Checklista för ett möte för uppsägningstiden

Anställda lämnar din organisation av goda skäl och dåliga skäl. På den positiva sidan hittar de nya möjligheter, går tillbaka till skolan, går i pension eller landar sitt drömjobb.

Mindre positivt är de avfyrade för dålig prestanda eller dålig närvaro eller uppleva uppsägning på grund av en nedgång i affärer. I varje fall behöver du en anställningsavslutnings checklista för att hjälpa arbetstagarens exitprocess gå smidigt. Här är en kontrolllista för ansökningstermination.

Anställningsavslutningschecklista

Anställd Namn:

Datum:

Meddela mänskliga resurser

_____ Meddela HR: Så snart du är medveten om och / eller får ett brev från en anställd som meddelar dig om arbetstagarens avsikt att säga upp anställning, anmäla ditt personalkontor.

_____ Officiellt meddelande: Om en anställd berättar om sin avsikt att lämna sin anställning, be dem att skriva ett avgångsbrev som anger att de lämnar och deras uppsägningsdatum. (Företag begär minst två veckors varsel, när det är möjligt och önskvärt.)

Tillstånd / Tillträde Avslutande

_____Notify nätverksadministratören: Så snart du vet att en anställd lämnar, informera din nätverksadministratör eller annan lämplig personal om datum och tid för att säga upp arbetstagarens tillgång till dator- och telefonsystem. Gör arrangemang för hur dessa konton ska dirigeras för att se till att din organisation inte kommer att förlora kontakt med kunder och kunder. Dessutom, inaktivera arbetstagarens alarmnummer för bygginträde, om tillämpligt.

_____Disable anställningsbyggnad eller tillgång till fastigheter: Effektivt vid uppsägningsdatum, oavsett om det är omedelbart i en skjutningssituation eller vid ett ömsesidigt avtalat slutdatum, måste du säga upp arbetstagarens byggnadstillträde. Beroende på dina åtkomstmetoder måste du inaktivera arbetstagarens byggnummer, inaktivera inmatningsskärkortet eller samla medarbetarens nycklar. Det är både i ditt intresse och i den tidigare medarbetaren att han eller hon inte har tillgång till någon företagsfastighet.

Retur av egendom

_____ Retur av företagsfastighet: Exiting anställda måste sätta in alla företagsböcker och material, nycklar, ID-märken, datorer, mobiltelefoner och andra företagsägda objekt.

_____ Lösenord: Anställda bör ge sina handledare lösenord och annan information om tillgång till datafiler och telefonsvarare. (Du kanske vill behålla e-post- och telefonkonton som är aktiva för ett tag till kundkontakter i fältet.)

Status för förmåner

_____ Semesterlön och oanvänd sjuktid: Avslutande anställda betalas upp till högst 30 dagar för outnyttjad, upplupen semestertid. Om arbetstagaren har använt tid ännu inte upplupts, är utbetalning till företaget för denna tid avdragsgiven från den sista löneskatten. (Om ditt företag anger ett visst antal sjukdagar och de uppkommer, skulle du också behöva betala arbetstagaren för den tid som uppstått.)

_____ Förmånsstatusbrev: Efter uppsägning får tidigare anställda ett brev från Human Resources Office som beskriver statusen för sina förmåner vid uppsägning. Detta inkluderar livförsäkring, hälsodäckning, pensionsplan och kostnadskonto planer. (I Förenta staterna överensstämmer organisationer med Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act från 1980 (COBRA) och utsträcker sig till berättigade anställda och deras inskrivna försörjare rätten att fortsätta vården av vårdplanen för en viss tid på egen bekostnad och vid full kostnad.)

_____ Återbetalning av förskott: Eventuella obetalda löneförskott kommer att dras av från arbetstagarens slutkontroll.

_____ Betalning av pengar till anställd: Eventuella obetalda utgifter för företagets affärsändamål (inlämnad på en kostnadsrapport), obetalda provisioner och bonusar betalas i slutlönen.

Sekretess och icke-konkurrensavtal

_____ Översyn av sekretessavtalet eller konkurrensavtalet: Eventuellt konfidentialitetsavtal eller konkurrensavtal som den spännande medarbetaren undertecknade vid anställning bör ses över för att säkerställa att arbetstagaren förstår vad som förväntas.

Även om arbetstagaren aldrig undertecknat ett sådant dokument har de flesta anställda handböcker en klausul eller uppförandekod om att inte dela företags konfidentiella uppgifter eller affärshemligheter. Granska detta och påminna medarbetaren om att eventuella brott mot denna konfidentialitet kommer att behandlas.

Avsluta intervju

_____ Konfidentiell utgångsintervju: Exiting anställda uppmuntras att delta i en konfidentiell utgångssamtal med personalavdelningen. (Avsluta intervjuer är en viktig process som du kan använda för att samla information om arbetsmiljön i din organisation. När du meddelat att en anställd avslutar anställning, planerar ditt HR-kontor en utgående intervju. All information som samlas in är konfidentiell och rapporteras periodiskt i sammandrag form.

_____ Skriftligt tillstånd för referenskontroll: Utgående anställda, som planerar att söka arbete, måste skriva ett formulär som ger företaget tillstånd att lämna referensinformation när potentiella arbetsgivare ringer.

_____ Ge arbetstagaren en adressuppdateringsblankett för att fylla i om de flyttar. Speciellt för stora företag, eller de med hög omsättning, kommer W-2s att återkomma som leveransfri om adressen har ändrats. Utan ny kontaktinformation är det svårt att tillhandahålla nödvändig information till den tidigare medarbetaren. Som en säkerhetskopia verifiera du att den anställdes kontaktinformation är aktuell och att du kan kontakta den personen för att hitta dem om du har problem med att få sina W2s till dem.