Administrativa assistentintervjufrågor och svar

När du intervjuar för ett administrativt assistentjobb vill intervjuaren veta hur relevant dina kvalifikationer är för positionen och hur du skulle passa in i företaget och avdelningen.

Eftersom jobbet kräver både administrativa och interpersonella färdigheter, kommer ledande chefer ofta att fråga om de specifika attribut som du har som kvalificerar dig för positionen, såväl som dina mindre kvantifierbara personers färdigheter.

Tips för hantering av intervjun

Det är viktigt att vara medveten om diskussionen kommer sannolikt att gå utöver mjuka färdigheter, till exempel dina kommunikationsförmåga, organisatoriska färdigheter eller aktualitet. Du bör också vara redo att prata om svåra färdigheter.

1:14

Se nu: Hur man svarar 4 vanliga frågor för administrativa jobb

Var beredd att diskutera programvara

Eftersom många administrativa assistentpositioner kräver frekvent användning av specifik programvara, kan du behöva diskutera de olika programmen du har arbetat med, hur du har använt dessa program och din kompetensnivå.

• Provsvar:Jag älskar att använda teknik och lära mig om nya program. Jag har också en förmåga att undervisa medarbetare som kanske inte är så kunniga om att använda system. I mitt senaste jobb hos Kent Associates, frivilliga jag att granska projektledningssystem för det professionella team som jag stödde. Min chef godkände min rekommendation och vi tog in ett webbaserat system, Asana, som hjälper oss att spåra projekt och dela information på en webbplattform.
• Provsvar: Jag är gå till person på kontoret för PowerPoint-bilder och tycker om att hjälpa våra säljare att wow kunder med sina presentationer. Jag är också en avancerad användare av Excel och skapar komplexa makron för att förbereda budgetprognoser för projektförslag.

Var redo att diskutera administrativa processer

Du bör vara beredd att diskutera dina arbetsflöden och administrativa processer i tidigare positioner. Som administrativ professionell bör det finnas nej tvivlar på att du är organiserad och detaljorienterad. Din intervjuare vill veta på vilket sätt du manifesterar dessa kvaliteter i ditt dagliga arbetsflöde.

• Provsvar:Organisatoriska förmågor och uppmärksamhet på detaljer är bland mina starkaste tillgångar. Jag har blomstrat i situationer där jag kan få ordning för komplexa projekt. Till exempel stödde jag tidigare åtta proffs som planerade kampanjer för kunder. Jag utvecklade en mall för att spåra mål och framsteg för varje projekt och ställa upp det på en gemensam enhet så att alla involverade medarbetare kunde spåra deras framsteg när det gäller lagets projekt och händelser.
• Provsvar:När jag arbetade för Alfred Group skapade jag en procedurhandbok som beskriver de steg som krävs för att behandla låneansökningar och sedan laddade upp den online så att alla låntagare kunde följa samma procedurer.

Svara alltid positivt

Var uppmärksam på din uppmärksamhet i hela intervjun.

Eftersom administrativa assistenter ofta gränsar mycket nära de personer för vilka de arbetar, är det viktigt att alltid vara positiv, professionell och artig.

Du vill att intervjuaren inte tvekar att det är en trevlig upplevelse att arbeta med dig.

• Provsvar:Jag arbetade receptionen i vår byrå och det var kritiskt att jag gjorde ett positivt första intryck för både nuvarande och potentiella kunder. Jag är en naturlig "kan göra" person, och mina recensioner har regelbundet höjt min kundtjänstorientering.
• Provsvar:Företaget kartlägger kunder efter interaktioner, och mitt namn övergår kontinuerligt som en personal som är hjälpsam, trevlig och professionell. Min chef har kommenterat hur ofta kunderna frågar mig när jag ringer till kontoret för hjälp.

Förbereda för intervjun

Ett sätt att förbereda är att analysera arbetsbeskrivningen för att försöka få en känsla av om det finns en viss färdighet som positionen fokuserar på. Till exempel finns det en betoning på reseplanering, projektkoordinering, dagliga mötesplanering, personlig assistans eller något annat? Om så är fallet, var noga med att betona din mest relevanta erfarenhet när du svarar på jobbspecifika intervjufrågor.

Gör en lista över de färdigheter som nämns i jobbet, och lägg gärna till några andra som du tycker skulle vara tillämpliga också. Ta en titt på dina egna administrativa och kontors färdigheter och matcha dina kvalifikationer till jobbet.

Detta hjälper dig att skräddarsy dina svar på det mest relevanta sättet till den specifika positionen.

Administrativa assistentintervjufrågor och svar

Under förberedelsen kan det vara användbart att granska frågor du kanske skulle bli frågade och tänka på hur du ramar ett svar, markera specifika erfarenheter och framgångar från tidigare jobb.

• Vilka datorkunskaper har du och vilka program är du bekväm att använda? - Bästa svaren
• Är du bekväm med att använda en telefon med flera rader och hantera en hög volym telefonsamtal? - Bästa svaren
• På det här företaget tycker vi om att tänka på oss själva som ett team som arbetar tillsammans mot samma mål. Hur känner du dig om att arbeta i en lagmiljö? - Bästa svaren
• Hur skulle du följa två eller tre andra anställda? - Bästa svaren
• Vad är din största styrka, och hur skulle det hjälpa din prestation i den här positionen? - Bästa svaren

• Vad är din största svaghet? - Bästa svaren
• Hur hanterar du stress och press? - Bästa svaren
• Vad var det som att arbeta för din handledare? - Bästa svaren
• Vad förväntar du dig av en handledare? - Bästa svaren
• Vill du arbeta självständigt eller i ett lag? - Bästa svaren
• Fungerar du bra med människor? - Bästa svaren
• Ge några personliga exempel på lagarbete. - Bästa svaren
• Receptionistintervjufrågor: - Lista över frågor

Frågor att fråga intervjuaren

Du bör också göra lite forskning om företaget och vara beredd att fråga relevanta frågor när möjligheten uppstår. Det kan vara till hjälp att komma med några frågor i förväg som du kanske frågar eller diskuterar vidare om du inte fick chansen tidigare i intervjun.

Ofta kommer det att vara nära slutet av intervjun, så det är viktigt att lämna intervjuaren (e) med ett bra intryck. Ett bra sätt att göra det är att visa intresse och förberedelser för jobbsamtalen genom att koppla i frågor som du ställdes med några egna frågor.

• Vad är ansvaret för denna ståndpunkt?
• Kan du beskriva en typisk dag (vecka) i denna avdelning?
• Vilka är styrkorna i denna avdelning? Vad är svagheterna?
• Vad skulle dina tidigare assistenter säga var den bästa delen av jobbet för dig? Vad skulle de säga var värst?
• I vilken riktning ser du att företaget går de närmaste fem åren? Känner du att det finns några hot mot framgången?
• Varför lämnade din sista assistent positionen? Vad var hans / hennes styrkor? Vad var hans / hennes svagheter? Vad gör han nu?
• Vilka egenskaper har din bästa assistent haft? Vad sägs om din värsta assistent?
• Hur ofta utförs prestationsbedömningar? Vem leder dem?
• Vilka färdigheter är viktigast för dig i en administrativ assistent?
• Hur belönar och uppmuntrar du de personer som arbetar i din avdelning?
• Finns det pågående produktionsproblem i denna avdelning?
• Hur har du tidigare behandlat personalen problem?
• Vad är några av de största utmaningarna för en person i denna position?
• Vad är den mest givande aspekten av denna ståndpunkt, enligt din åsikt?
• Fungerar du (Får företaget / avdelningen) medlemskap i yrkesorganisationer och fortsatt yrkesutveckling?
• Vad skulle du beskriva som den administrativa personalen på detta kontor?
• Övertids- eller helgtimmar förväntas?
• Vad tycker du mest om att arbeta för detta företag? Finns det några ändringar du skulle göra?
• Vad tycker du minst om att arbeta här?
• Uppmuntrar du avdelningen att arbeta som ett team, eller koncentrera mer på individuella bidrag?

Var förberedd för fler jobbintervjufrågor

Förutom arbetsspecifika intervjufrågor kommer du också att få fler allmänna frågor om din anställningshistoria, utbildning, styrkor, svagheter, prestationer, mål och planer. Här är en lista över de vanligaste intervjufrågorna och provsvaren.