Gemensamma receptionistintervjufrågor och bästa svar

Vid många organisationer är receptionister ansiktet på företaget. Varje ny kund, arbetssökande, anställd eller tredje part kommer att passera eller incheckning med en receptionist, så arbetsgivare är angelägna om att hitta någon som ska vara ansvarig, vänlig och lugn.

10 Vanliga frågor ställda i en receptionistintervju

Här hittar du vanliga frågor om receptionister, exempel på svar och tips om vad du ska säga under din intervju.

1:53

Se nu: Hur man svarar 4 gemensamma mottagare intervjufrågor

1. Vad gör du för att hålla dig i en snabb arbetsmiljö?

Vad de vill veta: Din intervjuare vill vara säker på att du kan fortsätta. Hur du gör det är sannolikt irrelevant, men du borde ha ett klart och säkert svar redo.

Den första sak jag gör är att hålla mig lugn, eftersom en stressig, stressad attityd inte är till hjälp och inte heller är en bra titt framför någon personal eller klient. Jag försöker triagera uppgifter, så att jag alltid arbetar med den viktigaste uppgiften först. Vanligtvis är det allt som involverar ett av företagets kunder. Jag håller också en löpande lista över allt jag behöver göra, så att jag inte försummar något viktigt ansvar.

2. Hur håller du ditt dagliga schema organiserat?

Vad de vill veta: Hur du organiserar din dag är inte riktigt poängen. Poängen är att visa att du är välorganiserad och kommer att fullfölja alla dina uppgifter på ett kompetent och aktuellt sätt.

Jag börjar varje dag genom att göra en lista över allt jag behöver för att uppnå. Jag kontrollerar min kalender för eventuella möten eller möten, så jag kan vara medveten om dem och få täckning i receptionen om det behövs. I mitt jobb är kommunikationen viktig, så jag svarar ständigt på telefonen och kontrollerar min e-post för nya förfrågningar, och uppdaterar sedan min göra-lista med uppföljningsuppgifter i enlighet med detta.

3. Vilken roll spelar en receptionist i kundens första intryck av en organisation?

Vad de vill veta: Din intervjuare måste vara säker på att du förstår den position du ansöker om, men den här frågan kan också vara kulturell, som berör din arbetsfilosofi.

En receptionist kan göra stora intryck-positiva eller negativa kunder. Eftersom jag är en av de första kunderna som ser, kan en frustrerande eller dålig interaktion verkligen sura sin åsikt om företaget eller den övergripande erfarenheten som de hade. För mig liknar det när värden hälsar dig på en restaurang. Om de verkar häftiga eller agera otrevligt, så kan det senare känna sig som att din mat inte smakar så gott. Därför är jag alltid säker på att hälsa folk med ett leende på mitt ansikte och se till att alla kunder känner att de har fått min fulla uppmärksamhet.

4. Berätta för mig om en tid du var tvungen att ta itu med en arg kund eller gäst, antingen på telefon eller personligen. Hur hanterade du situationen?

Vad de vill veta: Det här är en av flera frågor du kan bli ombedd att involvera hur du hanterar stressiga och svåra förhållanden. Du kan också bli frågad hur du svarade på kriminell eller oetisk aktivitet. Var ärlig. Överdriver inte och säljer inte dig själv kort.

Som läkarens receptionist behandlade jag ofta frustrerade patienter i telefon. En gång var en kvinna så rasande, faktureringsavdelningen hade inte ringt henne tillbaka samma dag, att hon började skrika på mig i telefon. Det var obehagligt! Vad jag försöker göra i dessa situationer är att tänka på hur stressat personen måste känna sig för att uppträda på detta sätt. Efter en minut av hennes skrik sade jag: "Du måste vara väldigt frustrerad. Kan du berätta mer om vad som händer?" Det hjälpte till att sakta ner konversationen och minska hennes volym. Hon förklarade hela situationen, och jag försäkrade henne om att vår fakturering person bara var ute för dagen och skulle vara i kontakt. Jag berättade också för henne att jag skulle lägga en anteckning på faktureringens skrivbord och be henne att ringa tillbaka kvinnan som sin första uppgift. Vid slutet av samtalet var hon mycket lugnare och ber om ursäkt för sina tidigare hårda ord.

5. Är du villig att arbeta övertid?

Vad de vill veta: Om du inte är villig att arbeta övertid, säg det. Om du är villig att arbeta övertid men bara inom vissa gränser, säg det också. Ja, det finns företag där det inte går att arbeta övertid kostar dig jobbet. Men ett engagemang som du inte kan behålla eller sätta dig i en position där du måste offra din välfärd eller din familj för ditt jobb är inte ett acceptabelt alternativ. Du behöver ett jobb som matchar din tillgänglighet.

Jag är bekväm att arbeta övertid ett par gånger i månaden, så länge jag har en dags uppsägning i förväg. Att ha en heads-up gör det lättare för mig att omorganisera mina planer. I en nypa kan jag med stor sannolikhet göra samma dag övertid, men jag skulle helst föredra att få en dags uppsägningstid.

6. Hur många anställda arbetade på ditt senaste kontor?

Vad de vill veta: Intervjunaren vill veta vilken typ av miljö du arbetade med, hur det jämförs med det företag du intervjuar med, och om du trivs på små och / eller stora arbetsplatser.

I mitt senaste kontor var det fem anställda. Det är tillräckligt för att vi började känna oss som en familj. Du vet, alla visste att Martha i faktureringsavdelningen behövde två koppar kaffe innan du kunde fråga komplicerade frågor. Innan det var dock mitt kontor ganska stort 60 anställda. Jag kände mig bekväm i båda miljöerna, även om den första månaden i det stora kontoret var lite utmanande eftersom jag var tvungen att ta reda på vem som gjorde vad och var att ringa direkt med många alternativ.

7. Beskriv dina tidigare uppgifter som administrativ assistent, sekreterare eller receptionist.

Vad de vill veta: Intervjunaren vill gå över de ansvarsområden som du listade på ditt CV och bekräfta att de passar in i den position som erbjuds. Detta är också ett bra tillfälle att expandera på de punkter som lyfts fram i din arbetslivserfarenhet.

Som receptionist vid ABC Financials var jag den första personen för kunderna. Jag svarade på den allmänna telefonlinjen och svarade på telefonerna för företagets fem VP-adresser. Jag var också ansvarig för att ta emot paket och distribuera mail, hälsning och eskortera kunder och säljare till mötesrum och hålla sig till företagets generella informationsadress. Jag hade också mycket administrativt ansvar: Jag lyckades med de här VP: s kalendrar, ordnade sin affärsresa och hjälpte till att skapa och förädla PowerPoint-presentationer och andra material för att distribuera vid evenemang.

8. Hur prioriterar du samtal, kunder, leveranser och andra problem som måste åtgärdas omedelbart?

Vad de vill veta: Intervjuarenvill veta hur bra du är vid multitasking, organisering av tid och prioritering av uppgifter. Det här är också ett bra tillfälle att påpeka hur du mötte flera prioriteringar och förklara hur du hanterade dem alla.

Multitasking är viktigt när kontoret är upptagen. När det inte är oförskämt försöker jag utföra ett par uppgifter samtidigt. Till exempel kan jag enkelt svara på ett telefonsamtal medan du loggar in för ett paket från leveranspersonen. När multitasking inte är möjligt lägger jag mitt fokus på kunder och kunder som nummer ett prioritet. Om det är nödvändigt frågar jag om de kan ge mig en minut att först göra en annan uppgift - och om det är riktigt upptagen försöker jag ringa in en medarbetare för att ge mig täckning.

9. Hur stark är dina datorkunskaper?

Vad de vill veta: Intervjunaren vill att du ska bekräfta vilka datorkunskaper du har, om din kompetensnivå är kompatibel med företagets förväntningar och vilka program du är mest bekväm att använda. Om det är möjligt, är det en bra idé att undersöka vilka program företaget använder före intervjun.

Jag har mycket starka datorkunskaper. Förutom att jag är bekant med Microsoft Office, brukade jag också uppdatera företagets webbplats i min senaste roll, så jag är bekväm med att använda WordPress också. När jag börjar använda ett nytt program eller program, brukar jag upptäcka att de flesta av mina frågor kan besvaras med en online-sökning, även om jag uppskattar att få en handledning från en medarbetare också.

10. Berätta om din kundtjänstupplevelse.

Vad de vill veta: Intervjuaren vill ha en översikt över din kundtjänst-hur många år, specifika exempel och vilka färdigheter du är bekväm med att lösa problem.

Jag har jobbat i kundtjänst sedan jag var tonåring. Mitt första jobb var i en bokhandel, där jag hjälpte kunder att hitta böcker och ibland täckte kassan. Under högskolan hade jag också ett deltidsanställd jobb, den här gången, säljer kläder. Då, naturligtvis, som receptionist hos ABC Company, handlade jag också om kunder, men i den här rollen gjorde jag inte direkt någon försäljning. Jag känner mig väldigt bekväm med att interagera med kunder och lösa sina problem, oavsett om det är att hitta den bok som de letar efter eller ändra sin mötetid med en verkställande.

Tips för att svara på receptionistfrågor

De bästa receptionisterna är detaljorienterade, organiserade och utmärkta kommunikatörer. Därför bör kandidaterna visa sig beredda att svara på intervjufrågor med öppen intervju som ska utvärdera erfarenhet, förtrogenhet med arbetsplatsverktyg, process och färdighetsuppsättning, inklusive att arbeta med kundtjänst, multitasking och möjligheten att göra snabba domssamtal.

I det här fallet söker intervjuare inte nödvändigtvis ja eller inga svar. I stället förväntar de kandidater att svara med specifika exempel som beskriver hur de hanterade tidigare arbetsplatssituationer och fråga noggrant utredda frågor om företagsprioriteringar, förväntningar, mål och utmaningar.

På grund av allt mer tekniska framsteg på arbetsplatsen måste receptionister också ha starka tekniska färdigheter. Du bör ha erfarenhet av telefonsystem och kontorsmaskiner som skrivare, kopiatorer, skannrar och faxapparater (ja, fortfarande), förutom datorprogram som MS Office och branschspecifik programvara.

7 frågor att be intervjuaren

Intervjuerna förväntar dig att ställa frågor. Här är en lista med frågor som du kan fråga under eller i slutet av din intervju:

1. Kan du berätta mer om det dagliga ansvaret för detta jobb?
2. Vilka egenskaper letar du efter hos en person som du vill hyra för företaget?
3. Vilka är dina förväntningar på detta jobb, och hur mäter du framgång?
4. Varför lämnade den sista personen som lämnade detta jobb?
5. Vem rapporterar denna position till?
6. Vilka är möjligheterna för karriärutveckling hos företaget?
7. Ger företaget några träningsmöjligheter för anställda?

Hur man gör den bästa bilden

En receptionistposition kan betraktas som påbörjarnivå, men det kan också vara det första steget upp på företagsstegen. En potentiell arbetsgivare kommer att dras till en självsäker försiktig person. Ofta blir du den första personen som kunder eller patienter kommer att träffas när de går in på kontoret för första gången.

Var säker på att ditt första intryck är det bästa det kan vara. Så här förbereder du dig för en intervju. Tillsammans med en standout CV, ta dig tid att klä på den när du intervjuar. Om du får jobbet kommer du att vara den främsta personen och det är viktigt att visa arbetsgivaren din professionella bild.

Om du inte är säker på vad du ska ha på din intervju, kolla in de här tipsen om hur du klär dig på en intervju. Om både ditt CV och din professionella klädsel är på väg och du är beredd att svara på troliga frågor kommer du att lyckas med att få den position du intervjuar för.