Enkla steg för att skapa en projektbudget

Erfaren projektledare och de som arbetar i stora företag kommer att ha programvara och revisorer för att hjälpa dem att sätta samman projektbudgetar. Men vad händer om du inte gör det? Om du tittar på ett tomt kalkylblad eller ett e-postmeddelande från din projektsponsor och ber dig om att sammanställa finansieringen för projektet, då är den här artikeln för dig.

Vi ska titta på de fem saker du behöver göra för att skapa en grundläggande projektbudget.

Använd din uppgiftslista

Ta först din projektuppgiftslista. Du kan också ha en arbetsuppdelning struktur, och om du har en, är det bäst att använda det. Men en uppgiftslista kommer att göra så länge det täcker helt och hållet allt du behöver göra på projektet.

Om du inte har en arbetslista är det dags att skapa en. Skriv ner allt du behöver göra, och de saker du måste bygga, göra eller slutföra innan projektet kan slutföras. Det behöver inte vara i någon viss ordning, men det måste innehålla allt.

Slutligen i detta steg, brainstorm idéer med ditt projektteam, eftersom det är nödvändigt att vara något du har glömt. Många huvuden är bättre än en!

Uppskatta varje komponent

Gå nu igenom din lista och träna priset på varje objekt. Exempelvis kan en uppgift som säger "inrätta möten för att diskutera krav" innebära inköp och hyra, mötesrum eller inköp av eventuella resurser som du behöver som en projektor eller blädderblock. Det är en kostnad som är inblandad i det, så få citat för ditt rumsuthyrning och den andra utrustningen och notera den.

Gör det här för allt på uppgiftslistan så att du hamnar med ett pris mot varje objekt. Vissa projektuppgifter kanske inte har ett pris, och det är OK.

Lägg till uppskattningar tillsammans

Därefter lägger du samman alla dina uppskattningar. Det är enklast att göra om du gör en lista med objekt i ett kalkylblad, lägg till kostnaderna i nästa kolumn och kolla sedan längst ner i kolumnen. Låt kalkylbladet göra matte för dig! Det blir ditt budgetkalkylblad.

Det är en bra idé att också gruppera dina kostnader i kategorier, så att du enkelt kan se var huvuddelen av pengarna går. Använd kategorier som "Project Start Up", "Infrastructure" eller "Training" - välj grupperingar som betyder något i samband med projektet.

Lägg till beredskap och skatter

Det skulle vara bra om du hade en kristallkula och kan förutsäga dessa kostnader med 100% noggrannhet men du känner dig förmodligen inte säker på din förmåga att göra det! Det är där beredskap kommer in. Det är en fond av pengar baserat på hur säker du känner att du fick uppskattningarna rätt. Det hänför sig inte till någon särskild uppgift. Det är en övergripande "nödpott" om du har något fel eller lämnat något av misstag.

Om du inte vet hur mycket beredskap att lägga till, gå till 10% av det totala du skapade i steg 3. Det är en icke-vetenskaplig guesstimate som många projektledare använder och ger dig lite dämpning i din budget i fallet du behöver det.

Lägg till en rad i ditt budgetkalkylblad längst ner som säger "Beredskap" och anger den procentandel du använde.

Glöm inte att lägga till någon moms eller andra skatter som inte uttryckligen redan ingår i dina individuella rader.

Lägg till allt, och det är ditt slutliga budgetbelopp.

Få godkännande

Det sista du behöver göra är att få din chef eller projektsponsor att godkänna din budget. Prata med dem om hur du sammanfattar det och vilka element som utgör din totala budget.

Det är allt! Projektbudgettering är en nödvändig kompetens för projektledning, och den här guiden kommer att få dig igång med att skapa en projektbudget.