Anställdas uppsägning från ett IT-perspektiv

Att låta en anställd gå kan vara ett smutsigt jobb, men IT-avdelningen måste hjälpa till att göra det - alltid om du är smart.

Det är nödvändigt att involvera IT i anställningsavslutsprocessen, eftersom en tidigare anställd som fortfarande har tillgång till ett företags nätverk och egna företagsuppgifter är ett säkerhetshot. I de flesta avvecklingarna skulle de tidigare anställda aldrig tänka på att skada dina datorsystem, men varför ta chansen att du kanske har stött på det enda dåliga ägget?

Dessutom är det smart att spara vissa tekniska resurser, data och loggar om den tidigare arbetstagaren eller företaget själv beslutar att fortsätta rättegångar.

Slutligen är det viktigt att integrera IT i processen för att säkerställa att kontrollerna för uppsägning av anställda är tillräckligt omfattande för att uppfylla relevanta Sarbanes-Oxley-krav.

Informationssäkerhet och datalagringspolicy måste vara företagsspecifikt och skräddarsydd för de lagar som ditt företag arbetar med.

3 IT-principer Företag behöver adressera

Det finns dock åtminstone tre breda IT-principer som ett företag bör följa när och efter uppsägning av en anställd.

• Snabb anmälan av uppsägningen till IT-avdelningen - till och med en chef före uppsägningsmötet uppskattas så att det kan få tillgång till åtkomst medan mötet äger rum.
• Varje företag borde ha en strängt verkställd politik som tydligt anger vem som ska meddela vem som när en anställds anställning upphör eller har upphört. Denna policy bör också uppmana att dessa anmälningar ges omgående så att alla berörda avdelningar kan vidta snabba åtgärder.

  En kontakt för informationssäkerhet bör vara bland de som anmäls, och dennes ansvar bör innebära att man forskar, dokumenterar och återkallar arbetstagarens tillgång till företagets elektroniskt lagrade proprietär information och informationssystem.

• Korrekt återkallande av åtkomst. En gång meddelad är det ansvarig för omedelbar återkallelse av tillgången och bevara eventuella register som företaget kanske behöver nu eller i framtiden.

Vad ska man göra när sysselsättningen är avslutad

Vid en uppsägd anställd ska IT omedelbart återkalla all dator, nätverk och datatillgång som den tidigare anställde har. Fjärråtkomst bör också tas bort, och den tidigare medarbetaren ska bortskaffas av all företagsägd egendom, inklusive tekniska resurser som en bärbar dator och immateriella rättigheter som företagsfiler som innehåller kund-, försäljnings- och marknadsföringsinformation.

Men när det gäller en anställd vars slut på anställning bara är nära förestående bör det samråda med arbetstagarens chef, HR och andra viktiga beslutsfattare för att fastställa lämpligt sätt att förhindra återkallande av tillgången över personens återstående dagar av anställning.

Precis som tilldelningen av tillträde och säkerhetstillstånd bör dokumenteras för framtida hänvisning, bör återkallandet av tillgång också dokumenteras, särskilt för juridiska ändamål. Målsättningen bör självklart alltid vara att återkalla åtkomst på sätt som ger god affärsintresse ekonomiskt, tekniskt och juridiskt.

Förebyggande bevarande av data

Varje företag behöver ha redundans och lagringspolicy för data som uppfyller sina affärsbehov och följa gällande lagar. Sådana policyer tar upp säkerhetskopiering, restaurering och bevarande av företagsdata i allmänhet.

Ett företag bör emellertid också anta policyer som beskriver när och hur det ska gå om att bevara potentiellt och särskilt känslig data, register, loggar och annat material som kan vara av juridisk betydelse, om företaget och tidigare anställda ska utöva en juridisk kamp.

Det är särskilt viktigt att göra detta vid en tidigare anställd som har en hög position eller lämnat företaget under ett misstankmoln.

Anslaget och tillämpningen av dessa tre principer bör vara det kollektiva arbetet i företagets chefs-, IT- och HR-avdelningar och juridiska rådgivare som specialiserat sig på datorteknik och lagar som reglerar företagets användning av datateknik.

Resultaten av denna samarbetsinsats bör vara ett ökat skydd av företagsuppgifter samt bättre beredskap för tvister beträffande företagsdatastöld, hackning och andra former av olaglig eller otillräcklig användning av datateknik. Att arbeta med IT som en värderad partner garanterar att dessa mål uppnås vid uppsägning.

​​