Betydelsen av dokumentation i mänskliga resurser

Dokumentation är det skriftliga och behållna rekordet av anställningshändelser. Dessa register består av statliga och juridiskt bemyndigade element, dokument som krävs enligt företagets policy och praxis, dokument som föreslagits av bästa personalresurser och formell och informell rekord om anställningshändelser.

Dokumentation Om en sysselsättningsrekord

En anställds dokumentation är ett skriftligt redogörelse för hans eller hennes handlingar, diskussioner, händelser för prestationstrening, bevittnade brott mot politiken, disciplinåtgärder, positiva bidrag, belöning och erkännande, utredningar, brist på att uppnå krav och mål, prestationsbedömning och mer.

Genom att upprätthålla dessa uppgifter kan arbetsgivaren och medarbetaren behålla en skriftlig historia av händelserna och diskussionerna som inträffade kring en viss händelse. Dokumentation av anställningsförhållandet ger en skriftlig rekord som kan vara nödvändig för att stödja sådana åtgärder som anställningsfrämjande, löner för anställda och disciplinära åtgärder - inklusive uppsägning av anställningsvillkor.

Dokumentation om anställda är i allmänhet både positivt och negativt när det behövs. Det är faktiskt, inte dömande. Det beskriver händelser som de uppträder, inte baserat på vadarens åsikter och tankar om händelsen. Dokumentationen beskriver också de åtgärder som vidtagits i anmärkningsvärda fall som att ge formellt erkännande av anställda eller vidta disciplinära åtgärder.

Kom ihåg att du måste skapa dokumentation så nära när händelsen inträffar som möjligt så att poster är aktuella, detaljerade och korrekta.

I ett rättsligt förfarande är dokumentation om en anställdes tidigare resultat ofta kritisk för resultatet arbetsgivaren upplever från händelsen. Att uppnå en rättvis bild av arbetstagarens prestation utan att fokusera rent på de negativa händelserna är målet.

Typer av dokumentation

Politik, rutiner, handbok för anställda och prestationsutvecklingsplaner är också former för dokumentation som registrerar förväntat anställningsbeteende och arbetsplatsbehov för att upprätthålla en ordnad, rättvis arbetsplats där medarbetarna vet vad som förväntas av dem.

Records är också de anklagades skriftliga påstående, anklagaren och vittnen till fientliga arbetsplatshändelser som involverar missförhållanden som sexuella trakasserier.

I denna dokumentation ingår även permanenta register som den underskrivna ansökan om anställningsansökan, skriftliga anställningsreferenser, ansökningsmaterial som återupptagning och omslag och bakgrundskontroller. Bortsett från personaldokumentet för anställda upprätthålls även andra pappersarbete, såsom I-9-formuläret (som verifierar arbetstagarens behörighet att arbeta i USA), liksom medicinska journaler, FMLA-poster och så vidare.

Dokumentation kan också vara informell som i en chefs rekord av hans eller hennes diskussioner med en anställd under ett år. Det är viktigt att chefer upprätthåller denna dokumentation på alla sina rapporterande medarbetare. Ingen anställd bör utpekas på grund av prestanda. Detta kan tolkas som diskriminering vid ett senare tillfälle.

Dokumentationen kan vara formell och behållas i medarbetarens personaldokument. Anställda förväntas skriva under denna dokumentation för att bekräfta att de har fått en kopia och har granskat innehållet i sin helhet. Obs! Signaturen betyder inte överensstämmelse med de uttalanden som finns i dokumentationen.

Användning av dokumentation

Dokumentation av kritiska incidenter, oavsett om det är positivt eller negativt, rekommenderas också så att cheferna har en rekord över anställdas prestanda över en tidsperiod.

Organisationer kan använda dokumentationen som de håller på andra sätt. Dessa kan omfatta procedurer, arbetsinstruktioner och instruktioner för datorsoftware för att nämna några, men för mänskliga resursfunktioner är dessa vanliga användningsområden för dokumentation. I nästa avsnitt beskrivs anvisningar om hur man dokumenterar på lämpligt sätt.

Prestationsdokumentationsprover

Dokumentation om anställdas prestation gör att du kan disciplinera, avsluta eller rättvist främja, belöna och erkänna anställda. Utan dokumentation är det svårt och potentiellt riskabelt för arbetsgivaren att göra ett ärende för någon av dessa åtgärder.

Arbetsgivaren måste undvika eventuell anklagelse om diskriminerande behandling av anställda. Alla juridiska skäl åt sidan, bra arbetsgivare vill skapa en arbetsmiljö som är rättvis, konsekvent och stödjande för anställdas mål och karriärplaner.

Denna miljö stöds av chefs professionella dokumentation av anställdas prestation, både löpande beteende och åtgärder som behöver korrigering eller förbättring. Hur man dokumenterar dessa diskuterades tidigare i detalj. Följande situationer ger dig fler exempel på lämplig dokumentation.

Dokumentation av latens och frånvaro

Fel:

Mark är vanligtvis sent för arbete. Mark saknar för mycket arbete.

Höger:

1 april: Mark ringde in sjuk och missade åtta timmars arbete.

4 april: Mark anlände till arbetet klockan 10, två timmar sent från sin planerade starttid.

6 april: Mark schemalagde en doktorsavdelning och stannade sedan hem för att ha en ny ugn installerad.

12 april: Mark ringde in sjuk och missade åtta timmars arbete.

Dokumentation av prestanda

Fel:

Maria är opålitlig. Hon gör aldrig någonting vad hon åtagit sig att göra.

Höger:

2 maj: Maria lovade det första utkastet till produktförslaget skulle vara tillgängligt för granskning vid dagens veckosamtal. Mary producerade inte ett utkast till dokument som förväntat. Sade att hon hade varit för upptagen och de människor vars hjälp hon behövde inte hade kommit tillbaka med henne.

Chefen svarade: Vilken hjälp hade du behövt? Information? Vem har inte kommit tillbaka till dig och vad behövde du av dem?

Carl och Michael behövde uppdatera Mary om deras framsteg.

Vad gör dig så upptagen att du inte har tid att följa igenom på ditt åtagande? Gör för många åtaganden med begränsade timmar för att uppfylla dem.

Vad kan jag göra för att hjälpa dig?

När kommer du att göra utkastet till dokument tillgängligt för granskning?

Dessa prover ger en överblick över hur effektiv dokumentation ser ut jämfört med dokumentation som skrivits felaktigt. Följ detta råd för att effektivt och juridiskt dokumentera policy, prestanda och händelser på din arbetsplats.

varning

Den information som lämnas, samtidigt som den är auktoritativ, garanteras inte för noggrannhet och laglighet. Webbplatsen läses av en världsomspännande publik och arbetslagar och regler varierar från stat till land och land till land. Vänligen sök juridiskt bistånd, eller hjälp från statliga, federala eller internationella statliga resurser, för att se till att din juridiska tolkning och beslut är korrekta för din plats. Denna information är för vägledning, idéer och hjälp.