Steg till en mer produktiv arbetsdag

På dagens hektiska arbetsplats har nedskärningar och ökande arbetsbelastningar tvingat oss att arbeta smartare. Lyckligtvis, om du följer detta effektiva råd kan du lära dig hur du ska fungera bättre och vara effektivare.

Att anta rätt kombination av tidshanteringsmetoder kan minska stressen och spara dig upp till en timme om dagen. Här är åtta tips om hur du kommer dit.

Använd teknik

Du kan inte vara din mest produktiva om du är oorganiserad och omgiven av rodnad. Bli av med dessa slumpmässiga högar av papper och noter och använd ett enkelt elektroniskt arkiveringssystem istället.

Många program kan hjälpa dig att organisera ett brett utbud av kund- och produktuppgifter, vilket ger snabb och enkel åtkomst. Också överväga att anta ett personligt schemaläggningsprogram som låter dig hålla en kalender, göra-listor, arbetsplaner och en katalog över kontakter.

Gruppera dina inkommande meddelanden

Kontinuerligt kontrollerar och besvarar din e-post, röstbrevlåda och andra meddelanden avbryter bara ditt tänkande. Det kan hämma produktiviteten, särskilt i jobb som kräver kreativt, innovativt eller strategiskt tänkande.

Lär dig att svara på inkommande meddelanden i partier och överväga att kontrollera dem bara tre eller fyra gånger om dagen - om du självklart håller på toppen av dem är en integrerad del av ditt jobb och produktivitet. Trots det, försök att schemalägga tider för att checka in och stanna klart annars.

Använd principen "Gör, delegera, ta bort eller fil" för att hantera e-post, brev, räkningar, textmeddelanden, röstmeddelanden och andra förfrågningar.

Släpp Time-Wasters

Mycket tid slösas bort genom att förhalta, göra "upptagen arbete", besöka distraherande webbplatser - särskilt sociala medier - delta i onödiga möten, överredigeringsrapporter och samverka med chattiga kollegor.

Koncentrera på de uppgifter och aktiviteter som faktiskt "rör nålen" i verksamheten, och minska eller eliminera de som inte gör det.

Ta ofta Mini-Breaks

Även de mest trafikerade människor behöver rensa sina sinnen och sträcka benen nu och igen. Ta en fem till 10 minuters andning bort från ditt skrivbord eller jobba regelbundet. Ta en snabb promenad utanför om du kan. Gör några sträckningsövningar eller gå upp och ner för trappan några gånger. Drick vatten. Ät ett hälsosamt mellanmål.

När du går kort från ditt arbete kommer du att slappna av din kropp och föryngra ditt sinne. Du kan till och med upptäcka att du är mindre frazzled när du kommer hem efter timmar.

Delegat, delegat, delegat

Du behöver inte göra allt - verkligen. Andra människor är ganska kapabla att hantera några av de uppgifter du normalt reserverar för dig själv.

Tänk på vilka uppgifter du kan dela med andra, och börja sedan sätta igång några av dessa ansvarsområden. Det kommer att låta dig fokusera på dina högprioriterade objekt samtidigt som dina medarbetare får en chans att växa och lysa.

Lär dig att säga nej

Det är så lite ord än så svårt att säga. När någon frågar dig att göra något som inte är din passion eller prioritet, neka poliserigt men fast. Påminn dig om att säga nej till en sak ger dig friheten att säga ja till något annat som är mer uppfyllande och värdigt för din tid och dina färdigheter.

Sluta sträva efter perfektion

Du kommer sällan att nå det, och det är nästan alltid onödigt. Perfektionism kan leda till mikrohantering, dåliga relationer med medarbetare, förhalning, låg produktivitet, depression, stress och ångest.

De mest framgångsrika personerna är de som är nöjda när ett jobb är bra gjort. De räddar deras behov av perfektion för de få riktigt viktiga sakerna.

Veta när du ska fråga om hjälp

Om du är överväldigad på jobbet och det orsakar dig otillbörlig stress, lida inte i tystnad. Skjul Superwoman / Superman-bilden och förklara din situation för din chef eller handledare. Ohållbara arbetssituationer kan vanligtvis lindras, men det kommer att ta viss självkänsla från din sida.

Om ett balanserat liv fortsätter att elude dig eller om du upplever kronisk stress, prata med en professionell som en rådgivare, en mentalvårdare eller en prästperson.Dra nytta av de tjänster som erbjuds av ditt anställningsassistansprogram (EAP) om en är tillgänglig för dig.

Att låta ditt liv överväldiga dig vecka efter vecka, månad efter månad, kan leda till allvarliga fysiska, psykiska och sociala problem. Var positiv och vet att det finns lösningar på dina problem, men du måste söka hjälp.