Få ledande ledarskapsstöd i projektledning

Projektledare har ett svårt jobb. Med sin roll spelar de ansvar för att bilda ett effektivt lag för att driva och lyckas med nya initiativ. Eftersom projekt omfattar allt arbete som gjorts i ett företag, inklusive tillfälliga och unika initiativ samt rutin för daglig verksamhet, är varje projekt ett nytt äventyr.

Lägg till i verkligheten att projekt är hur vi innoverar; hur vi genomför strategi och hur vi bygger ut vår organisations infrastruktur och kapacitet, det är uppenbart att ledande ledare måste göra allt för att stödja företagets projektledare.

En av de viktigaste faktorer som främjar projektsucces är närvaron av en effektiv, engagerade verkställande sponsor. Denna position har länge varit förknippad med projektsucces i industrins studier, men en översyn av litteraturen som beskriver aktuella praxis kring sponsring tyder på att vi har en lång väg att institutionalisera närvaron och praxis hos sponsorrollen i våra organisationer. En bit av kontext är lämpligt. Låt oss först granska sponsorns primära ansvar.

Primäransvar för ett projekts ledande sponsor

• Anta ansvar för resultatet av ett projekt. (Denna punkt beskrivs ofta som ett gemensamt ansvar med projektledaren.)
• Charter projektet och ge myndighet till projektledare och kärnteammedlemmar.
• Stöd projektgruppen för resurser och synlighet.
• Säkerställa förekomsten av och stöd för effektiva lagvärden, inklusive ansvarighet och öppenhet.
• Stötta laget inför extraordinära problem.
• Coach projektledaren.
• Försvara projektgruppen mot organisatoriska störningar.

Vad händer när den verkställande sponsorn är ute av bilden

I avsaknad av en stödjande verkställande sponsor, faller alla ovanstående ansvarsområden till den redan överbelastade projektledaren, som vanligtvis saknar bandbredd och politisk heft för att uppfylla dessa uppgifter. Bristen på en effektiv sponsor ökar risken för projektproblem, bland annat men inte begränsat till: misslyckande, suboptimal prestanda mot tid, kostnad och kvalitetsmål och ökad teamuro.

Enkelt uttryckt är närvaron av en effektiv verkställande sponsor en positiv skillnadsmakare för det komplicerade arbetet med att få våra viktigaste tillfälliga och unika initiativ till en lyckad slutsats. Med tanke på den uppenbara betydelsen av rollen kan det vara rimligt att anta att de flesta organisationer tar sitt arbete med verkställande sponsorer på allvar. Tyvärr föreslår lite tid i den verkliga världen något annat.

En inblick i hur våra organisationer behandlar rollen som Executive Sponsor

Som ledarskapsinstruktör i projektledning har jag tur att regelbundet lära mig om projektledningspraxis hos mina studerandes arbetsgivare i ett större storstadsområde. Från Fortune 100 företag till små, entreprenörskapsstart och icke-vinstdrivande organisationer är de representerade organisationerna ett tvärsnitt av vår ekonomi.

Även om det vore rimligt att förvänta sig i den här eran där projektledningspraxis är väl etablerade att de flesta företag skulle visa mogna metoder kring den verkställande sponsorns roll, är situationen i verkligheten exakt motsatsen. Några icke-vetenskapliga resultat från min årliga informella undersökning av MBA-studenter om rollen som verkställande sponsor i sina företag:

• I genomsnitt beskriver mer än femtio procent av eleverna sitt företag som ingen formell praxis kring ledande sponsring.
• Få företag har någon formell utbildning eller standardiserad beskrivning för sponsorns roll och ansvar.
• Jag har ännu inte fått en studentrapporter att hans firma erbjuder utbildning för sina verkställande sponsorer.
• Det finns lite konsekvent överenskommelse om sponsornas ansvar för projektsucces.
• När studenterna intervjuar projektledare i sina företag om deras tillfredsställelse med deras sponsors prestation och stöd, uttryckte en majoritet av de undersökta frustrationen.

En genomgång av mer formaliserade undersökningar från branschorganisationer och privata konsultföretag förstärker den allmänna validiteten av inmatningen från mina elever. Och även om det nuvarande läget för styrelsespraxis kan leda till förbättringar, har projektledare inget annat val än att fortsätta med sina initiativ. Det finns emellertid några steg som projektledare kan vidta för att rekrytera all nödvändig verkställande support.

Så här får du Executive Support för ditt projekt

1. Rekrytera en sponsor. Om ditt projekt har strategiska konsekvenser för ditt företag, antingen direkt för kunder eller indirekt genom att möjliggöra mer effektiva och effektiva interna aktiviteter till stöd för kunder, ska du rekrytera en sponsor. Arbeta direkt med din rapport-till-chef eller chefen för ditt projektledningskontor för att förstärka projektets betydelse och be om hjälp. Betona sponsorns roll och ansvar enligt ovan, och peka på branschforskning som korrelerar projektsucces och effektiv sponsring.

1. Träna din sponsor. Betona rollen som strategisk, inte taktisk eller som en figurhuvud. De flesta cheferna kommer till roll som sponsor utan formell utbildning eller till och med kontext för deras ansvar. Medan du är i den något knepiga rollen att utbilda en verkställande, kommer de flesta av dessa personer att uppskatta ditt sammanhang och vägledning. Frågan om ansvarsskyldighet, värderingsförstärkning och skydd av laget bör vara din primära inriktning när du går ombord på din verkställande sponsor.
2. Aktivt engagera och involvera din sponsor. De bästa projektledarna / verkställande sponsorförhållandena är mycket interaktiva. Det är viktigt för de två parterna att upprätta ett tydligt kommunikationsprotokoll för uppdatering av projektaktiviteter samt flagga och reagera på nödsituationer. Projektledaren bör uppmuntra den verkställande sponsorn att närvara vid status- eller lagmöten från tid till tid för att visa äkta intresse och att fungera som en aktiv cheerleader för organisationen för lagsucces.

1. Be om coaching support från din sponsor. Det är alltid till hjälp att ha någon med mer erfarenhet än du observerar och erbjuder konstruktiv och positiv feedback och coaching på din prestation. Låt din sponsor veta att du välkomnar den här insatsen i din enhet för att förbättra, och när den är mottagen, acceptera den graciöst.
2. Utnyttja sponsorn noggrant för de stora problemen. Var försiktig så att du inte ser eller behandlar din sponsor för mycket på taktiska problem. Din sponsors högsta och bästa användning är att hjälpa till med säkra resurser. tjänar som talesman för projektgruppen till den bredare ledningsgruppen och hjälper dig att stärka viktiga teamvärden. Det finns en balansräkning som projektledaren måste respektera när man överväger att dra in sponsorn i gruppaktiviteter.

Poängen

Verkställande sponsors roll är en av de viktigaste delarna av pusslet till framgång för projektinitiativ. Framgångsrika projektledare förstår hur viktigt denna roll är och arbetar för att få verkställande stöd på rätt nivå och intensitet. Om sponsorns roll är frånvarande eller vag, ta det själv att rekrytera och träna dina verkställande sponsorer för att stödja dig, ditt team och ditt företag för framgång.