Hur man köper en kostnadsfördelningsanalys

En kostnads-nyttoanalys är ett viktigt beslutsfattande verktyg som hjälper till att avgöra om en planerad åtgärd eller utgift är bokstavligen värt priset.

Analysen kan användas för att hjälpa till att bestämma nästan vilken åtgärd som helst, men den vanligaste användningen är att bestämma om man ska fortsätta med stora utgifter. Eftersom det är baserat på att lägga till positiva faktorer och subtraherar negativa för att få ett nettoresultat, kallas det också som "köra siffrorna".

Det grundläggande

En kostnads-nyttoanalys finner, kvantifierar och lägger till alla positiva faktorer som är inblandade i en föreslagen handlingsplan. Det här är fördelarna.

Då identifieras, kvantifieras och subtraheras alla negativ eller kostnader.

Skillnaden mellan de två indikerar huruvida den planerade åtgärden är tillrådligt. Det verkliga tricket att göra en kostnads-nyttoanalys bra gör att du inkluderar alla kostnader och fördelar och korrekt kvantifierar dem.

Ska vi anställa en extra säljare eller tilldela övertid, eller kommer vi bättre att placera vårt fria kassaflöde i värdepapper eller investera i ytterligare kapitalutrustning? Båda dessa frågor kan besvaras genom att göra en riktig kostnads-nyttoanalys.

Första staben vid en kostnadsfördelningsanalys

Säg att du är en produktionschef och du föreslår inköp av en $ 1 miljon stämplingsmaskin för att öka produktionen.Innan du kan presentera förslaget till vice presidenten behöver du några fakta för att stödja ditt förslag. Du måste göra en kostnads-nyttoanalys.

Först listar du fördelarna. Maskinen kommer att producera 100 enheter per timme. Maskinen kommer att ersätta tre arbetare som för närvarande stämplar för hand. Enheterna kommer att vara av högre kvalitet eftersom de blir mer enhetliga.

Du beräknar försäljningspriset för de 100 ytterligare enheterna per timme multiplicerat med antalet produktionstimmar per månad. Lägg till ytterligare två procent för enheterna som inte avvisas på grund av den högre kvaliteten på maskinutmatningen. Lägg sedan till de tre arbetarnas månatliga löner. Det är en ganska bra totalförmån.

Då är det kostnaderna. Maskinen kostar 1 miljon dollar och det kommer att förbrukas el. Det handlar om det. Du beräknar maskinens månatliga kostnad genom att dela inköpspriset med 12 månader per år och dela upp det med de tio år som maskinen ska varas.

Tillverkarens specifikationer berättar vad maskinens strömförbrukning är och du kan få strömkostnadsnummer från redovisning. Du räknar med kostnaden för el att köra maskinen och lägga till inköpspriset för att få en total kostnadssiffror.

Du subtraherar din totala kostnadssiffra från ditt totala nyttjandevärde och din analys visar en hälsosam vinst.

Du är redo att presentera din analys till vice presidenten, eller hur? Fel. Du har den rätta tanken, men du slog ut mycket detalj.

Ett bättre exempel

Ta en titt på fördelarna först. Använd inte försäljningspriset för enheterna för att beräkna värdet. Försäljningspriset på något objekt innehåller många ytterligare faktorer som kommer att slänga din analys om du inkluderar dem, inte minst som är en vinstmarginal.

Istället får du det aktivitetsbaserade värdet av enheterna från bokföring och använder det numret.

Du har lagt till värdet av den ökade kvaliteten genom factoring i den genomsnittliga avvisningsgraden, men du kanske vill minska det lite eftersom även en maskin inte alltid kommer att vara perfekt.

Slutligen, när du beräknar värdet på att ersätta tre anställda, var noga med att lägga till overheadkostnader och förmånskostnader utöver deras löner. Redovisning är din källa för det exakta antalet företagets "fullt belastade" arbetsräntor.

Du kan ha förbisett andra detaljer. Till exempel kan du köpa matningsmaterial till maskinen i stora rullar istället för de enskilda arken som behövs när arbetet görs för hand. Detta bör sänka kostnaden för material, en annan fördel.

Nu ompröva kostnaderna. Förutom inköpspriset och eventuella skatter måste du betala på det, måste du lägga till räntekostnaden vid inköpet. Även om företaget köper maskinen direkt måste du inkludera en summa i den förlorade ränta det skulle ha tjänat om pengarna inte hade spenderats.

Kolla med ekonomi för att ta reda på avskrivningsperioden. Maskinen kan vara tio år men företaget kan inte hålla det på de långa böckerna. Det kan avskriva köpet över så lite som fyra år om det anses vara kapitalutrustning. Om kostnaden för maskinen inte räcker till för att kvalificera sig som kapital, kostnadsförs kostnaden på ett år. Justera maskinens månatliga inköpskostnad för att återspegla dessa problem.

Det kan fortfarande finnas några detaljer som du förbises.

Fler kostnader

Djävulen är i detaljerna. I det här fallet är några av de förbises kostnaderna:

• Golvutrymme: Kommer maskinen att passa i samma utrymme som för närvarande används av de tre arbetarna?
• Installation: Vad kostar det att ta bort manuella stämplar och installera den nya maskinen? Ska du klippa ett hål i en vägg för att få det in eller kommer det passa genom dörren? Behöver du rullar eller maskinarbetare med speciella färdigheter för att installera den?
• Operatör? Någon måste använda maskinen. Behöver denna person särskild utbildning? Vad kommer operatörens lön, inklusive kostnader, att kosta?
• Miljö: Kommer den nya maskinen att vara så högljudd att du måste bygga ljudisolering runt den? Kommer det att öka företagets försäkringspremier?

En noggrann slutsats

När du har samlat in alla positiva och negativa faktorer och har kvantifierat dem kan du sammanföra dem till en exakt kostnads- och nyttoanalys.

Vissa människor gillar att lägga till alla positiva faktorer, lägg sedan till alla negativa faktorer och hitta skillnaden mellan de två. Andra föredrar att skapa en löplista som kombinerar båda faktorerna. Det gör det lättare för dig eller någon som granskar ditt arbete för att se att du har inkluderat alla faktorer på båda sidor av problemen.

För exemplet ovan kan kostnads-nyttoanalysen se ut så här:

Kostnadsanalys: Inköp av ny stämplingsmaskin

(De angivna kostnaderna är per månad och amorteras över fyra år)

1. Inköp av maskin ……………….. - $ 20.000

   inkluderar ränta och skatter

2. Installation av maskin ………………… -3,125

   inklusive skärmar och borttagning av befintliga stämplar

3. Ökad intäkt …………………….. 27 520

   nettovärde på ytterligare 100 enheter per timme, 1 skift / dag, 5 dagar / vecka

4. Kvalitetsökande intäkter ………………… 358

   beräknad till 75% av den aktuella avvisningsgraden

5. Minskade materialkostnader …………………. 1 128

   inköp av bulkleverans minskar kostnaden med $ 0,82 per hundra

6. Minskade arbetskostnader ………………….. 18.585

   3 operatörer lön plus arbetskraft o / h

7. Ny operatör …………………………… -8,321

   lön plus overhead. Innehåller utbildning

8. Verktyg …………………………………….. -250

   strömförbrukning ökar för en ny maskin

9. Försäkring ………………………………….. -180

   premier ökar

10. Square footage ……………………………….. 0

    inget ytterligare golvutrymme krävs

Netto besparingar per månad ……………………… $ 15 715

Din kostnads-nyttoanalys visar tydligt att inköp av stämplingsmaskinen är motiverad. Maskinen kommer att spara ditt företag mer än $ 15 000 per månad, nästan $ 190 000 per år.

Detta är bara ett exempel på hur du kan använda en kostnads-nyttoanalys för att bestämma hur bra en handling är och sedan stödja den med fakta.