Vem bör skriva ett erbjudandebrev till en jobbkandidat?

Vilken nivå av personalansvarig personal eller chef förväntas granska och skriva ett erbjudandebrev som utarbetats av en HR-assistent? Hur många månader ska denna granskning fortsätta om HR-assistenten är nyanställd, frågade en läsare? Vad sägs om HR-assistenten är en erfaren medarbetare?

Vid undertecknandet ska det vara HR-assistenten som förbereder erbjudandebrevet eller den högre tjänsteman eller chefen på högre nivå som granskar erbjudandebrevet (om en recension förväntas inträffa?)

HR-svar på vem ska granska och skriva ett erbjudandebrev till en jobbkandidat

Svaren på dessa två frågor är strikt yttranden, eftersom inga juridiska frågor är inblandade i svaren. När han arbetade som interimistiskt HR-direktör för ett litet tillverkningsföretag, mellan den tidigare HR-personen som lämnade och en ny direktör tog över, skickade HR-assistenten ut ett erbjudandebrev med fel lön erbjudande.

Detta fel kunde genast identifieras när brevet togs från stapeln av dokument som väntade på slutgiltig granskning. Lön som erbjuds kandidaten var alldeles för låg för jobbet.

Prata om en omedelbar inlärningspunkt.

I vissa organisationer skriver HR-chefen, direktören eller VP-aldrig en HR-assistent - de bokstäver som skickas till kandidater, vilket är dåligt i den privata sektorn. Det är inte den HR-person som gör erbjudandet. HR-personen samråder med den anställande chefen som borde fatta det slutliga beslutet om en kandidat och underteckna jobbetbrevet.

Erbjudandet är förvaltarens åtagande till den nya medarbetaren. Genom att göra erbjudandet bekräftar han eller hon sitt engagemang för den nya medarbetarens framgång. Välkomna en ny medarbetare är en del av hela rekryterings-, urvals- och anställningsprocessen. De är alla komponenter i ombordstigningsprocessen.

Arbetsbjudandet är en annan del att välkomna den nya medarbetaren till din organisation och få den nya medarbetaren att känna sig önskad. Den skickar ett mer kraftfullt meddelande när det kommer från den potentiella medarbetarens nya chef. Det har större vikt och värderas mer när arbetsbrevet kommer från den nya personens chef. Det är början på ett långsiktigt band.

Undantag från rekommenderade praxis vid granskning och undertecknande av ett erbjudande om jobb

I den offentliga sektorn, i Fortune 500-företag och i fackförenade arbetsplatser kan denna praxis skilja sig. När en organisation är stor och anställda sprids på många ställen, logistiskt, lägger detta till tid och förvirring i processen att göra jobbbjudanden.

Större organisationer har den extra utmaningen av konsistens på flera platser, så mycket av systematiseringen av anställningspraxis ligger hos HR. För att göra kandidatvalet juridiskt försvarbart behöver rekryterings- och anställningspraxis konsistens över alla platser.

På en fackföreningsrepresenterad arbetsplats, särskilt inom den offentliga sektorn, kan chefen inte ha det slutliga uttalandet om vem som får jobbet. Det kan vara avtalsenligt avgörande av faktorer som anställning och utbildning. I dessa fall är det också meningsfullt att pappersarbetet kommer från HR-personal. De är ansvariga för att säkerställa att arbetsvillkor och praxis följer avtalet.

I någon av dessa fall borde HR fråga sin advokat om att granska erbjudandebrevformatet och bearbeta för att säkerställa att de är korrekta, lagliga och arbetsgivarskyddande. Om inte offertbrevet skiljer sig från standardformatet är det vanligtvis inte nödvändigt att be en advokat att granska varje enskilt brev.

Ska en HR-chef eller direktör granska alla jobbbrev?

Eventuellt dokument från en chef eller HR-ledare som förpliktar företaget juridiskt eller ekonomiskt måste ses över av en HR-chef eller direktör eller ovan. Här är varför.

• Ett erbjudandebrev och många andra handlingar som skickas av HR-anställda förpliktar företaget juridiskt. Visst, när ett fel på $ 10.000 hittas kan du dra tillbaka erbjudandet och förklara att det var ett typsnitt som gjordes av en oerfaren anställd. Men varför öppna företaget för en situation där ett förändrat lön erbjudande måste förlängas? En olycklig ny anställd kan fortfarande ta jobbet, eller du kan förlora en perfekt passande kandidat som är avflödad och sårad på grund av ett fel. Dessutom kan det öppna ditt företag för eventuella rättsliga åtgärder.

• Att hedra det felaktiga jobbbjudandet, med samma exempel, är lika obehagligt. Innan företaget förlängde erbjudandet forskat någon i HR på marknaden, granskade vad andra anställda i liknande jobb gör och sluta med ett lämpligt jobbbud. Så kommer konsekvenserna ytterligare när andra anställda lär sig om löneskillnaden.
• Oavsett nivå av erfarenhet av en HR-assistent som i ett HR-kontor ska förbereda erbjudandet för att skicka, ett andra par ögon som granskar någonting som potentiellt kan förplikta företaget ekonomiskt eller öppna dörren för en rättslig handling, är smart.Organisationer förväntar sig mer vaksamhet och övervakning från anställda som heter manager eller regissör.

• Ett misslyckande att kommunicera kan leda till felaktiga anställningsvillkor som inte förhandlades fram eller utlovades till en kandidat. Till exempel kan HR-assistenten veta att jobbet skulle betala $ 40.000, men under förhandlingsprocessen erbjöds kandidaten mer plus en signeringsbonus och i den dagliga upptaget misslyckades chefen att berätta för HR-assistenten. När en jobbkandidat får ett felaktigt erbjudande, utvärderar han eller hon ditt företags integritet. Du skapar ett hinder för acceptans som inte var nödvändigt eftersom kandidaten oroar sig för hur man hanterar situationen.
• Dokument som går till personer som du försöker rekrytera till ditt företag måste vara felfri. De signalerar ett meddelande till den potentiella medarbetaren om företagets kultur. Även ett skrivbord kan ge en kandidat en paus. En kopia av dokumentet kommer också att ligga i dina företagsfiler i flera år. Så i de flesta fall är det andra paret av ögon som granskar dokumentet en smart praxis.

Översynen och övervakningen av handlingar som förpliktar företaget ekonomiskt eller potentiellt juridiskt är inte en kritik av en HR-assistents kunskap, erfarenhet eller noggrannhet. Det är en smart affärspraxis av alla dessa skäl.

Anmälan om jobbsökningar: HR bör be deras advokat att granska erbjudandebrevformatet och bearbeta för att säkerställa att de är korrekta, lagliga och ge arbetsgivaren rättsligt skydd. Om inte offertbrevet skiljer sig från standardformatet är det vanligtvis inte nödvändigt att fråga en advokat om att granska varje enskilt erbjudandebrev.

: Mänskliga resurser, ledning och arbetsrelaterade frågor och svar

Varning: Observera att den information som lämnas, samtidigt som den är auktoritativ, inte garanteras för noggrannhet och laglighet. Webbplatsen läses av en världsomspännande publik och arbetslagar och regler varierar från stat till land och land till land. Snälla söka juridisk hjälp, eller hjälp från statliga, federala eller internationella statliga resurser, för att se till att din juridiska tolkning och beslut är korrekta för din plats. Denna information är för vägledning, idéer och hjälp.