Hur man vet när du behöver en företagspolicy

Företagets policy och rutiner säkerställer en säker, organiserad, gemytlig, bemyndigande och icke-diskriminerande arbetsplats. Politiken skyddar anställda från en fri-för-all miljö av favoritism och orättvis behandling. Men om du försöker skapa policy för varje händelse, har du inte ledningsgrad som du behöver för att tillgodose enskilda medarbetares behov. Att ha för många politiker ökar också sannolikheten för att cheferna kommer att tillämpa dem ojämnt och orättvist.

Du kan få en hälsosam balans. I de flesta fall, om du direkt adresserar anställda direkt som uppför sig på sätt som är olämpliga för din arbetsplats, behöver du kanske inte utveckla en ny företagspolicy.

Policy riktlinjer

Överväg att skapa en policy i dessa situationer:

• Om anställdaåtgärder indikerar förvirring om det lämpligaste sättet att uppföra sig (klädkoder, e-post, internetpolicy eller användning av smartphone)
• Om anställda behöver vägledning om hantering av vanliga situationer (uppföranderegler, reseutgifter eller inköp av företagsvaror)
• Att skydda företaget juridiskt (konsekvent utredning av avgifter av trakasserier, icke-diskriminerande anställning eller befordran)
• Att hålla sig i överensstämmelse med regeringens politik och lagar (FMLA, ADA, EEOC eller minimilön)
• Att upprätta konsekventa arbetsstandarder, regler och föreskrifter (progressiv disciplin, säkerhetsregler, brottregler eller rökning)

• För att tillhandahålla konsekvent och rättvis behandling för anställda (förmåner, ersättning, assistans, förlossningstid eller juryns plikt)

Det kan finnas andra skäl att utveckla en politik. Kom dock ihåg att låt inte en anställds fattiga beteende genomföra en policy som påverkar andra anställda.

Formulera de politiska målen

När du väl har bestämt att en policy är nödvändig, dokumentera skriftligen dina mål för att skapa policyen. Om möjligt berätta för anställda varför du genomför policyen. Innehåll tillräckligt med detaljer i policyn för att göra företagets position tydlig, men försök inte täcka varje potentiell situation.

Håll policyn så kort och enkel om det är möjligt, men vissa policyer om juridiska områden, som företagets tillvägagångssätt för familjemedicinska och ledande lagen, diskriminering eller klagomål, eller det progressiva disciplinsystemet kan behöva vara långa och omfattande.

Samla information

Kolla in provpolicyer. Det kan hända att du har problem med att hitta ett exempel som exakt är rätt för företagets omständigheter, språk och kultur, men du kan använda provpolitik som en bas istället för att skriva din policy från början.

Du kan också prenumerera på en tjänst som tillhandahåller policyprover. Samhället för Human Resources Management (SHRM) ger också policyprover för medlemmar.

I vissa fall kanske du vill prata med dina advokater för arbetsrätt för att se vad de har till förfogande. Speciellt när en ny lag passerar eller Arbetsgruppen utfärdar nya regler, skriver advokatbyrån generisk politik för sina kunder som du kan anpassa efter dina behov.

Utveckla, skriv och granska policyen

Skriv policyen med enkla ord och begrepp. Tala direkt till de anställda som kommer att läsa, genomdriva och leva av politiken.

Efter varje stycke, fråga dig själv om-om frågor för att säkerställa att politiken täcker grunderna och normala undantag och frågor. Obsess inte över detta, dock; ingen politik kommer att täcka alla möjliga händelser.

Välj en pilotgrupp av flera anställda för att läsa policyen och ställa frågor för att avgöra om anställda kan förstå och följa det. Skriv om politiken baserat på feedback.

Hämta Management Support och Legal Review

Granska politiken med cheferna som måste följa policyen för att få sitt stöd och ägande av politiken. Även om du antagligen startade den här processen när du identifierade behovet av politiken är hanteringsstöd när du implementerar politiken avgörande.

Om policyn har rättsliga konsekvenser, är rättslig av natur eller har personliga konsekvenser för anställda (t.ex. säkerhetsprocedurer), måste din advokat se över policyn innan du distribuerar den. Se till att du meddelar din advokat att du vill att politiken ska granskas för dess juridiska konsekvenser och lämplig formulering, men vill inte att den skrivs om i juridisk form.

Genomför policyen

Distribuera och granska den nya policyen för anställda i små grupper, enskilt eller i ett företagsmöte, beroende på om politiken är kontroversiell och hur lätt den är att förstå. Ge medarbetarna en chans att ställa frågor.

Ge medarbetarna en kopia av politiken och be dem att avstå från att de har fått och förstått det. De borde behålla en kopia för sina egna filer.

Prov Policy Policy Sign0ff Statement

Detta är ett exempel på en signoff-rapport som ska användas:

Jag bekräftar mottagandet av och förståelsen av Your Company -politiken. Policyn är effektiv Datum tills vidare.

_______________________________________________________

Den anställdes underskrift

_______________________________________________________

Anställningsnamn (Vänligen skriv ut)

________________________________

Datum

Bestäm hur du kommunicerar politiken i framtiden

Inkludera policyn i din anställdas handbok. Du kanske också vill att politiken ska bli en del av din nyanställda orientering. Vissa företag placerar policyer på deras intranät eller i en policymapp på datornätverkets gemensamma enhet. Bestäm om du vill distribuera policyen med ytterligare metoder.

Data och arkivera tidigare policies som denna policy ersätter. Du kan behöva dem för juridiska ändamål eller som referens.

Tolka och integrera politiken

Din policyapplikation och arbetsmetoder bestämmer den riktiga meningen med policyn. Kom ihåg att vara konsekvent och rättvis när du tolkar politiken över tiden. Om du tycker att din praxis skiljer sig från den skriftliga policyen, granska och skriva om politiken efter behov.

Varning: Observera att den information som lämnas, samtidigt som den är auktoritativ, inte garanteras för noggrannhet och laglighet. Webbplatsen läses av en världsomspännande publik och arbetslagar och bestämmelser varierar från stat till land och land. Snälla söka juridisk hjälp, eller hjälp från statliga, federala eller internationella statliga resurser, för att säkerställa att din juridiska tolkning och beslut är korrekta för din plats. Denna information är för vägledning, idéer och hjälp.