Hur man omorganiserar din avdelning eller företag

"Omorganisation" är ett av de affärsämnen som vanligtvis framkallar ett cyniskt svar och kan fylla sidor med Dilbert-tecknade film. Denna cyniska reaktion är välförtjänad eftersom den ofta är resultatet av en organisationsdesignprocess som startade och slutade med ett organisationsschema, inte tanke ledarskap.

Här är några av anledningarna till att ledarna omorganiserar.

En viktig person har kvar

Det lämnar en tomrum och en möjlighet att ifrågasätta den befintliga strukturen. Detta står i kontrast till vad ledningshandböcker berättar, organisationsscheman är vanligtvis byggda kring individer, inte "positioner". När en nyckelperson avgår, ska positionen förbli.

Det finns problem

Dessa inkluderar ineffektivitet, talangviktsförluster, överlappande roller, obalanser i arbetsbelastningen och andra operativa problem. Arbetet blir inte klart, eller det görs inte bra.

Det är nödvändigt att utnyttja en ny möjlighet

En Exempel skulle vara en ny marknad, produkt eller tjänst och din nuvarande struktur var inte utformad för att stödja dina nya affärsmål.

Även om det här är alla bra skäl, är det viktigt att överväga omorganisation som bara ett möjligt alternativ. Det finns ofta många mindre störande sätt att uppnå samma mål.

Vem ska bli involverad i omorganisationen?

Om bara avdelningschefen är involverad finns det en saknad möjlighet för kritisk inmatning och inköp. Å andra sidan, om hela företaget är inblandat, kan omvandlingen vara för trög, och självbetjäningsintressen kommer i vägen. Det bästa valet är att hitta en mellanklass bestående av en ledare och ett litet team av betrodda rådgivare. Det är vanligtvis de personer som har tillräckligt med förtroende för sin ställning med det nya företaget att lägga sina egna intressen åt sidan.

Processen för organisatorisk förändring

Medan det inte finns någon perfekt vetenskap för hur omorganisationen utvecklas, här är några tips:

Börja med en strategi

Det är viktigt att veta var organisationen eller laget går. Till exempel, vad är viktigt, vad är det inte, och vilka är de specifika målen? Även om detta låter uppenbart är det ett ofta förbisett steg. Om du kämpar med strategi lär du dig hur du skapar en innan du omstrukturerar organisationsschemat. Kom ihåg att strukturen alltid följer strategin.

Utveckla dina kriterier

Lista de problem du försöker lösa och möjligheter du söker. Därefter betygsätt var och en hög, medium eller låg enligt prioritet. Det blir de kriterier som du ska använda för att utvärdera designalternativ och att mäta din framgång.

Utveckla och utvärdera designalternativ

Många lag blir kär i en idé och spenderar alltså sin tid, antingen försöker att motivera idén eller göra det perfekt. Istället kommer du upp med tre till fyra idéer och rankar dem mot dina kriterier. Kom ihåg, inget alternativ är någonsin perfekt. Det finns alltid avvägningar och risker. Du väljer helt enkelt den bästa och kommer med en handlingsplan för att mildra riskerna.

Testa den slutliga designen med scenarier

Spendera tid på att testa designen genom att diskutera hur olika affärsprocesser skulle fungera inom den nya strukturen. Dessa "vad om" -diskussioner hjälper till att finjustera strukturen och klargöra roller.

Vad "Ändra ledarskap" Entails

Innan du ändrar dig måste du göra dina läxor, och ett bra ställe att börja är att granska "Tio Modeller för ledande förändring".

Värdet av kommunikation och inblandning av team

Kommunikation är inte en envägsmeddelande om förändringen eller något annat. Intressenter, inklusive anställda, är mer benägna att komma ombord om du inte bara delar "vad" och "varför" men förklarar alternativen du inte överväga och varför. Låt intressenterna veta att du inser att det inte finns ett perfekt val och bekräftar de potentiella nackdelarna med din plan. Denna typ av godhet, öppen dialog och äkthet tar bättre priser än att försöka "sälja" dina idéer för förändring som den perfekta lösningen.

Om du behandlar människor som intelligenta vuxna, kommer respekten du visar tillbaka, tillsammans med intressentens stöd.

Förvänta dig inte att folk förstår det eller köper in det direkt; chansen är att du inte först (se "marathon effekten").

När du har kommunicerat med de nödvändiga personerna, var inte blyg om att fråga om deras hjälp. Det är mänsklig natur att människor kommer att stödja vad de hjälpte till att skapa, och medan ditt team kanske inte har haft möjlighet att skapa den nya organisationsstrukturen, kan de spela en stor roll för att genomföra den nya strukturen. Det är ett annat tillfälle för dig att få värdefull inmatning för att finjustera den nya strukturen.

Omorganisationer är alltid störande och fyllda med utmaningar och risker.De ska aldrig tas lätt och bör alltid ha en hållbarhetstid på minst fem år. Om du följer dessa riktlinjer får du bättre chans att uppnå dina mål och minimera störningar och ångest.