Så här leder du ett projekt när du inte är lagets chef

Tillbaka i skolan var gruppprojektet inte alltid en positiv upplevelse. Oundvikligen arbetade i varje grupp hårdare än andra medan andra aldrig kom upp. Som ett resultat kan det vara frustrerande om du är en av de lagmedlemmar som bär större delen av lasten.

Det är något annorlunda i näringslivet, eftersom varje projekt har en projektledare och den här personen kan utfärda verkliga konsekvenser om lagmedlemmarna inte fullbordar sina uppgifter. Även om projektledaren inte har disciplinär auktoritet över sitt lag kan någon dålig prestation av en medlem komma tillbaka till sin chef och reflektera negativt på sin karriär.

Det är troligt att projektledaren inte kommer att få välja gruppmedlemmarna för projektet och har inte befogenhet att ta bort en medlem på grund av dålig prestanda. Hur hanterar du ett projekt när dina lagmedlemmar inte rapporterar till dig?

Här är sex tips om hur man leder ett projekt när gruppmedlemmarna inte rapporterar till dig.

Förtydliga dina gränser med chefen

Innan du ens har ditt första lagmöte, sätt dig ner med den person som tilldelade dig projektet och tala om ledningens förväntningar. Det här är lättast, om du och alla lagmedlemmar rapporterar till samma person, men även om inte, vill du ha den här konversationen.

Det här är frågor du vill fråga:

• Har du befogenhet att ta bort och ersätta personer på laget om de inte tränar?
• Tar detta projekt prioritet över andra projekt? Om inte, var ligger ditt projekt i hierarkin. Med andra ord kan du berätta för dina lagmedlemmar att de behöver sluta göra ett annat projekt för att möta en deadline?
• Om du har problem med lagmedlems prestation, kommer chefen med disciplinär kraft tillbaka dig eller anses du vara lika med lagmedlemmar?
• Om du inte redan har gjort det, fråga vad målen är för projektet och den förväntade tidsramen för att slutföra.

Om du har fastställt dina gränser innan projektet börjar, vet du hur långt du kan gå och vad du kan fråga om dina lagmedlemmar. En chef som säger, "Detta projekt har högsta prioritet", men kommer inte att göra det bra, det är samma som chefen säger, "det här är inte högsta prioritet."

Att få inköp från chefen om huruvida projektet är en topprioritet kan hjälpa dig att sväva medlemmarna för att jobba så hårt som möjligt. Och var inte rädd för att vara direkt med din chef genom att nämna att du vill veta projektets betydelse så att du kan kommunicera det här meddelandet till laget. Du vill meddela att alla har samma mål, för att få projektet färdigt korrekt och i tid.

Du kan också följa upp din chef via e-post och be om att bekräfta att projektet har högsta prioritet. När du har fått den e-postbekräftade kan du vidarebefordra e-posten till teamet om det behövs.

Det är viktigt att komma ihåg att lagmedlemmarna kan ha andra ansvarsområden utöver projektet. Som ett resultat kan de kanske inte betrakta ditt projekt som en högsta prioritet för dem vid starten, men det är inte nödvändigtvis för att de inte bryr sig eller de ser ut att undvika att arbeta. Det är ganska troligt att de helt enkelt har andra uppgifter och ansvarsområden som de behöver slutföra på daglig basis. Detta gäller speciellt när man arbetar med kollegor från olika avdelningar.

Att prata med din chef för att klargöra projektets betydelse, målen och tidslinjen och kommunicera informationen med laget tidigt kan hjälpa till att få processen att röra sig jämnare och vara mindre stressande.

Prata med ditt team innan du gör uppdrag

När du har ett tvärorganisationslag är det enkelt att göra uppdrag. Jane från marknadsföring kommer att hantera marknadsföringsuppgifterna. Karen från finans kommer att hantera ekonomin. Men även när ansvarsområden är klara, prata med dina lagmedlemmar först.

Du kanske får reda på att både Karen och Jane bad om att vara på det här laget för att lära sig mer om andra områden i företaget, så när du tilldelar dem sina kompetensområden kan de bli frustrerade.

Denna konversation är avgörande för att ha en bra lagrelation.Även om du är ansvarig för det ultimata projektresultatet, kommer du inte att uppnå bra resultat utan gruppmedlemmar som är ombord. Kort sagt, bemyndiga dina lagmedlemmar genom att be om deras inmatning och deras oro. När projektet är komplett och en framgång kan hela laget känna stolthet med att veta att var och en av dem spelade en aktiv roll i sin framgång.

Dubbelkontroll med chefen

Om du, efter att ha pratat med dina lagmedlemmar, bestämmer dig för att det enda sättet att uppnå denna uppgift är att ge uppdrag att en eller flera personer kommer att hitta obehagliga, prata med din chef innan du gör uppdragen.

Varför? Du vill se till att du har den säkerhetskopia du behöver och att du inte har försummat ett alternativ som gör uppdragen mer uppfyllande för lagmedlemmarna.

Ta åtminstone en otrevlig uppgift själv

Alla kan veta att du valdes för att leda det här laget på grund av din framgångsrik rekord, men det är också viktigt att du rullar upp ärmarna och blivit inblandade i saker.

Att ta på sig något svårt eller obehagligt skickar meddelandet att du är en del av laget och att du bryr dig om dina lagkamrater. Att tilldela de obehagliga uppgifterna skickar meddelandet att du tycker att du är bättre än dina lagkamrater.

Det betyder inte att du måste göra alla de elaka uppgifterna. Men se till att de är ganska uppdelade mellan lagmedlemmar. Det som är obehagligt varierar från lag till lag, men varje projekt har något som ingen vill göra. Ofta finns det många uppgifter som alla vill undvika. Se till att de är delade rättvist, och du tar din del.

Ge snabb återkoppling

Kom ihåg att feedback är mer än att säga, "bra jobb" eller "dåligt jobb" det är "det var ett bra jobb eftersom …" och "det visade sig inte så bra för att …" Utan de förseningar som ingen lär sig. Och så länge du vill lämna ut feedback, se till att du accepterar feedback från dina lagmedlemmar.

Återigen ger du dem möjlighet att göra ett bra jobb och påminna dem om att deras framgång är din framgång och att du är med i det här tillsammans. Genom att ge feedback och lära dem hur man gör en uppgift, speciellt om du har mer erfarenhet, skapar du en positiv arbetsmiljö.

Håll alla informerade

Som gruppledare rapporterar du framsteg till organisationens chefer och ledande ledare. Se till att du tar informationen från dessa möten tillbaka till ditt lag. Dessutom, låt din grupp veta vad du ska säga vid dessa möten.

Ge också alla kredit, särskilt när beröm är inblandad. Projektet går bra för att du är fantastisk? Nåväl, men säg det inte. Säg att projektet går bra för att laget är fantastiskt. Alla kommer att veta att du är en del av laget.

Men vad händer om projektet går hemskt? Delar du skulden? Ja, men bara privat. Du går individuellt till gruppmedlemmar och arbetar för att hjälpa till att ändra deras riktning eller bidrag. Om det inte fungerar går du till din chef och tar itu med problemen.

Om du har befogenhet att ta bort personer från laget, är det dags att göra det, men om du inte gör det kan du prata med den som gör det. Men vad du än gör, börja inte skvallra eller klaga på dina lagmedlemmar. Det kommer att förstöra sin moral och göra allt värre.

Kom ihåg att ett framgångsrikt ledat teamprojekt kan öka din karriär, öka ditt professionella rykte och göra ditt arbete synligt i din organisation. Resultatet kan vara ytterligare uppdrag eller en kampanj.

-------------------------------------------------

Suzanne Lucas är en frilansskribent som tillbringade 10 år i företagets personal, där hon anställde, sparkade, hanterade siffrorna och dubbelkontrollerade med advokaterna.