Är din kommunikationsstil gör ditt lag Ill?

Som chefer har vi en unik möjlighet att hjälpa människor att lära, växa, utveckla, lyckas och till och med navigera i livets utmaningar. Våra dagliga interaktioner, inklusive vår mentorskap och noggrant utvecklad och levererad feedback bidrar alla till våra medarbetares välbefinnande. Och vår påverkan och inflytande stannar inte vid kontorsdörrarna i slutet av dagen. En välplacerad komplimang kan skicka en person hemma med ett leende och en ljus inställning. På samma sätt är felplacerad eller dåligt levererad konstruktiv återkoppling maten av sömnlösa nätter och betydande stress i människors liv bortom arbetsplatsen.

I många coaching-situationer underskattar många kunder kraft och effekt av deras dagliga interaktioner med lagmedlemmar. Detta är särskilt relevant när det gäller chefer och ledare med slarviga feedbackvanor. Oavsett avsikt kan dåligt konstruerad och levererad feedback vara destruktiv och till och med grym. Tänk på fallet av John som beskrivs nedan.

Bra resultat Masked en chefs dåliga kommunikationspraxis … för en stund

En speciellt utmanande coachingklient, "John", hade ett rykte som en nonsens manager med en aggressiv körresultat. När John ärvde en ny chef - en avdelnings vicepresident som heter Rick, efter en sammanslagning, uppskattade Rick initialt Johns förmåga att ta in rätt inkomst- och kostnadsnummer, men efter ett tag blev det uppenbart att inte allt var bra på Johns team. Moralen var låg och omsättningen på laget var högt två viktiga barometrar av en chefs effektivitet.

Under en avslutningsintervju med en ung stigande stjärna på Johns lag, påminde Rick att han var chockad över inmatningen:

Arbeta för John är en daglig borrning i överlevnad. Han är otroligt smart och han kräver prestanda från alla och det är bra. Där han gör ont är han med sin återkoppling. Han kritiserar regelbundet vårt arbete men ger sällan oss tillräckligt med information för att förbättra sig. Människor uppfattar det som ständigt grävande och skitrande och de blir tröttna på det.

Efter att Rick bad om hjälp för att avhjälpa situationen var det mycket tid att spendera tidigt i engagemanget att lyssna på John och hans folk och observera honom i aktion. Här är vad som ses och hört:

• Johns lagmedlemmar var verkligen rädda för honom. De förstod att om de gjorde något fel, skulle de höra om det. Som en anställd erbjöd: "Alla skulle höra om det - John är en yeller."
• Efter att ha intervjuat laget spenderade vi tid på att observera John i åtgärd i en vecka. Det var ingen tvekan om att han var (och är) en smart professionell, driven för att producera bra resultat för hans firma. Vidare upplevde vi att han verkligen gillade och uppskattade sina lagmedlemmar, men de positiva känslorna förlorades i vissa verkligen beklagliga feedbackvanor.

• John var snabb att kritisera men erbjöd lite insats om hur man kunde förbättra. De flesta av hans interaktioner var monologer, inte diskussioner, och John gav nästan aldrig någon positiv feedback. Hans anställda arbetade ofta för att undvika honom, särskilt om det fanns ett problem eftersom de inte ville bjuda in en av hans emotionella tirader.

Erkännande är det första steget till återställning

John var initialt förvånad över feedbacken på hans feedback och gav till slut ett svagt försvar:

Jag erkänner att jag är en känslomässig person. Jag växte upp i ett hushåll där skrek var hur vi kommunicerade, och mina föräldrar tolererade inte dåligt resultat i skolan i sport eller i livet. Om vi ​​satte upp, hörde vi om det.

När John förstod hur imponerande hans kommunikationsstrategi var för sina lagmedlemmar, beklagade han verkligen hans dåliga vanor. I vilket var ett testamente till hans karaktär, gick han med på att söka återkopplingsutbildning och att engagera sitt lag i att övervaka hans framsteg och hålla honom ansvarig för att förbättra sin klarhet, empati och övergripande effektivitet. Han sparkade av processen genom att ringa ett lagmöte och förklara vad han hade lärt sig och förbinder sig att förbättra. Han träffade sedan med var och en av sina lagmedlemmar och personligen bad om ursäkt.

Medan John fortfarande drivs för att producera resultat och han arbetar med en hastighet: snabbt erkänner hans lagmedlemmar och chefer att hans kommunikationsförmåga har förbättrats enormt. Sex månader efter samråd slutade, Rick, Johns chef, följande att säga:

Moralen är upp, omsättningen är nere och John har satsat så mycket på att förbättra sin feedbackleverans och dagliga kommunikation som han gör för att producera bra resultat för vårt företag.

De lärdomar som John lärde sig och tillämpade är lärorika för varje chef som strävar efter att förbättra sin prestanda.

9 Feedback Lessons From John som varje chef bör anta

1. Lyssna mer än du pratar varje dag.
2. Om du behöver prata, fråga frågor.
3. Håll en journal eller logga på antalet gånger per dag du ger order kontra fråga frågor. Försök att luta förhållandet helt och hållet till förmån för frågor.
4. Skrik aldrig, oavsett hur oroande situationen är för dig eller företaget.
5. När problem uppstår - och de gör det dagligen - fråga efter inmatning och fråga individen hur han / hon vill fixa problemet jämfört med att helt enkelt utfärda order.
6. När du har observerat beteende som uppmuntrar till konstruktiv återkoppling, fokusera på att koppla upp beteendet till verksamheten istället för att göra det personligt.

1. Alltid, alltid, alltid involvera mottagaren av återkopplingen i en dialog för att säkerställa klarhet i situationen och ömsesidig utveckling av lösningen.
2. Leverera positiv feedback oftare än konstruktiv feedback.
3. Be om feedback om din feedback. Prova dessa frågor som nybörjare:

• • Känner du dig respekterad under våra samtal och feedbackdiskussioner?
  • Känner du att jag värdesätter dina idéer och inmatningar när vi arbetar genom problem och lösningar?
  • Är den feedback jag ger dig i rätt tid och handlingsbar?
  • Stödjer min konstruktiva feedback ditt lärande och tillväxt?
  • Pratar vi om hur prestanda ska se ut i framtiden?
  • Får jag följa upp våra återkopplingsdiskussioner?
  • Ger jag regelbundet positiv feedback om dina prestationer?
  • Hur kan jag förbättra min feedback till dig?

Bottom-Line för nu

Tyvärr är inte alla chefer lika motiverade att John förbättras. Johns vändning var ett testamente för hans engagemang för sitt yrkesliv och hans genuina hänsyn till sina anställda. Med stor ansträngning flyttade han från att vara en mercurial, varmhärdig chef vars kommunikationsstil var mer destruktiv än produktiv, att fungera som en effektiv chef som stödde tillväxten av sina lagmedlemmar.

Är det dags för dig att ställa några av de viktiga frågorna ovan, och bedöma om du är grym eller snäll i din hanteringskommunikation?