Hur man förhandlar kommersiella leasingavtal som favor hyresgäster

Om en hyresvärd eller ett leasingagent helt enkelt berättar om villkoren, be om något som visar villkoren skriftligen innan du skickar in ett motbjudande. Om de är ovilliga att erbjuda ett brev, be om ett e-postmeddelande eller en kopia av noteringen för utrymmet (som innehåller minst den grundläggande leasinginformationen).

Varför är det så viktigt att ha initiala villkor skriftligen? Ett leasingagent agerar på uppdrag av hyresvärden. Om en agent antingen missförstått eller försökte på något sätt ändra hyresvärdens anvisningar, kan man med skriftliga villkor visa en hyresvärd att ditt motbjudande gjordes i god tro baserat på information från leasingagenten.

Det är också möjligt att du kan missförstå leasingvillkor om de inte är skriftliga. Detta kan leda till att du tar emot för hög eller för låg baserat på information du missförstått.

En annan anledning att ha villkoren i skrivande stund är att det ger dig tid att undersöka mer om hyresavtalet, att fråga en advokat om villkoren eller till och med att jämföra villkor för alla andra leasingavtal som du överväger.

Att begära skriftliga villkor är inte på något sätt ett juridiskt åtagande från din sida att gå vidare. Du har alltid möjlighet att motverka villkoren eller helt enkelt vrida dem direkt.

Ett Counter Offer

När du köper ett hus, förhandlar du priset. En säljare listar huset för hur mycket pengar de skulle vilja få från försäljningen, men förväntas nästan alltid bli mindre. En köpare intresserad av att köpa ett hem kommer att skicka in något skriftligt till säljaren med ett motbjudande. I detta fall är ett motbjudande erbjudande att köpa hemmet till ett lägre pris än vad säljaren frågar. Enkelt sagt, ett räknat erbjudande är förhandlingar.

Detta gäller också för kommersiell leasing. Medan vissa hyresavtal verkligen kan vara oförhandlingsbara, fungerar det mest som att köpa ett hem: en hyresvärd eller listagent begär en hyreskostnad (eller uppsättning villkor) men tillåter något utrymme för förhandling. Med andra ord, i kommersiell fastighet, förväntas det nästan alltid att hyresgästen (eller hyresgästen) lämnar in en motoffer, så hyresvärden blåser upp priserna och / eller villkoren.

• 3 frågor att fråga innan förhandla eller signera ett kommersiellt leasingavtal
• Diagram som visar typer av kommersiella leasingavtal
• Triple Net Lease
• Fullt serviced leasing (Gross Lease)

Den första förhandlingsprocessen

När du väl har uttryckt intresse för att leasa ett utrymme, kommer vissa hyresvärdar enkelt att erbjuda dig en blankett som anger leasingens frågeställningar. Dessa formulär kan ha en respons sektion eller en bilaga för att slutföra var du kan motverka erbjudandet. Andra kan bara erbjuda en kopia av noteringspappren (en annons eller flygblad) med "fråga villkor".

I de flesta fall är det dock i ditt bästa intresse att skicka in ett brev eller annan skriftlig form av kommunikation med ett motbjudande. Varför? För i ett brev kan du inkludera försäljningsställen om varför du skulle göra en idealisk hyresgäst, berätta hyresvärden om ditt företag och göra affären mer personlig.

För en varm fastighet med flera intressenter kan ditt brev tjäna som en försäljare för att få hyresvärden att välja dig och hålla med dina villkor. Förhandlingar kan gå fram och tillbaka, var så tålmodig. Ett noteringsagent har vanligtvis en viss frihet att fatta beslut, men sannolikt kommer det att behöva gå med hyresvärden. Det kan ta tid.

Om du inte hört tillbaka på ett erbjudande på en till två arbetsdagar är det bra att följa upp. Men försök att inte visas desperat eller alltför orolig eftersom detta kan påverka resultatet av dina förhandlingar. Kom ihåg att de flesta listagenter vill flytta en fastighet lika snabbt som han / hon kan så de brukar inte behöva mycket "nagging".

Förbereder ett erbjudande eller offertbrev

Ditt erbjudande bör presenteras från ditt företag, inte från dig personligen, även om du äger en enda innehavare. Ditt erbjudande brev är en försäljningsskala. Du ber om olika villkor som är mer till din fördel, och du vill att hyresvärden ska se dig och ditt företag som ett bra val.

Ditt erbjudandebrev bör alltid innehålla följande information:

Personens ansvar för hyresavtalet

Ta med namnet på ditt företag som innehåller det namn du är lagligt etablerat under, liksom alla andra namn du gör affärer med. Kom ihåg att om du är en enda innehavare, är det juridiskt sett du och din verksamhet som är samma, och även om du listar din verksamhet i hyresavtalet kan du också hållas personligen ansvarig för hela hyresavtalet.

Din företagsstruktur

Om du är med, berätta var du är med. Om du är en skattebefriad organisation, ange detta i ditt brev. Det är sällsynt att hyresvärdar erbjuder dig freebies eller förmåner till ideella för att bara få en skattavskrivning, men de kan vara mer benägna att förhandla eller hyra till en ädel sak än till en bikerklubb. Dessutom är det viktigt att förstå ditt eget personliga ansvar för att teckna ett leasingavtal och variera beroende på din företagsstruktur.

Hur länge har du varit i affärer

Om ditt företag är mindre än två år kan du också inkludera ett uttalande om din framgång eller framtida tillväxtprognoser eller en affärsplan. En hyresvärd är inte sannolikt att hyra till ditt företag utan att någon personligen skapar eller garanterar hyresavtalet om du inte kan visa att ditt företag har det bra.

Naturen av ditt företag

Vad gör du? Var kort och till den punkten. En hyresvärd behöver veta vad du gör om det finns några speciella överväganden. Om du till exempel kör ett företag som använder farligt material, går in på patienter till en hälsoanläggning eller lagrar föremål av alltför stort värde, behöver hyresvärden veta om det finns restriktioner för användningen av fastigheten. Vilka hyresgäster gör kan påverka hyresvärdens fastighetsvärden och försäkringsräntor. så var ärlig.

Kontakt information

Var noga med att inkludera ett telefonnummer där du kan nås, och om möjligt, och e-postadress. Om du bara kan nås på vissa dagar eller under uppsatta timmar, inkludera det här också. Om du inte svarar på en hyresvärd eller listagent i god tid kan de tro att du inte är intresserad.

Dina Föreslagna Villkor (eller, Counter Offer)

Var så fullständig och tydlig som möjligt.

Notera dina leasingvillkor i ett erbjudande eller anbudsförfarande

Det bästa sättet att förhandla om en affär är att få en klar förståelse för vad det är du erbjuder eller villig att acceptera. Om det inte är skriftligt är det mycket svårt att bevisa senare att något uteslutits från ett leasingavtal som du trodde skulle ingå.

Att skriva saker kan ta lite längre tid, men det ger dig lite rättsligt skydd om sakerna går ner längs linjen. Om du är tidspressad och inte kan skicka ett brev - leverera en. Om det inte är möjligt kan ett välskriven mail vara tillräckligt.

Om du inte är säker på ett visst leasingbehov för förtydligande - och försök att få denna förtydligande skriftligen.

• Röda flaggor för dåliga leasingvillkor
• Tips om hur man förhandlar om CAM-avgifter i kommersiella leasingavtal
• Standardvillkor i kommersiella leasingavtal

Leasingens längd

Om du vill ändra längden på leasingvillkoren ska du vara klar. Till exempel är det leasingavtal du vill ha i två år med tre, ettåriga förnyelsemöjligheter (totalt fem år); eller ett rakt femårigt leasingavtal utan förnyelsemöjligheter? Det gör en väldigt stor skillnad i hur länge du kommer att bli låst i ett leasingavtal och hur en hyresvärd kan känna till andra villkor som du ber om i ett motbjudande.

De flesta hyresvärdar föredrar tvååriga eller längre leasingavtal, men tvekar aldrig att begära ett ettårigt hyresavtal. Ettåriga hyresavtal kan kosta lite mer eller få färre alternativ för hyresförnyelse, men du är inlåst på mindre tid. Om du inte är ett företag med flera miljoner dollar gör det sällan god affärsförmåga att skriva ett leasingavtal som förbinder dig till utrymmet i mer än två år.

Tänk på om ditt företag växer ut i rymden, du vill inte fastna med ett långt leasingavtal. Eller värre, om din verksamhet kämpar och du behöver nedgradera till ett mindre utrymme, kan du ha svårt att bryta ditt leasingavtal.

Villkoret för fastigheten

Om du frågar om utrymmet "som det är" eller om du behöver hyresvärden att göra reparationer eller förbättringar först. Om du planerar att renovera fastigheten beskrivs kort de föreslagna renoveringarna. Du vill att detta ingår i ett leasingavtal, eftersom en hyresvärd ofta erbjuder någon form av incitament eller "ersättning" om du renoverar vissa typer av fastigheter. Om du är osäker på vilka utsläpp du får erbjudas för eventuella renoveringar, håll sakerna öppna. Erbjuder att lämna in mer detaljerad information om renoveringar för hyresvärdens granskning för att erbjuda dig några slags överväganden för förbättringar.

Beläggningsdatum

Berätta hyresvärden när du vill ta fysisk besittning (flytta in, få tillgång eller ta ansvar för fastigheten). I vissa fall, när det datum du tar fysisk besittning kan vara annorlunda än datumet börjar du betala hyra.

Till exempel kan du fråga hyresvärden om ett beläggningsdatum och hyra startdatum den 1 januari 20xx, men fråga att den första månaden är hyreslös. I det här fallet skulle hyresavtalet börja den 1 januari 20xx och hyresvärden kunde avskriva den fria månadshyran. Hyresgästen skulle ockupera utrymmet i 12 månader, och hyresavtalet skulle löpa i 12 månader.

Ett annat sätt att få samma sak (en ledig månad av hyra) är att be om ett beläggningsdatum den 1 januari 20xx, med ett hyrastat datum den 1 februari 20xx. Det innebär att hyresavtalet skulle börja en månad från det datum du flyttar in, eller den 1 februari 20xx.

Denna typ av förhandling fungerar bara i ett utrymme som redan är upptaget, och hyresvärden är ivrig efter att få någon att flytta in eftersom den gynnar hyresgästen. I huvudsak får du inte bara en gratis månadsuthyrning, du kommer till 13 månaders beläggning ut ur ett 12-månaders leasingavtal.

Hur man skriver ett erbjudande eller ett erbjudandebrev

Följande är provbrev som kan (och borde) revideras för att användas som antingen ett initialt erbjudande eller ett motbjudande att hyra ett kommersiellt utrymme för ditt företag. Det är inte avsett att tjäna som ersättare för juridisk rådgivning, utan bara för att visa ett sätt att uttrycka intresse för att leasa ett visst utrymme.

• Mer företags brevprover
• Business Letter Template

Information med fetstil bör ersättas med din egen information och leasingvillkor.

(Föra in Dagens datum)

(FÖRA IN Namn på hyresvärd eller listagent)

Fru Glad Hyresvärd

123 Street

Svit Z

Stad, Stat, Postnummer

KäraFru Hyresvärd;

Detta brev är att uttrycka intresse på uppdrag av (FÖRA IN Namn på ditt företag), i uthyrning av fastigheten som ligger på: (FÖRA IN fullständig adress inklusive gatuadress, enhet eller svitnummer, stad, stat och postnummer).

(FÖRA IN namnet på ditt företag) är ett (FÖRA IN typ av verksamhet du äger - LLP, partnerskap, ensam innehavare etc.) som (FÖRA IN kortfattat uttalande om vad ditt företag gör).

(FÖRA IN företagsnamn) har varit i drift sedan (FÖRA IN startdatum eller antal år i affärer). På grund av spännande tillväxt behöver vi större (eller ytterligare, mer lämpliga etc.) anläggningar.

(Obs! Även om du arbetar hemifrån, erbjuder du inte detta i ditt förslagsbrev. Försök att undvika att erbjuda i den här första kontakten att du har ett hemföretag - det kan få dig att låta lite och instabilt till en hyresvärd.)

Efter noggrant utvärdering av marknadsmässigt värde föreslår jag (vi) följande villkor för din övervägande:

Lista alla villkor här inklusive längd av hyresavtal, förnyelsemöjligheter, hyror, extra avgifter, typ av hyresavtal, årliga höjningar etc. Allt du vill inkludera eller adressera i hyresgruppen i denna paragraf. Var noga med att ta med eventuella renoveringar eller reparationer du vill ha eller behöver hyresvärden att göra till utrymmet, eller att du skulle göra dig själv. Be om gratis hyra, möbler, extra parkering - allt du kanske behöver för att få utrymmet som bäst för ditt företag.

Jag är upphetsad med möjligheten att hyra ovan nämnda utrymme och känner att (FÖRA IN Namn på företag) skulle vara en tillgång för dig. Om du har några frågor om det här förslaget om leasingvillkor eller om affärer, vänligen kontakta mig på (FÖRA IN telefonnummer och bästa telefonsamtal) eller via e-post på: (FÖRA IN din e-postadress).

Tack för att du har tagit dig tid att överväga detta erbjudande. Jag ser fram emot ett snabbt och gynnsamt svar.

Respektfullt inlämmnat, (lämna 2-3 tomma linjer för att skriva ditt namn i bläck)

(FÖRA IN Ditt namn - startkapslar)

(FÖRA IN Din titel - startkapslar)

Obs! Om du lägger till några bilagor eller kopierar någon annan, är det föredragna sättet att visa det i ett företagsbrev efter din signatur, så här och i den här ordningen:

Respektfullt inlämmnat, (lämna 2-3 tomma linjer för att skriva ditt namn i bläck)

(FÖRA IN Ditt namn - startkapslar)

(FÖRA IN Din titel - startkapslar)

Inkapslingar: (Lista mer än en på separata linjer, indragna)

cc: Jennifer Barnes, Listing Agent

Så här formaterar du den andra sidan av ett företagsbrev

Om ditt brev är längre än en sida, är formatet för standardbranschen för att starta den andra sidan så här:

Brev:

Dagens datum

Sida två

Hoppa sedan över två till tre tomma linjer och plocka upp var brevet börjar för sid två.

Hur man levererar ett erbjudandebrev

Du kan skicka ditt erbjudande brev, hand-leverera det eller skicka ett mail med en bilaga som innehåller offertbrevet. Om du fortfarande kämpar med vilka villkor som ska inkluderas, här är fler artiklar med bra tips och råd om att förhandla fram de bästa möjliga förutsättningarna!

Tips om att skriva ditt erbjudande brev

• Kom ihåg att detta är en affärsbrev. Håll det rent, enkelt och till rätta, men var inte rädd för att använda meningsfulla "försäljningsställen" för att hjälpa till att vinna över en hyresvärd.
• Undvik att använda humor, slang eller erbjuda personliga känslor om politik, religion eller något annat ämne som inte är relaterat till syftet med brevet (att göra ett erbjudande).
• Använd inte parfymerat eller "frilly" brevpapper. Ditt papper ska vara vit, brevstorlek och utan gränser, eller ditt vanliga företags brevhuvud.
• Maila brevet i ett vanligt vitt affärskort. Vika aldrig för att passa brevet i ett mindre kuvert. Om ditt brev innehåller mer än sju sidor, inklusive bifogade filer, använd en platt, 8-1 / 2 x 11 "kuvert istället. Se till att du anger en returadress i det övre, vänstra hörnet av kuvertet och se till att du har lagt tillräckligt med porto på kuvertet!