Betydelsen av att ha skriftliga jobbbeskrivningar

Innan du börjar intervjua är det viktigt att ha en skriftlig arbetsbeskrivning på plats för varje unik position. Att ha en skriftlig beskrivning ger många viktiga saker som skyddar ditt företag och dina anställda.

En bra jobbbeskrivning

• Ser som referensguide för att bestämma jämförbara branschlöner.
• Hjälper till att maximera dollar som spenderas på anställdas ersättning för positionen genom att säkerställa erfarenhet och färdigheter som behövs för jobbet, är detaljerade och matchade till potentiella sökande.
• Funktioner som grund för att utveckla intervjufrågor.
• Detaljer information om den position som kan införlivas i "hjälpsökta" annonser.
• Främjar anställda från att vägra att göra något för att "det är inte mitt jobb".
• Ger en grund för anställdas recensioner, löneökningar, inställningsmål och tillväxtvägar.

• Betjänar som juridisk dokumentation som kan vara användbar om en anställd lämnar en uppsägning eller diskrimineringsmål mot företaget.

Vad ska inkluderas i en jobbbeskrivning

En effektiv arbetsbeskrivning beskriver de primära funktionerna i jobbet, hur uppgifterna ska utföras och de nödvändiga färdigheter som behövs för att utföra jobbet. Det bör förutse arbetstillväxt och potentiella problem med missförstånd. Det vill säga en arbetsbeskrivning är inte bara en analys av positionen. Det bör också ta upp potentiella frågor om ställningen i framtiden.

En arbetsbeskrivning ska innehålla följande:

Jobbtitel: klargör position, jobbtitel och rang eller nivå (om tillämpligt).

Löneintervall: lista startlön, mellanklass och hög (max) lön för positionen. Du bör också inkludera information om hur anställda kan bli berättigade till ytterligare ersättning (dvs. försäljningskommissioner, prestationsbonusar, årliga höjningar etc.)

Uttalande av syfte och mål: ett allmänt uttalande, sammanfattande i tre eller fyra meningar, syftet eller målet för positionen.

Arbetsbeskrivning: En detaljerad förteckning över specifika uppgifter och uppgifter i sin ordning av betydelse (de viktigaste uppgifterna borde stå högst upp i listan). Denna lista bör omfatta alla aktiviteter som tar 5% eller mer av arbetstagarens tid och inkludera eventuell ansvarsskyldighet som den anställde kan ha för att uppfylla vissa mål.

Beskrivning av rapporteringsstruktur: Det här avsnittet ger en detaljerad beskrivning av alla roller som arbetstagaren ska hålla. Den bör innehålla egna kontrollroller (om sådana finns) samt vem de är underordnade direkt och indirekt. Om arbetstagaren ska arbeta med andra anställda eller avdelningar, ta med den informationen också.

Det är bra att inkludera ett företagsorganisationsflödesdiagram som visar alla positioner i företaget och deras hierarki.

Erfarenheter och färdigheter: vara så specifik som möjligt när du specificerar erfarenheterna och färdigheterna som krävs för att utföra jobbet. Om positionen exempelvis kräver användning av en dator, ange vilken typ av programvara eller maskinvara som används för att utföra jobbet.

Beskrivning av Ideal Kandidat: detaljera andra styrkor som behövs för att utföra jobbet som "förmåga att arbeta med snäva tidsfrister och flera chefer".

Arbetsplats och schema: lista den fysiska platsen för jobbet, positionens dagar och timmar och inkludera eventuell övertid som kan krävas för att utföra jobbet.

En viktig funktion att sätta i varje jobbbeskrivning: "Och andra uppgifter som tilldelats"

Den idealiska situationen för en arbetsgivare innebär att man anställer mycket motiverade och kompetenta medarbetare som är angelägna om att göra mer än bara de tilldelade uppgifterna. Anställda som begär mer arbete när de hittar ledig tid på händerna, eller som är intresserade av att lära sig nya färdigheter kan vara ovärderliga för småföretag.

Men inte alla arbetare är tillägnade sig sina jobb eller de företag som skriver sina lönecheckar. Anställda som vägrar att göra mer än deras arbetsbeskrivning specifikt stater kan skapa oförmögna huvudvärk för sina arbetsgivare.

Genom att inkludera "och andra uppgifter som tilldelade" till en arbetsbeskrivning kan arbetsgivaren lägga till nya uppgifter till den position som behövs. I vissa fall kan det vara fördelaktigt att klargöra bortom de generiska "övriga uppgifterna" och vara mer beskrivande. Till exempel "andra anställningsuppgifter" eller "andra uppgifter som tilldelats av (en viss tjänsteposition)."

Att betala högre löner motsvarar inte alltid bättre arbetsprestanda. Arbetsgivare och deras arbetstagare följer alltid bättre när det som förväntas i en arbetstagares arbetsförmåga är detaljerad skriftlig.