Hur man avbryter din show eller konsert

Ingen vill avbryta en konsert eller show. Att avbryta en konsert är aldrig en trevlig upplevelse av många anledningar, men ibland avbryts showen måste göras.

På "hur mycket drama, huvudvärk och kostnad kommer detta att orsaka mig?" skala, avbryta en spelning kan innebära besvikelse, lite negativ återkoppling och måttlig kostnad för en indie eller annan liten konstnär, och kan gå hela vägen upp till multi miljon dollar rättegångar på arenurnivået (förhoppningsvis finns det viss försäkring på plats för att hjälpa till att ta itu med allt detta om du är på framsidan av arenor).

Tips för att avbryta ett show

Låt oss anta för våra syften att vi pratar om att avbryta en liten klubbspelning som du antingen bokat själv eller att du bokat med en promotor, med eller utan hjälp av en agent. Här är vad du behöver göra för att göra det bästa ut ur en dålig situation. Dessa steg ska alla ske så snart du vet att du inte kan göra showen:

Ring din agent

Om en agent bokat showen för dig, vill de nästan säkert hantera all kommunikation med alla relevanta parter om att avbryta showen. De kan hantera de flesta av de övriga stegen för dig.

Titta på kontraktet

Om det finns ett kontrakt för showen är chansen att det står något om avbokningar. Det kan stava ut hur du behöver låta platsen eller promotorn veta om avbokningen och vilken finansiell skuld du är kvar med. Om du signerade det, är du bunden av det. Du kan titta på att betala ut reklamkostnader och mötesuthyrningskostnader. Perfekt för dig? Tja, nej. Men du måste överväga att din avbokning kan lämna vissa personer som håller påsen som verkligen inte borde vara. Tänk på att avsaknaden av ett kontrakt inte släpper ut kroken för dessa utgifter, men en kontakt kan ge dig en föreskriven metod för att klara avkallelsen.

Ring till platsen eller arrangören

Så snart du vet måste du avbryta spelningen, ring platsen och / eller promotorn, kontraktet eller inte. Det här är viktig information för dem att ha, men det här är också din chans att minska utfallet från avbokningen. Oavsett om du har ett kontrakt som anger ditt ansvar efter en avbokning, kan platsen eller promotorn vara villig att arbeta med dig om du kan erbjuda ett datum för att omplanera showen som i kanske du inte behöver betala för fulla promo / arena kostnader om du kan flytta hela shebang till en annan natt.

På samma sätt, om din anledning till avbokning är en legitim nödsituation, kan du kanske överklaga till platsen / promotorns goda natur för att vara förstående, särskilt om din avbokning inte är så dyr för dem.

Hur som helst, du skar det, var lugn, artig och ursäktande när du levererar nyheterna. Förvänta dig inte en bra reaktion. En avbokning, särskilt en sista minuten-avbokning, är ett slag mot arenan och / eller en promotor. Det kan få konsekvenser som du kanske inte ens har övervägt, till exempel personal på en klubb som räknade med en natt på klockan skickades hem utan lön eftersom det inte finns någon show.

Om du möts med ett stort freak ute, gör ditt bästa för att hålla dig cool. Om kommunikationen inte fungerar, be om ursäkt och säg att du kommer att ringa tillbaka imorgon för att stryka ut detaljerna. Betona din vilja att göra allt du kan för att göra situationen rätt.

Varning media

Om du vet att visningen måste bli avkallad i tid för det lokala pappret eller radiostationen för att hjälpa till att sprida ordet, bra. Om inte, borde du fortfarande låta någon mediemedlem som skickades information om showen veta att det inte händer.

Var uppmärksam på alla som har begärt en gästlista. Det sista du vill ha är någon som har gått med på att komma ner och kolla in din show för att gå till arenan och ta reda på att showen avbryts. Ett tillvägagångssätt: Om promotorn har hanterat alla PR, kan de önska att vara de som följer upp pressen.

Ta reda på från promotorn, och om de vill göra det, kliver inte på tårna.

Prata med fläktarna

Använd din webbplats, sociala nätverk plattformar och e-postlista för att låta dina fans veta att showen är avbruten. Om biljetterna varsåldes, meddela hur de kan få återbetalning eller om deras biljetter kommer att vara bra för en omplanerad show. Observera att det är viktigt att samordna detta meddelande med promotorn och arenan. Gör inte löften till dina fans att du inte är säker på att du kan behålla.

Kontakta dina medarbetare

Om du har ordnat för supporthandlingar, låt dem veta att spelningen är avstängd. Om arrangören eller arenan bokade öppnare, kanske de vill hantera detta steg själva.

På samma sätt, om du hade sessionsmusiker som skulle ta scenen med dig, låt dem veta så snart som möjligt. Kom ihåg att alla dessa musiker, från din öppnare till din levande tangentbordsspelare, kan vara ute av ficka på grund av deras engagemang i showen. Överväg att täcka sina utgifter eller erbjuda dem lite ersättning för sin tid och villighet att hjälpa dig att ge publiken en bra natt. Förutom ekonomisk ersättning, överväga att göra det till en punkt att få dessa samma musiker involverade i en framtida show.

Vad du ska göra efter att du har avbrutit din show

Det är de steg du behöver ta på kort sikt. Vad kan du göra på lång sikt? Till att börja med, hedra något avtal du hade med arrangören och platsen för att kompensera dem för avbokningen eller att omplanera showen. Utöver det, sätta händelsen i perspektiv.

Om du är aktiv på live-kretsen är det inte första eller sista gången någons liv kommer att komma i vägen. Människor blir sjuka; människor har familje nödsituationer, band bryts upp, planer blir försenade-det händer. Så länge du inte gör avbokningar en vana, så efter att du har bett om ursäkt och gjort allt för att göra det rätt med arrangören, arenan och fansen, finns det inte mycket kvar du kan göra, men se till att din nästa spelning är en bra.