Vad varje arbetsgivare borde veta om I-9-formulärkraven

Behörighetsformulär I-9 krävs enligt Immigration Reform Act, verifiering av en arbetstagares identitet och deras behörighet att arbeta lagligt i USA. Om en arbetsgivare saknar några steg eller glömmer att inkludera de korrekta dokumenten, riskerar de för bra med möjliga och ganska allvarliga juridiska komplikationer, varför det är så viktigt att verifiera varje aspekt av en anställd I-9.

Lista A-dokument som fastställer både identitet och sysselsättningskompetens

På I-9 finns en obligatorisk lista över dokumentation för att bevisa identitet. Dessa dokument fastställer identitet och behörighet att arbeta i USA och anses vara acceptabelt bevis för båda.

• US-pass (oexpired eller utgått)
• Certifikat för amerikanska medborgarskap (Former N-560 eller N-561)
• Certifikat för naturalisering (Former N-550 eller N-570)
• Oväntade utländska pass med bifogad Form I-94 vilket indikerar oexpanderat anställningsgodkännande
• Permanent Inresekort eller Alien Registrering Kvittokort med fotografi (Form I-551)
• Oväntat tillfälligt boendekort (Form I-688)
• Oönskat anställningstillståndskort (Form I-688A)
• Oförutsedd reentry tillstånd (Form I-327)
• Oväntade flyktingrejsedokument (Form 1-571)

• Unexpired Employment Authorization Document utfärdat av Department of Homeland Security (DHS) som innehåller ett fotografi (Form I-688B)

Lista B-dokument som etablerar identitet

I avsaknad av något av ovanstående dokument skulle en anställd behöva presentera två andra, en för identitetsbevis och den andra för bevis på anställningsberättigande. Följande dokument kan användas för att fastställa en anställdes identitet:

• Förarbevis eller ID-kort som utfärdats av en stat eller en obetydlig besittning av Förenta staterna, förutsatt att den innehåller ett foto eller information som namn, födelsedatum, kön, höjd, ögonfärg och adress
• ID-kort som utfärdats av federala, statliga eller lokala myndigheter eller enheter, förutsatt att den innehåller ett foto eller information som namn, födelsedatum, kön, höjd, ögonfärg och adress
• Skol ID-kort med ett fotografi
• Voters registreringskort
• U.S. Militärkort eller utkastsrekord
• Militärberoende ID-kort

• US Coast Guard Merchant Mariner Card
• Native American tribal dokument
• Körkort utfärdad av en kanadensisk myndighet

Lista C-dokument som fastställer sysselsättningsberättigande

Ett av dessa dokument måste presenteras utöver ett dokument från lista B om en anställd inte kan tillhandahålla ett dokument från lista A.

• US Social Security Card utgiven av Social Security Administration, annat än ett kort som anger att det inte är giltigt för anställning
• Utlandsbevis utfärdad av utrikesdepartementet (Form FS-545 eller Form DS-1350)
• Original eller certifierad kopia av ett födelsebevis utfärdat av en stat, ett län, en kommun eller en yttersta besittning av Förenta staterna med en officiell segl
• Native American tribal dokument.
• US-medborgar ID-kort (Form I-197)
• ID-kort för användning av en bosatt medborgare i Förenta staterna (Form I-179)

• Oväntat anställningsbevis som utfärdats av DHS annat än de som anges i lista A

Särskild lista för personer som är minderåriga

Medarbetare som är yngre än 18 år och som därför inte kan presentera något av ovanstående dokument kan istället tillhandahålla åldersskydda dokument, inklusive:

• Skolan eller rapportkortet
• Klinik, läkare eller sjukhusrekord
• Dagvård eller barnskolans rekord

Ytterligare formulär I-9 Arbetsgivaransvar

Se till att I-9-blanketterna är fyllda på rätt sätt och att du och din medarbetare följer anvisningarna exakt. Du måste behålla varje anställds I-9 formulär i minst tre år eller i ett år efter det att anställningen slutar, beroende på vilket som är längre.

Håll och gör kopior av originaldokumenten från dina anställda. Detta är inte nödvändigt men det rekommenderas. Håll bara det minsta antalet dokument som krävs och lagra blanketterna och dokumentfotokopierna separata från dina anställdas filer.

Om ändringar görs i I-9-fildokumentet, ändra dem på originalformuläret och starta och ändra datumen. Fyll inte i en ny blankett. Bekräfta utgående arbetstillstånd och tillåta inte anställda att arbeta om deras dokumentation har löpt ut.

Var noga med att svara i enlighet med tidsinstruktioner och riktlinjer om du får en socialförsäkringsadministration utan matchningsbrev som anger att ett visst antal anställda har overifierbara personnummer.

Hämta nuvarande I-9-formulärinformation hos U.S. Citizenship and Immigration Services (USCIS). Ytterligare information finns tillgänglig från Society for Human Resources Management.

Juridiska krav

I-9-formuläret måste fyllas i för varje ny anställd oavsett sitt nationella ursprung eller om arbetstagaren är amerikansk medborgare. En arbetsgivare har brutit mot federal invandringslag om han inte verifierar identiteten och anställningsgodkännandet för en ny anställd med en I-9-blankett. Påföljderna varierar väsentligt och baseras på ett tier-system men kan nå så högt som nästan 20 000 dollar. Påföljder ökar från och med från $ 548 för att medvetet fortsätta att anställa personer som inte skickar I-9 blanketter med korrekt verifiering.

Ansvarsfriskrivning: Observera att informationen som lämnas, samtidigt som den är auktoritativ, är inte garanterad för noggrannhet och laglighet. Webbplatsen läses av en världsomspännande publik och arbetslagar och bestämmelser varierar från stat till land och från land till land. Vänligen sök juridisk hjälp eller hjälp från statliga, federala eller internationella statliga resurser för att säkerställa att din juridiska tolkning och beslut är korrekta för din plats.