10 saker varje ny programchef borde veta

Programhantering är ett givande och välbetalt karriärval, men det kan också vara en utmanande roll. Om du bara har ditt första programhanteringsjobb eller vill veta om du ska göra hoppet till en programhanteringskarriär, är det viktigt att förstå vad karriären medför. Tänk på dessa 10 saker som alla nya programansvariga bör vara medvetna innan de börjar en programhanteringsroll.

Programhantering är inte densamma som projektledning

Projektledning handlar om att planera arbete, organisera uppgifter och resurser, kontrollera processer och leverera ett specifikt mål. Oavsett om ett nytt kontor öppnas, startar en ny app eller bygger en olympisk stadion, har projekten en definierad start, mitt och slut med en tydlig uppsättning mål.

Programhanteringen är annorlunda och i allmänhet mycket bredare. En programchef kan övervaka flera projekt på en gång, var och en kan ha sitt eget projektteam och projektledare. Dessa projekt tillsammans kan alla ingå i ett större program som är utformat för att leverera något av värde till organisationen över tiden.

Förvänta osäkerhet

Programmen är naturligtvis osäkra. Medan du kanske vet vad den stora bilden är, är det bara en visionsförklaring när du börjar. Den exakta vägen för hur man kommer dit, och vilka projekt som kommer att krävas under en längre tid, är något du måste träna när du går.

Du börjar med en detaljerad planering för vad du vet och bygger upp en bild av hur man hanterar resten av det när du kommer närmare. Utveckla dina planerings- och leveranshorisont progressivt tills du inte kan gå vidare.

Blockera tiden med jämna mellanrum för att planera nästa steg. Du kan också använda denna möjlighet att se till att du fortfarande är på rätt väg för att leverera affärsvärde.

Se upp för Burnout

Medan ett projekt kan vara över i ett år eller så kan program sträcka sig på obestämd tid i obestämd tid.

Programförvaltare måste skydda sina lag mot utbrändhet. Du kan inte arbeta i högsta hastighet oändligt, så se till att dina anställda får tillräckligt med driftstopp. Detta bör innefatta perioder av tystare tid på jobbet med färre leveranser och tillräcklig tid bort från kontoret för semestrar.

Hantera sjukskrivning noga, kolla dina övertidsrapporter och var uppmärksam på att välfärden för ditt lag är avgörande om du vill slasha avlidning och behålla dina begåvade personer för programmets livstid.

Du behöver hantera takten

När du levererar ett program som har ett långt slutdatum måste du hantera arbetets takt.Det är svårt att behålla fart över flera år, så din roll som programchef är att jonglera prioriteringarna och projekten så att mätbara utgångar levereras regelbundet.

Blanda de snabba vinsterna och den stabila utvecklingen mot de större bildmålen. Detta hjälper laget att se att du går framåt och ser till att det finns några kortare framgångshistorier att dela för att hålla motivationen hög. Slutligen hjälper det investerare och verkställande chefer att se framsteg görs.

Träna ditt lag för framgång

Programmen levererar ofta något nytt, unikt eller transformativt för en organisation. En av utmaningarna att arbeta med sådana initiativ är att du förmodligen inte har kompetensen internt för att kunna fullgöra alla uppgifter och projekt som krävs.

Det är okej och förväntat. Ditt jobb som en ny programchef är att du kan uppgradera, omskola och utveckla de människor du har så att du tillsammans kan hantera alla resursbehov.

Det kan finnas några områden där du bara behöver en viss resurs under en begränsad period. Till exempel, du kommer inte att träna en av dina anställda hur man kör en gaffeltruck om det är en färdighet du behöver för bara en vecka. Men om du förvandlar sättet som ditt företags online-närvaro hanteras, är det förmodligen värdefullt att ha webbplatsutvecklingsförmåga internt tillsammans med viss kompetens om sociala medier eller sökmotoroptimering. Dessa är färdigheter som verksamheten kommer att förlita sig på på lång sikt.

Ta beslut om vilka av dessa du behöver ha inbäddade i laget och vilka ska läggas ut, varför se till att ditt program kan leverera de utbildnings- och rekryteringsuppgifter som krävs för att kunna klara av de resultat som varje projekt levererar.

Styrning är mer komplex

Om du kommer från en projektledning bakgrund, kommer styrning inte att vara en överraskning för dig. Det är sättet på vilket projekt- och programstrukturerna är organiserade och kontrollerade för att säkerställa att beslutsfattandet görs på rätt sätt och att rätt personer är involverade. Det är avgörande för att arbetet ska utvecklas på ett sätt som passar det övergripande affärssystemet, och det bidrar till att hålla människor ansvariga.

Styrning är också det sätt som projektledningskontoret och ledande befattningshavare kan se till att ett program är på väg att ge förmåner. Det ger också en formell väg att stänga projekt eller ett helt program om det kan visas att dessa fördelar inte längre kommer att uppnås.

Styrning är mer komplex i en programmiljö än i en projektmiljö. Projektstyrelser och styrgrupper har normalt ett medlemskap på hög nivå. Detta kan förväntas eftersom slutresultatet från ett program är normalt affärstransformation.

Planering är svårare

Projektledare, som är inblandade i ett program, kommer typiskt att lägga sina projektplaner tillsammans, sedan ett programledningsteam - under din riktning som programchef, och planerna integreras.

Detta är lättare sagt än gjort. Det krävs att man identifierar beroendet mellan projekt och projektuppgifter. Det tvingar dig att titta på resursbehoven för hela programmet och att jonglera aktiviteter för att passa tillgången till nyckelpersoner.

När din integrerade programplan har upprättats kan du spåra den i ett Gantt-diagram eller annat programverktyg. Eftersom dina projektledare spårar sina projekt i realtid måste du göra anpassningar till programplanen, hålla alla informerade om förändringar och stavning ut vad detta betyder för sina arbetsområden.

Du behöver inte planera varje linje

Som programchef, lita du på dina projektledare för att göra den detaljerade planeringen. Det är inte praktiskt eller önskvärt att du spårar ett program med tusentals uppgifter.

Du behöver en uppbyggd, högnivåvy av projekten med tillräckligt mycket detaljer för att visa dig om någonting kommer att få en effekt på programnivå.

Det enklaste sättet att göra detta är med dedikerade programvara. Att försöka hantera ditt multimillions dollarprogram på ett grundläggande kalkylblad skulle vara alltför utmanande.

Du måste delegera

Men bra du deltar, att vara i en programledningsroll betyder att du behöver bli ännu bättre på det.

Den goda nyheten är att du ska ha ett team av projektledare, och du kan till och med ha ett dedikerat programhanterings kontor för att stödja din omvandlingsförändring.

Det finns mycket arbete att göra på ett program och sätter upp det för att säkerställa att alla rörliga delar rör sig ihop vid rätt tidpunkt är en stor insats. Du kan inte göra det ensam och du bör inte försöka. Ta reda på hur mycket tid du behöver för att starta programmet och se till att du har ett lag på plats för att säkerhetskopiera dig.

Om du inte har någon i ditt programhanteringskontor, be om att någon ska sändas till programhanteringsgruppen. Det finns mycket för dem att göra. Till exempel skulle någon i en projektkoordineringsroll vara perfekt placerad för att leverera den samordning som krävs på programnivå, vilket frigör dig för att engagera sig i strategiska uppgifter.

Var inte rädd för konflikt

Det finns många strängar till program. Från projekt med svåra intressenter till till synes oförutsedda tidsfrister kommer varje dag att ge dig möjligheter till konflikt. Se upp för de saker som stör projektets prestanda och vara beredda att gå in när det behövs för att ta bort en konfliktsituation innan den börjar.