Hur man löser konflikter på projekt

Konflikt på projekt är helt normalt. Du borde förvänta dig att människor inte är överens. Vi är alla olika, och det är skillnaderna som gör våra lag mycket prestanda.

Diskussionerna som händer när människor är oense kan resultera i några otroligt kreativa och inspirerande lösningar på problem. Tvister hjälper människor att plocka upp de verkliga problemen och gräva ner till roten till vad som händer när de försöker rama sina egna personliga argument.

Med andra ord, låt oss inte börja med att tänka att vi ska blyga undan konflikten. Det kan vara mycket fördelaktigt under vissa omständigheter, men det behöver hanteras aktivt. Tvister kan förstöra lag när de lämnas för att fester. Dessa tips förklarar konflikthantering och hur du aktivt kan hjälpa parter som skiljer sig från att nå en ställning för ömsesidig förståelse, även om du erkänner att de aldrig kommer helt överens.

Vad är konflikthantering?

Låt oss börja med några definitioner. Att hantera konflikter på arbetsplatsen är något vi alla gör, oavsett om vi är medvetna om det. Konflikt händer när två eller flera individer (eller grupper) har olika mål, attityder eller åsikter om samma sak.

"Konflikthantering" är termen som vi ger till hur vi hanterar det. Det är vad vi gör för att identifiera problemet, för att upptäcka skillnaderna och utarbeta hur vi kan ta itu med vad som händer.

Många konflikter kan lösas med diskussion, särskilt om projektets eller företags behov och mål beaktas, men ibland är andra faktorer inblandade.

Varför behöver vi konflikthantering?

I många arbetsmiljöer idag, och på många projektlag, är inställningen den för en matrisstruktur. Det innebär att personerna på laget inte arbetar direkt för dig. Detta kan vara den perfekta situationen på många sätt: du klarar av sina uppgifter, men du behöver inte hantera alla andra mänskliga resurser som löner, förmåner, semestertid och så vidare. Det ger dig mer tid att fokusera på att flytta ditt projekt tillsammans till sitt yttersta mål.

Med detta sagt är matrisstrukturerna skilda med konflikter av lojalitet, tid, prioritet eller lag. Att veta hur man unpickar alla dessa är en hjälpsam skicklighet.

Projektledning är ett jobb som orsakar konflikt:

• Vi letar efter vad som inte har gjorts, jagar människor och plockar genom sina misstag.
• Vi leder arbetet hos personer som rapporterar till andra.
• Vi slår ner svar och beslut, och det här innebär ofta eskalerande problem som kan få andra att se dåligt ut för din projektsponsor.

Slutsatsen är att om du inte vet hur man löser konflikter på jobbet, kommer ditt lag att drabbas av mer konflikt än vad som är hälsosamt. Debatter kommer inte att modereras. Faktioner uppstår. Konflikter hindrar uppgifter från att slutföras när argument inte är löst. Att hantera svåra intressenter blir ditt dagjobb. Om du inte löser problem påverkar det slutligen din förmåga att leverera dina mål. I värsta fall kan det innebära att dina bästa människor avgår och att ditt team helt implodes.

Många konflikter kräver bara att du sätter dig ner och underlättar en konversation mellan personer med olika åsikter. Vid andra tillfällen kanske du måste känna igen när konflikter kommer att ha stor inverkan på projektet och agera följaktligen, och kanske höja problemet med din projektbräda.

Konfliktlösning på arbetsplatsen

Thomas-Kilmann-konfliktlägesinstrumentet (TKI) är ett sätt att utarbeta din föredragna stil för hantering av konflikter i alla situationer, inte bara på jobbet. Det används ofta i arbetsplatsinställningar. Som ett verktyg är det verkligen användbart för att förstå vilka alternativ som är tillgängliga för dig när du har ett problem som måste hanteras.

TKI är ett frågeformulär som frågar hur du reagerar naturligt när du står inför en situation där åsikter eller oro hos två personer inte anpassas. Det hjälper dig att beskriva din egen reaktion och svar när du möter någon som inte delar din syn.

Självförtroende och samverkansförmåga

TKI ser på två olika aspekter av ditt sätt att hantera konflikter:

• Assertiveness: Hur långt tar du dina egna bekymmer på bekostnad av andra?
• Cooperativitet: Hur långt går du för att tillfredsställa den andras bekymmer?

Det här är två viktiga områden för överväganden. Du måste förstå hur långt du är beredd att gå för att skydda och vinna din egen position och hur mycket det är viktigt för dig att hjälpa den andra personen att uppnå det han vill. Fråga ditt HR-team om de har tillgång till Thomas-Kilmann-bedömningen så att du kan ta det. Ta reda på din egen personliga stil.

När du har identifierat din stil kan du tänka på nästa del av TKI: de fem olika lägena för att svara på konflikter:

• Tävlande
• Tillmötesgående mötes~~POS=TRUNC gående~~POS=HEADCOMP
• Undviker
• samarbeta
• kompromissa

Konkurrensläget

Det konkurrerande läget kallas ibland även "tvingande". Det är en mycket självhäftande stil som också är samarbetsvillig. Det är precis vad du kan förvänta dig: Du ålägger din åsikt om den andra personen. Han förlorar."

Konkurrerande är egentligen bara något du kan göra när du har någon form av legitim kraft i situationen:

• Du har en ledningsroll och är högre än den andra personen.
• Du kontrollerar något i situationen, till exempel budgeten eller resursen.
• Du har expertkunskap om den situation som den andra personen inte delar med.

Tänk på hälso- och säkerhetsfrågor där du måste tvinga bär av säkerhetsutrustning även om någon på laget inte vill följa. Konfliktlösningstekniker i detta läge skulle innebära:

• Berätta för någon annan vad man ska göra.
• Utfärda ett mandat eller ett direktiv.

I stället för att "lösa" konflikten har du krossat det och gjort det möjligt för projektet att gå vidare. Du har ett beslut, men du har förmodligen förlorat några vänner genom att göra det. Använd det med försiktighet eller när situationen verkligen kräver det av juridiska eller säkerhetsskäl. Gå aldrig ner i mobbning på jobbet.

Det tillmötesgående konfliktläget

Att ta emot är motsatsen till att konkurrera. Det är otrevligt och kooperativt eftersom dina intressen förbises och du följer den andras vilja.

Du bör inte alltid se detta som "förlora" eller vara självuppoffrande. Ibland är argument inte värt din tid eller intresse. Se upp om du använder det här för ofta, för att du kan se dig som "för mjuk" om du kapitulerar för ofta.

Undvik Konfliktläge

Här är du inte engagerad i konflikt alls. Det är otrevligt eftersom du inte deltar i diskussionen, och det är samarbetsvilligt eftersom du inte hjälper den andra personen heller. Faktum är att du inte gör någonting. Det kan hända att det är fruktansvärt, men det kan faktiskt vara effektivt när det används i mått och under de rätta omständigheterna.

Du har faktiskt inte lyckats med problemet, bara konfliktens första manifestation. Du måste fortfarande hitta tid att ta itu med problemen. Det finns risk för att problemet blir större och större om du väntar för länge.

Tänk dig att två kollegor argumenterar högt och det stör andra arbetares arbete på kontoret. Du ingriper och berättar för dem att du hjälper dem att komma till en lösning när de båda har lugnat sig. Du erbjuder en av dem chansen att svalna på ditt kontor fram till den tiden.

Konfliktupplösningstekniker i detta läge:

• Utsätt diskussionen tills en bättre tid eller situation.
• Flytta bort från en hotande situation.

Samverkande konfliktläget

Samarbeta är ett självständigt sätt att lösa problem och det är högt kooperativt. Du undviker inte konflikten - du dyker rakt in, arbetar tillsammans för att ta bort problemen och komma till en punkt där båda dina krav är uppfyllda. Att närma sig situationen på ett riktigt pragmatiskt sätt kan bidra till att bygga förtroende med ditt lag.

Låt oss säga att Marketing vill att produkten ska startas i mars. IT vill ha en ny starter att gå med i laget innan de börjar arbeta med produktlanseringen. De går över Gantt-diagrammet tillsammans och använder schemaläggningstekniker för att säkerställa att den nya starteren helt kan vara en del av laget och fortfarande få produkten lanserad i tid. Konfliktlösningstekniker i detta läge inkluderar diskussion och medling.

Kompromisslös konfliktläge

Kompromisser är måttligt självständigt och måttligt kooperativt. Det är en halvvägs position som vanligtvis används, och självklart har du äventyrat situationer i det förflutna. Du får inte exakt vad du vill, och inte heller den andra personen. I stället kommer du till en vänskaplig lösning som du båda kan komma överens om.

Laget säger att den agile sprinten ska vara två veckor lång. Du vill att det ska vara fyra veckor. Du äventyrar och godkänner att sprints blir tre veckor. Konfliktlösningstekniker i detta läge inkluderar:

• Diskussion
• förhandlings
• Utbyta medgivanden - du ger båda upp något

Vad är din konfliktlösningsstil?

Det stora med att förstå var du sitter på TKI är att du förstår din preferens för att lösa konflikter på arbetsplatsen - och på andra ställen. Detta ger dig ett försprång när du identifierar vad som är det bästa sättet att använda för den särskilda situationen du befinner dig i. Du har en personlig preferens, men du är inte fast och svarar på samma sätt i alla situationer. Gångavstånd kan i vissa fall vara den lämpligaste handlingsåtgärden, så du väljer att undvika det.

I andra fall kan en kompromiss vara det snabbaste sättet att en acceptabel väg runt dödläget. Du kan välja att använda andra tekniker vid andra tillfällen.

Det viktigaste att komma ihåg är att konflikten på arbetsplatsen kommer att hända, så att ha några tekniker att dra på ger dig möjligheter när du står inför en svår situation. Att känna till dina alternativ ger dig självförtroende och det kan hjälpa dig att lösa tvister så att alla kan komma tillbaka till jobbet.