De 9 viktiga sakerna i din Gantt-diagram

Även om en enkel att göra-lista kan vara tillräcklig för att slutföra små projekt runt huset när det gäller projektledning, behövs vanligtvis en mer detaljerad åtgärdsplan. Ett av de mest populära och praktiska sätten att hantera tidpunkten för alla projektets uppgifter är att använda ett Gantt-diagram.

En Gantt-diagram

Ett Gantt-diagram är ett diagram som visar alla olika deluppgifter av ett projekt och hur de relaterar till varandra i form av tid. Det är ett sätt att visa ditt projektschema, och det hjälper till att få jobbet gjort i tid. Det visar alla de uppgifter som behöver göras, hur lång tid varje uppgift förväntas ta, tidsramarna för vilka enskilda uppgifter ska slutföras och förhållandet mellan olika uppgifter. På så sätt blir allt gjort på schema, och du slösar aldrig bort tid som väntar på att en uppgift ska vara klar som borde ha gjorts redan.

Här är nio nyckelkomponenter i Gantt-diagrammen.

Datum visas längst upp

En av huvudkomponenterna i ett Gantt-diagram tillåter projektledare att se inte bara när hela projektet kommer att börja och sluta, men också när varje uppgift kommer att äga rum.

Uppgifterna är listade ner på vänster sida

Stora projekt består alltid av ett stort antal deluppgifter. Ett Gantt-diagram hjälper projektledare att hålla reda på alla deluppgifter i ett projekt, så ingenting glömmas eller försenas.

Barer används för att representera tidsramen Varje uppgift förväntas ta

När deluppgifterna har listats används barer för att visa exakt när varje deluppgift ska ske. Detta hjälper till att varje deluppgift görs på schema så att hela projektet kommer att slutföras i tid.

När Gantt-diagrammen ursprungligen utvecklades skrivs de för hand, ändra eller uppdatera diagrammet mödosamt. Med tanke på dagens projekthanteringsprogram kan projektledare enkelt lägga till, subtrahera och ändra uppgifter utan att behöva justera hela diagrammet för hand.

Milstolpar visas som diamanter

Milstolpar är de uppgifter som är avgörande för ett projekts genomförande och framgång. Till skillnad från de mindre detaljerna, som också måste göras, ger en milstolpe en känsla av tillfredsställelse och framåtriktad rörelse. På ett Gantt-diagram visas milstolpar som diamanter (eller ibland en annan form) i slutet av en viss aktivitetsfält.

Beroenden anges av små pilar

Medan vissa av dina uppgifter kan göras när som helst måste andra vara färdiga innan eller efter en annan underuppgift kan börja eller sluta. Dessa beroenden anges med små pilar mellan aktivitetsfälten på ett Gantt-diagram.

Framsteg visas genom skuggning på arbetsfält

Medan många deluppgifter kan slutföras ganska snabbt kommer det att finnas många gånger när du vill se en överblick av hur ditt projekt kommer att följa. Detta kan åstadkommas genom att skugga upp aktivitetsfälten för att representera den del av varje uppgift som redan har genomförts.

En vertikal linje markör Visar aktuell datum

Ett annat sätt att se projektprocessen i ett ögonblick visar en vertikal linjemarkör det aktuella datumet på diagrammet. Det hjälper dig att hantera din tid på ett effektivt sätt, eftersom du snabbt kan se hur mycket du har kvar och se om du är på rätt spår för att slutföra projektet i tid.

Uppgift ID identifierar

I dagens snabba affärsverksamhet har du troligtvis flera uppgifter på gång samtidigt. Inkluderar uppgift ID på Gantt-diagrammet hjälper alla involverade att snabbt identifiera den uppgift du pratar om.

Resurser är tilldelade och identifierade

Medan inte varje Gantt-diagram listar namnen på de personer som kommer att arbeta med det, om ditt projekt kommer att slutföras av ett antal individer, noteringsnamn och de uppgifter som tilldelas dem kan vara oerhört hjälpsamma.

När du hanterar ett projekt måste du se till att alla enskilda uppgifter är färdiga på ett snabbt och effektivt sätt. Ett Gantt-diagram hjälper dig att göra just det.