Omfattande översikt över ett projekthanteringsjobb

Project Management Institute (PMI) definierar projektledning som "möter projektbehov genom tillämpning av kunskaper, färdigheter, verktyg och tekniker för projektaktiviteter. Detta uppnås genom att initiera, planera, genomföra, styra och avsluta ett projekt."

Även om denna definition kan verka komplex är projektledare principiellt rotade i sunt förnuft och praktisk. Oavsett om du vill tillhandahålla projektledning till dina kunder eller ditt mål är att bli projektledare, överväg grunden för projektledning steg för steg. Innan du börjar bestämma om den tjänst du ska erbjuda (eller uppdraget du tar på) är verkligen ett projekt.

General Management Versus Project Management

Hur bestämmer du om något är eller inte är ett projekt? För att bryta ner det, separera de två olika områdena för ledning till funktionell (eller generell) hantering och projektledning.

Funktionell eller allmän hantering är den kontinuerliga driften av en uppgift. Ett exempel skulle vara om du äger ett tekniskt företag och har en klient som du tillhandahåller backup-support för och du ständigt hanterar sitt årliga konto genom att säkerhetskopiera sina servrar och ge dem en veckoaktivitetsrapport. Om du gör det i fem år och har ett förnybart kontrakt med kunden, är ditt arbete kontinuerligt och därför allmänt eller funktionellt.

Om din klient vill implementera ett nytt innehållshanteringssystem och de har ett år att utveckla det nya systemet och be dig att leda utvecklingen, har din kund engagerat dig i ett projekt.

På samma sätt, om du arbetar med mänskliga resurser och ditt jobb är att hantera avdelningsbudgeten och övervaka juniorförbund, då har du ett funktionellt jobb eftersom det är ett kontinuerligt jobb som inte har en definierad yta.

Å andra sidan, om du har samma HR-jobb och chefen för din avdelning frågar dig att genomföra ett nytt rekryteringsprogram (och ger dig en deadline och budget) och gör dig till projektledaren, då är det här ett projekt eftersom det är ett projekt har start- och slutdatum och uppgiften händer bara en gång.

Visualisera ditt projekt i tre delar

Nu när du förstår kärnan i vad som utgör ett projekt kan du titta närmare på projektledning. Med hjälp av rekryteringsprogrammet som ett exempel, när du vet att det finns ett behov av ett projekt, beskriver nästa steg det omfattning, tid och budget som behövs.

Projektledning är planering, organisering och kontroll av omfattning, budget och tid för rekryteringsprogrammet. För att visualisera projektet, rita en enkel pyramid. Varje rad i pyramiden representerar en av de tre huvuddelarna av ett projekt (dvs räckvidd, tid och budget). Det tomma utrymmet i mitten av pyramiden är kvalitet av den levererade produkten. Pyramiden är ett viktigt redskap för att komma ihåg när du planerar ditt projekt eftersom dina tre huvuddelar växer eller krympas, påverkas produktens kvalitet.

Projektets omfattning

Att definiera räckvidden är ofta den svåraste och komplexa delen av projektledning. Detaljer om ett projekt är i allmänhet okända i början, så uppskattning av vilka aktiviteter och uppgifter som behövs för att genomföra projektet ta eftertanke. Omfattningen består av alla olika aktiviteter och uppgifter som kommer att vidtas för att producera den slutprodukt du ska leverera. Genom att definiera projektets omfattning kommer du att bestämma vilken tid och budget du behöver för att avsluta projektet.

Ett bra sätt att börja är att helt enkelt skriva ner vad du tycker behövs för att slutföra uppgiften. Därefter samråda med andra för att få en övergripande bild av alla berörda aktiviteter.

Projektets tid

När du väl har etablerat ett initialt omfång kan du börja tilldela en tid till varje aktivitet och uppgift, och dessutom att titta på projektets större bild. Fråga dig själv vilka aktiviteter som kommer att hända samtidigt och som kommer att hända i följd. Också uppmärksamma hur många som kommer att granska projektaktiviteterna eftersom det kommer att påverka den tid det tar att slutföra ett steg. Det är förvånande hur länge en enkel uppgift kan ta när tre personer behöver granska det. Efter att ha beräknat den tid det tar för att slutföra kumulativa aktiviteter och uppgifter, är du redo att skapa ett projektschema för projektgruppen att följa.

Projektbudgeten

Vid denna tidpunkt har du fastställt vad (omfattning) och längd (tid) för ett projekt, nu är det dags att bestämma budgeten. Såsom att beräkna hur lång tid det är för ett projekt, måste du ofta konsultera andra, inklusive avdelningsledare för att bestämma en exakt budget. En budget består av flera överväganden, inklusive användningen av personer och material som är involverade i de aktiviteter som bedrivs och hur länge de (dvs. folket) kommer att behövas och de material som används.

Kommunikation är nyckel

Ofta vill en kund (eller chef) ha ett projekt som genomförs inom en förutbestämd tid och budget utan att ta hänsyn till projektets omfattning. Problemet med detta är att nästan alltid kan projektets omfattning inte rimligen genomföras med tanke på tid och budgetbegränsningar. Därför förhandlar en del av projektledningen om villkoren för projektets omfattning med en klient eller chef. Under hela förhandlingsprocessen, liksom hela projektets längd, är god klar kommunikation den enda viktigaste kompetensen du behöver.

Ju tydligare du kommunicerar utmaningar på vägen, desto gladare blir din klient eller chef.