthanteringsplan kan förändras under ett projekt. En statlig myndighet inleder ett regelverksprojekt. Som det börjar kommer projektsponsor och projektledare att få en lista över intressenter att lägga in intressenthanteringsplanen. Ett av projektgruppens första uppgifter är att utplåna planen. Efter några månader identifierar en projektmedlem en intressent som ingen tänkte på i början av projektet. Projektledaren lägger till den nya intressenten i planen och uppmanar ett projektgruppsmöte för att diskutera hur man engagerar den nya intressenten.

När laget bestämmer vad man ska göra kommer projektledaren att informera projektsponsorn.

Förvaltningsplanen för intressenter är ett levande dokument. När projektet förändras kan intressenthanteringsplanen förändras med det för att bättre kunna tillgodose projektets behov. Med en skonsam intressenthanteringsplan kan ett projektteam på lämpligt sätt samla in insats och feedback från intressenterna samt hålla de berörda parterna informerade.