Ge din chefsförtroende med en riskhanteringsplan

De bästa projektledarna har full förtroende hos sin linjeledare och projektsponsor. Execsna bakom sina projekt tror dem när de säger att de behöver extra finansiering, mer resurser eller hjälp med att lösa ett problem.

När du arbetar i riskfyllda situationer behöver du rätt kit. Som en vandrare med en ryggsäck av rep och kramper, behöver du också verktygen för att hantera projektrisken.

Du kan öka din chefs förtroende för ditt projekt med en riskhanteringsplan. En enkel 5-stegs process kan enormt förändra hur din chef ser ditt projekt (och du).

Vad är riskhantering i projektledning?

Riskhantering i projektledning är processen att identifiera, bedöma och reagera på projektrisker.

Projektrisker är saker som kan påverka projektet (positivt eller negativt, men i allmänhet tolkar människor risker som händelser som skulle ha en negativ inverkan på projektet).

Oavsett om ditt projekt är stort eller litet, kommer det att ha risker förknippade med det. Dessa kan vara allt från risken för att din skolparadis regnar ut för risken för en prisökning till en kritisk del av ditt nya kretskort.

Projektrisk, om det inte hanteras korrekt, kan göra det svårare att leverera ditt projekt framgångsrikt. Obekanta risker kan lägga tid till ditt schema, arbeta för din tid och pengar till din budget. Chefer blir nervösa om den här typen av saker. Allt detta kan undvikas med en riskhanteringsplan.

Risk Management Planning

En riskhanteringsplan är ett utmärkt sätt att öka ditt självförtroende för ditt projektgrupps förmåga att leverera - och det sprider sig över för att öka chefsförtroendet. Du vill att de ska tro att du kan göra det, och du vill att de ska vara medvetna om vad som kan hindra dig från att leverera projektet framgångsrikt. En riskhanteringsplan är ett perfekt verktyg för att göra det.

Och gissa vad? Det är väldigt lätt att komma igång.

Projektriskhantering är en enkel 5-stegs process. Låt oss inte göra det mer komplicerat än det behöver vara. Det här är något du kan komma igång idag, förbereda dig för att diskutera det vid nästa möte och få det klart när någon skriver in protokollet.

En 5-stegs riskhanteringsprocess

Som med så många delar av projektledning är riskhantering en process. De fem stegen är:

1. Inleda
2. Identifiera
3. utvärdera
4. Planera svar
5. Genomföra

Om dessa villkor inte betyder mycket för dig just nu, vänligen håll fast vid det - jag ska förklara allt.

Steg 1: Initiera

Först vill du ställa samman kontexten för din riskhantering i din projektledningsmiljö.

Det är förmodligen inte så mycket jobb att göra här eftersom någon i ditt företag redan har utarbetat en företags riskpolicy och allt du behöver göra är att spåra upp det. Detta kommer att förklara företagets strategi för risker och kanske till och med mandatera de mallar du behöver. Mallar sparar alltid ett jobb, så se upp för dem också!

Även om du inte har en företagsriskpolicy kan någon annan som hanterar projekt bredvid dig ha en riskhanteringsplan för projektet som du kan kopiera. Varför återuppfinna hjulet? Återanvända dokument är ett måste om du vill spara tid och bli mer klar.

Använd det du har upptäckt för att skapa en riskhanteringsplan för ditt projekt. Det här är en del av din övergripande projekthanteringsplan och talar om hur du ska hantera risker för ditt projekt.

Om du inte vet vad du ska sätta i det, läs vidare! Nästa steg kommer att ge dig en bättre uppfattning om vad du ska prata om i din riskhanteringsplan.

Detta förbättrar förtroendet genom att: Visar din chef att du har ett sätt att hantera osäkerhet kring ditt projekt och att du aktivt ska hantera risken.

Steg 2: Identifiera

När du väl har tagit fram ett tillvägagångssätt kan du börja arbeta med det.

Nu identifierar du de risker som kommer att påverka ditt projekt. Det här är bara en ögonblicksbild i tid och ditt riskregister är något som du kommer att vilja komma tillbaka till gång på gång för att se till att något nytt läggs på det också.

Du kan identifiera risker genom att använda en checklista över vanliga risker, intervjua intressenter om projektet (särskilt de svåra intressenterna som de vanligtvis har mycket att säga om vad som kan gå fel), brainstorming sessioner och använda din sunt förnuft.

Du letar efter saker som kan orsaka problem om de någonsin hände. (Kom ihåg att risker inte har hänt än. Projektfrågor är saker som redan har hänt.)

Men du går om att göra det, du borde definitivt involvera andra människor. Bara, du kommer inte ha hela bilden och du kommer att hamna sakna saker.

Risker kan och bör identifieras av någon. Som projektledare är ditt jobb att uppmuntra dina kollegor att öka riskerna med dig så att du som team kan göra något åt ​​dem.

Alla risker som identifieras bör registreras i riskregistret. Om du har en projektkoordinator på teamet eller en projektstödperson kan de göra det här. Annars är det en del av de administrativa uppgifterna för dig att göra.

Detta förbättrar förtroendet genom att: Demonstrera att du är medveten om de viktigaste riskerna som kan påverka ditt projekt och att du har ett medel för att ständigt vara medveten om nya risker.

Steg 3: Bedöm

Risker bedöms sedan för sannolikhet och påverkan. Denna detaljerade artikel om hur man bedömer en projektrisk täcker dig för det. Ge det en bra läsning om du inte är bekant med processen.

Som en ytterligare åtgärd kan du också bedöma närhet, vilket innebär hur nära tid risken kommer att hända. En risk med hög närhet skulle eventuellt ske snart. En risk med låg närhet kan hända någon gång i en avlägsen framtid. Detta kan ge dig en annan faktor för att prioritera din tid och energi när det gäller att hantera riskerna.

Detta förbättrar förtroendet genom att: Att säkerställa din chef och alla på laget har en klar uppfattning om vad som skulle hända om någon av dessa risker verkligen skulle uppstå.

Steg 4: Planera svar

Nu kommer vi till den köttiga delen av din riskhanteringsplan. I det här steget utarbetar du hur du hanterar risken genom att identifiera ett lämpligt svar.

Vi gör detta för att fram till nu har allt du har fått en lista över vad som kan hända att kasta ditt projekt naturligtvis i framtiden och hur stor en affär som skulle vara. Vad din chef vill veta nästa är: Vad ska du göra åt det?

I allmänhet finns det 4 saker du kan göra för att hantera och hantera en projektrisk. Dom är:

• Undvika
• Överföra
• Mitigat (dvs reducera)
• Acceptera.

Dessa beskrivs i detalj i denna djupdykning i riskstrategier för negativ risk.

Några av dina risker kan ha ett positivt resultat. Till exempel: Det finns risk för att du säljer så mycket av din nya produkt som du kraschar telefonlinjerna. Det skulle vara ett trevligt problem att ha, men det är fortfarande en risk att vi ska planera för.

Det finns ett antal sätt att du kan förbereda dig för en positiv riskhändelse, inklusive:

• Utnyttja
• Dela med sig
• Förbättra
• Acceptera.

Dessa diskuteras mer ingående om riskreaktionsstrategier för positiv risk.

Du måste utarbeta vilken svarstrategi som är bäst för varje risk på ditt register. Till exempel kan du bestämma att risken för att fabrikstaket kollapsar är något du helt enkelt accepterar, eftersom det inte kommer att hända. Risken att matförgiftning tar ut hälften av arbetskraften är dock något som du aktivt kommer att mildra genom att omskolla all din cateringpersonal. Om det har hänt tidigare och faktiskt är ganska troligt om du inte gör något åt ​​det, vill du mildra risken.

När svaret identifierats och överenskommits kan riskägare utses för att genomföra handlingsplanen för riskhantering. Med andra ord behöver du någon att vara ansvarig för att se igenom de uppgifter du håller med om.

Detta förbättrar förtroendet genom att: Visar din chef att du har övervägt vad du ska göra om de saker som kan orsaka problem för ditt projekt och att du lägger planer för att minska osäkerheten och risken för projektet.

Steg 5: Implementera

Din riskhanteringsplan ska nu innehålla vem som ska ansvara för att göra riskreducerande aktiviteter för varje risk. De ska nu arbeta genom dessa uppgifter så att du aktivt hanterar de öppna riskerna.

Detta förbättrar förtroendet genom att: Att visa att du och ditt projektteam kan följa igenom vad du sa att du skulle göra. Genom att rapportera om vad du har uppnått och de risker du har mildrat, visar det ditt ledningsgrupp att du är seriös om att leverera och göra vad som krävs för att framtida bevisa ditt projekt mot problem.

När en risk har gått - när den inte längre är relevant eftersom det antingen har hänt eller inte längre kan hända - kan du stänga det från ditt riskregister.

Om du lägger till den här riskhanteringsplanen för projektet kan du skilja dig från andra chefer. Din egen chef kommer att ha bevis för att du kan tänka strategiskt och kreativt om vad som kan få ditt projekt att komma undan och - viktigast av allt - göra något åt ​​det. Du kommer att vara den person som aktivt hanterar problem innan de händer, sopa bort vägspärrar och förbereda sig för någonting!

Att vara bra att hantera projektrisk är ett säkert sätt att betrakta som ett säkert par eller händer av ledningen. Du behöver inte massor av erfarenhet eller certifikat för att framgångsrikt hantera projektrisken (även om formella kvalifikationer i riskhantering existerar). Den här enkla 5-stegsprocessen innebär snart att projektriskhanteringen är inbäddad i dina projektplaner.