Steg du bör inkludera i din projektplan

01 Projektmål

Projektmål definieras i ett projektcharter, men de bör också ingå i projektplanen. Det finns flera sätt att göra detta. Projektplanen kan ytterligare förklara projektets mål, eller det kan innehålla stadgan som bilaga. Oavsett hur en projektledare väljer att införliva målen i projektplanen är det viktigt att upprätthålla en tydlig koppling mellan projekthandlingen - ett projektets första nyckeldokument - och projektets andra nyckeldokument, dess projektplan.

02 Projektets omfattning

Liksom projektmål definieras omfattningen i stadgan. En projektledare bör emellertid ytterligare förfina omfattningen i projektplanen. Till exempel skulle ett projekt för att automatisera en manuell process behöva definiera räckvidden genom att definiera var den processen börjar och slutar.

Genom att definiera omfattningen kan projektledaren börja visa vad projektets mål eller färdiga produkt kommer att se ut i slutet. Om räckvidden inte är definierad kan den utvidgas genom hela projektet och leda till kostnadsöverskridanden och missade deadlines.

Om du till exempel leder ett marknadsföringsteam för att skapa en broschyr för ett företags produktlinje, hur många sidor kommer det att bli? Vilka är några exempel på hur den färdiga produkten kan se ut? För vissa lagmedlemmar kan en broschyr innebära två sidor medan för andra, det kan innebära tio sidor. Definiera räckvidden kan få hela laget på samma sida vid starten.

03 Milstolpar och stora leveranser

De viktigaste resultaten för ett projekt kallas milstolpar. De viktigaste arbetsprodukterna kallas stora leveranser. De representerar de stora komponenterna i arbetet med ett projekt. En projektplan ska identifiera dessa objekt, definiera dem och fastställa tidsfrister för deras slutförande.

Om en organisation åtar sig ett projekt för att utveckla ny programvara, kan viktiga leveranser vara den slutliga listan över företagskrav och hur man implementerar dem. Efter dessa kunde projektet ha milstolpar för designtillverkning, systemtestning, användaraccepttestning och programmets utrullningsdatum. Dessa milstolpar har arbetsprodukter som är associerade med dem, men de handlar mer om processerna än produkterna själva.

Milstolpe och stora leveransbara deadlines behöver inte vara exakta datum, men ju mer exakt, desto bättre. Exakta datum hjälper projektledare att bryta ner arbetsstrukturerna mer exakt.

I detta skede av planen skapar du milstolpar så att du kan ta stora eller höga leveranser och bryta ner dem i små leveranser, vilket kan beskrivas i nästa steg.

04 Arbetsuppdelningsstruktur

En arbetsfördelningsstruktur, eller WBS, dekonstruerar milstolparna och större leveranser i ett projekt i mindre bitar så att en person kan tilldelas ansvar för varje bit. Vid utveckling av arbetsfördelningsstrukturen beaktar projektledaren många faktorer som projektgruppsmedlemmarnas styrkor och svagheter, de ömsesidiga kraven mellan uppgifter, tillgängliga resurser och den totala projektfristen.

Projektledare är ytterst ansvariga för projektets framgång, men de kan inte göra jobbet ensam. WBS är ett verktyg som projektledaren använder för att garantera ansvaret för projektet eftersom det berättar för projektsponsor, projektteammedlemmar och intressenter som är ansvariga för vad. Om projektledaren är oroad över en uppgift, vet hon exakt vem man ska träffa med avseende på den uppgiften.

05 Budget

Ett projektets budget visar hur mycket pengar som fördelas för att slutföra projektet. Projektledaren ansvarar för att sprida dessa resurser på lämpligt sätt. För ett projekt som har säljare, säkerställer projektledaren att leveranser är färdiga enligt kontraktsvillkor, med särskild uppmärksamhet på kvalitet. Några projektbudgetar kopplas till personalplanen.

Det är viktigt att fastställa kostnaden för varje milstolpe och leveransbar genom att titta på hur mycket tid och arbetskostnad som kommer att vara involverad för att slutföra uppgifterna. Kostnaden för projektet kommer att vara knuten till hur länge projektet tar, vilket går tillbaka till projektets omfattning. Räckvidd, milstolpar, uppgifter och budget måste anpassas och realistiskt.

06 Human Resources Plan

Personalplanen visar hur projektet ska bemannas. Det är ibland känt som personalplanen. Denna plan definierar vem som ska vara på projektgruppen och hur mycket tidsåtgång varje person förväntas göra. Vid utarbetandet av denna plan förhandlar projektledaren med lagmedlemmar och deras handledare om hur mycket tid varje lagmedlem kan ägna sig åt projektet. Om ytterligare personal behövs för att samråda om projektet men ingår i projektgruppen, dokumenteras det också i personalplanen. Återigen hörs lämpliga handledare.

07 Riskhanteringsplan

Många saker kan gå fel på ett projekt. Medan alla möjliga katastrofer eller mindre håg är oförutsägbara kan många förutsägas. I riskhanteringsplanen identifierar projektledaren risker för projektet, sannolikheten för att dessa risker kommer att hända och strategier för att mildra dessa risker. Projektledaren söker insatser från projektsponsor, projektgrupp, intressenter och interna experter.

Bekämpningsmetoder införs för risker som sannolikt kommer att inträffa eller har höga kostnader förknippade med dem. Risker som sannolikt inte uppstår och de som har låga kostnader noteras i planen. De får dock inte ha strategier för att mildra.

08 kommunikationsplan

En kommunikationsplan beskriver hur ett projekt kommer att kommuniceras till olika publikgrupper. I likhet med arbetsfördelningsstrukturen tilldelas en kommunikationsplan ansvar för att slutföra varje komponent till en projektteammedlem.

I det här steget är det viktigt att redogöra för hur frågor kommer att kommuniceras och lösas inom laget och hur ofta kommunikation kommer att utföras för laget och intressenterna eller chefen.

Varje meddelande har en avsedd publik. En kommunikationsplan hjälper projektledare att få rätt information till rätt personer vid rätt tidpunkt.

09 intressenthanteringsplan

En intressenthanteringsplan identifierar hur intressenter ska användas i projektet. Ibland behöver intressenter bara få information. Det kan tas hand om i kommunikationsplanen. Om mer behövs från intressenterna, beskriver en intressenthanteringsplan hur det kommer att uppnås.

10 Ändra förvaltningsplan

En förändringshanteringsplan innehåller en ram för att göra förändringar i projektet. Projektledare tenderar att vilja undvika förändringar i projektet, men de är ibland oundvikliga. Förvaltningsplanen innehåller protokoll och processer för att göra ändringar. Det är kritiskt för ansvarsskyldighet och insyn som projektsponsorer, projektledare och projektteamanter följer förändringshanteringsplanen.