Den bästa formateringen för ett företagsbrev

En affärsbrev är ett formellt dokument som ofta skickas från ett företag till en annan eller från ett företag till sina kunder, anställda och intressenter, till exempel. Affärsbrev används också för professionell korrespondens mellan individer. Även om e-post har tagits över som den vanligaste formen av korrespondens, används brevskrivningar fortfarande för många viktiga, seriösa korrespondenser, inklusive referensbrev, anställningsverifiering, jobbbjudanden och mer.

Att skriva ett effektivt polerat företagsbrev kan vara en lätt att följa uppgift, så länge du följer de fastställda reglerna för layout och språk. Inse att mottagaren regelbundet läser en betydande mängd korrespondenser och kommer att gynna välutförda brev som är fria från skrivfel och grammatiska fel. En bra tumregel är att korrekturläsa den två gånger och sedan få en kollega granska den för att försäkra sig om att inget missades.

Sektioner av en affärsbrev

Varje avsnitt i ditt brev borde följa lämpligt format, med början av din kontaktinformation och din mottagares hälsning; brevets kropp; stängning; och slutligen din signatur.

Business Letter Format

Nedan finns det traditionella företagsformatet med tips om hur du ramar det baserat på ditt förhållande till läsaren och vad du önskar resultatet.

Din Kontaktinformation:

Ditt namn

Din jobbtitel

Ert företag

Din adress

Stad, postnummer

Ditt telefonnummer

Din e-postadress

Datum

Mottagarens kontaktuppgifter:

Deras namn

Deras titel

Deras företag

Företagets adress

Stad, postnummer

Hälsningen:

• Använd "till vem det kan komma ifrån", om du är osäker på vem du adresserar.
• Använd den formella hälsningen "Kära Herr / Ms./Dr. Efternamn, "om du inte känner till mottagaren.
• Använd "Kära Förnamn", endast om du har ett informellt förhållande till mottagaren.

Kroppen

Formateringsgrunder:

• Använd enkelsidiga linjer med ett extra mellanrum mellan varje stycke, efter hälsningen och över stängningen.
• Vänster motivera ditt brev (mot vänster marginal).

Slå rätt ton:

Gör ändamålet med ditt brev tydligt genom ett enkelt och målinriktat språk, så att öppningsfältet hålls kortfattat. Du kan börja med, "Jag skriver med hänvisning till …" och därifrån, kommunicera bara vad du behöver säga.

De följande styckena bör innehålla information som ger din läsare en fullständig förståelse för dina mål, men undviker slingrande meningar och onödigt långa ord. Återigen, håll den kortfattad för att behålla sin uppmärksamhet.

Om din avsikt är att övertyga mottagaren på något sätt, om det är att investera pengar, ge dig en referens, hyra dig, samarbeta med dig eller lösa ett problem, skapa ett övertygande fall för din sak. Om du till exempel vill att läsaren ska sponsra en välgörenhetshändelse, identifiera eventuella överlappningar med företagets filantropiska mål. Övertyga läsaren som hjälper dig att vara ömsesidigt fördelaktig, och du kommer att öka dina chanser att vinna deras stöd.

Håll din avslutande paragraf i två meningar. Helt enkelt upprepa din anledning till att skriva och tacka läsaren för att överväga din begäran.

Gratis Stäng:

Några bra alternativ för din stängning är:

• Respektivt din,
• Med vänliga hälsningar,
• hjärt~~POS=TRUNC,
• respektfullt,

Om ditt brev är mindre formellt, överväga att använda:

• Med vänliga hälsningar,
• Bäst,
• Tack,
• Hälsningar,

Signaturen:

Skriv din signatur precis under din stängning och lämna fyra enkla mellanslag mellan din stängning och ditt typade fullständiga namn, titel, telefonnummer, e-postadress och annan kontaktinformation du vill inkludera. Använd formatet nedan:

Din handskriven signatur

Skrivet fullständigt namn

Titel

Business Letter Exempel

Du kan använda det här affärsbrevsprovet som en modell. Hämta mallen (kompatibel med Google Dokument och Word Online), eller läs textversionen nedan.

Ladda ner Word Mall

Business Letter Exempel (Textversion)

Ditt namn

Din jobbtitel

Ert företag

Din adress

Stad, postnummer

Ditt telefonnummer

Din e-postadress

Datum

Mottagarens namn

Mottagartitel

Mottagare Company

Mottagarens företagets adress

Stad, postnummer

Kära Herr / Ms. Efternamn, Jag skulle vilja bjuda in dig att delta i vårt kommande Liberal Arts-avdelning jobb nätverkshändelse. Evenemanget kommer att hållas på eftermiddagen den 1 februari 20XX. Vi önskar ge våra utbildande seniorer ett tillfälle att träffa företagsledare i området som kan leta efter nya anställningar som håller grader i den liberala konsten.

Evenemanget kommer att hållas vid Cox Student Center vid Northern State University, och kommer att ta cirka 2 till 3 timmar. Om du har intresse av att delta eller skicka ett företagsrepresentant för att träffa våra studenter, var snäll och kontakta mig så snart som möjligt och jag kan boka ett bord för dig.

Tack för din tid och jag hoppas att höra från dig snart.

respektfullt, Din signatur (brevpapper)

Ditt typade namn

Din jobbtitel

Om du skickar ett brev till e-post kommer din signatur att vara lite annorlunda. I stället för att inkludera din kontaktinformation i rubriken på brevet, lista den under din underskrift. Till exempel:

Skicka ett brev till e-post

Med vänliga hälsningar, Förnamn Efternamn

Titel

Din adress

Ditt telefonnummer

Din e-postadress

Inkludera ämnet du skriver om i ämnesraden i e-postmeddelandet, så läsaren är tydlig på varför du skickar meddelandet.

Business Letter Writing Tips

Du kan hitta mer detaljerade tips i dessa riktlinjer för hur du skriver ett företagsbrev, inklusive att välja ett teckensnitt, välja marginaler och formatera ditt brev korrekt.

Det är alltid bra att titta på exempel för att få idéer för din egen korrespondens. Recensera brevprover, inklusive omslag, intervju tacka brev, uppföljningsbrev, antagande av anställningsvillkor och avslagsbrev, uppsägningsbrev, uppskattningsbrev och fler affärs- och sysselsättningsrelaterade brevprover.