Hantera förändringar på arbetsprojekt

Projektledare spenderar mycket tid på att producera planer och fastställa lagsmål. Sponsorer, intressenter och team spenderar sedan mycket tid på att ändra arbetsomfånget och utrullningen. Att ha en tydlig, enkel förändringshanteringsprocess på plats och ett ständigt öga på den större bilden, även om några av detaljerna ändras, går långt mot att hålla projektet framåt och låter dig hålla dig cool.

Acceptera att förändring händer

Förändringar sker på praktiskt taget alla punkter i projektledningens livscykel. Att erkänna att förändringar är ofrånkomliga - faktiskt ofta fördelaktiga - gör det möjligt för de bästa projektledarna att anta mer agila metoder för planering och genomförande. Att ha strategier för att effektivt hantera förändringar när de uppstår är det snabbaste sättet att hålla allas öga på priset, även i ansiktet av det som ibland kan verka ständigt förskjutna i riktning.

En definierad, strukturerad förändringshanteringsprocess är din exekveringsspelbok; din strategi "bibel". Det definierar för dig hur bäst du ska reagera som ledare på förslag - till och med krav - för förändring inom utvecklingsprocessen. Det hjälper dig att navigera, ynkligt och med säkerhet, ibland omtvistade samarbetslandskap för att uppnå alla parters slutliga mål.

Change Management Process

Förändringshanteringsprocessen ser så här ut:

• Ta emot förfrågan / efterfrågan på förändring i process på projekt
• Bedöm förändringsbegäran / efterfrågan med fokus på projektbudgeten avseende:
• material
• Alla relevanta tillståndskrav
• man timmar
• tid förlorad / uppnådd
• Förbered och presentera för att projekta aktieägare / koppla dina rekommendationer för hur du går vidare i förhållande till begäran /
• Få godkännande av aktieägare eller avslag för att fortsätta

Låt oss titta på var och en av dessa steg i sin tur:

Ta emot förfrågan / begäran om förändring av processen på projektet

Du får en förfrågan om att ändra projektet på hundratals olika sätt: i ett möte, via e-post, i telefon, i korridoren när du rusar ut ur kontoret på kvällen.Helst får du informationen på ett formulär för ändringsförfrågan, men du borde veta att det i verkligheten är många viktiga intressenter som tror att det är projektledarens jobb att fullborda den här typen av papper. Det kan vara i ditt företag.

Projektändringsförfrågningsmallen (mer om det på en minut) ska noggrant och kortfattat fånga alla detaljer i begäran, men informellt kommer de till dig. När du känner att alla detaljer är korrekt registrerade, kör formuläret förbi initiativtagaren för att verifiera att alla punkter har tagits upp helt.

Kom ihåg att ändringar kanske också handlar om att träna. Anta inte alltid att förändringar kommer att relatera till att sätta in. Processen är densamma oavsett om du ökar eller minskar projektets omfattning.

Utför ändringsbedömning

Titta på förändringsförfrågan i detalj. Du kommer att utvärdera effekten på:

• Schema
• Dokumentation
• Arbetet har gjorts hittills och jobbar fortfarande
• Budget
• Kvalitetsåtgärder
• Omfattning
• Resurs tillgänglighet

Till exempel kan en mjukvaruändring uppskattas till 5 dagar. Detta skulle inte bara lägga till 5 dagar i schemat eftersom det skulle driva ut en annan uppgift och flytta det på en tidsram där nyckelresursen är på semester. Den uppgiften skulle också behöva flyttas, så totalt sett skulle denna förändring lägga 8 dagar till schemat. Det skulle kosta $ 5k att göra, och de extra 8 dagarna driver oss till en annan månad med leverantörskontraktet, så det finns kostnader att överväga där också. Kvaliteten förblir densamma, men räckvidden ändras för att införliva den nya förändringen.

All relevant dokumentation behöver uppdateras, inklusive projektplanen och träningshandböckerna, som redan har startats.

Så i den stora bilden har en enkel 5-dagars förändring rungande effekter. Det är viktigt att överväga alla relevanta faktorer innan du fattar ett genomförandebeslut, eftersom den fullständiga bilden kan ändra resultatet.

Förbered och presentera rekommendationer

Beväpnad med en förståelse för den fulla effekten av den begärda förändringen eller förändringarna, presentera dina rekommendationer angående överföringens lönsamhet.

I vissa fall kommer förändringar inte att genomföras eftersom den uppfattade förmånen blir mindre än kostnaden. I andra fall kan tillräcklig nytta uppnås för att kompensera kostnaden för att göra det extra arbetet. Andra fall kommer ändå att visa att förändringar är oundvikliga och bortom din kontroll, oavsett negativ effekt, som härrör från regler eller överensstämmelsesproblem eller interna frågor, såsom organisatorisk omstrukturering.

Beslutet

För små förändringar som faller inom din behörighetsgräns ligger beslutet om att acceptera eller avvisa ändringar hos dig (med rätt inmatning från laget). Allt större bör godkännas av projektsponsor eller projektstyrelse. Villkor för vad som faller under vilken kategori är allmänt spelt ut tydligt i början av något projekt.

Oavsett resultatet är det viktigt att hålla alla inblandade i processen uppskattade. Främmande teammedlemmar på något sätt i utvecklingen kan kosta integriteten för hela projektet och eventuella framtida samarbeten också.

Ändra hanteringsverktyg

Ett antal verktyg för förändringshantering har utvecklats för att göra denna process enklare och mer strömlinjeformad. Centralt i varje verktygslåda för förändringshantering bör vara:

• En checklista eller processkarta som går intressenter genom de korrekta åtgärderna för att höja en förändring av projektets omfattning
• En formulär för ändringsformulär för malländring (Notera: Om dina projekt fungerar online från ett automatiserat arbetsflöde är det en bra idé att få denna blankett i din dokuments lista)

Utveckla en ansökningsformulär för projektändring

Ansökningsformuläret för projektändring ska innehålla:

• Namnet på den person som begär ändringen ("begäraren").
• En unik identifierare, som ett förändringsnummer (du kan lägga till det själv senare då det är osannolikt att någon av de personer som höjer förfrågan och använder formuläret vet vad som ska skrivas in här).
• En beskrivning av den föreslagna ändringen, med så mycket detaljer som möjligt.
• Kategorin av förändringen. Ideellt bör förfrågare kunna välja mellan en prepopulated denna sektion så att de bara måste kryssa i rutan. Det här är ett bra ställe att notera om en ändringsförfrågan är i förhållande till regelverk eller intern överensstämmelse. Om det är (verkligen) kan du kringgå en hel del planerings- och utvärderingssteg och helt enkelt ta itu med det.
• "Varför" av förändringen. Vad är berättigandet för att genomföra det? Varför vill efterfrågan ha det?
• Potentiell påverkan av den föreslagna förändringen till olika delar av projektet, inklusive tid, kostnad, kvalitet, omfattning. Förfrågaren kanske inte har alla detaljer, så det kan behöva din hjälp att fylla i dessa ämnen genom ändringsbedömningssteget. Det minsta du letar efter vid denna tidpunkt är för att klargöra om det kan öka, minska eller ändra befintliga projektparametrar.

Ändra förfrågningsformulär ska avrundas med plats för detaljer för att du ska kunna fylla i eftersom förändring diskuteras ytterligare. En mall bör också innehålla utrymme för:

• Ändra beslut: Acceptera, Avvisa eller Fresta
• Namn på person som fattar beslutet (eller gruppen) plus det datum då beslutet fattades och eventuella ytterligare kommentarer.

Ändringar och projektomfattningshantering

Projektomfattningshantering är processen som filtrerar och fördjupar skillnaderna mellan vad som är nödvändigt för att framgångsrikt genomföra ett projekt och vad som inte är det. När projektändringsförfrågningar tas emot, är det nödvändigt att överväga hur dessa förändringar kan påverka projektet övergripande. Din förändringshanteringsprocess hjälper dig att förfina och definiera inom ramen för varför en förändring är eller inte är praktisk eller nödvändig.

En guide till projektledningens kunskapsorgan (PMBOK Guide) - Femte upplagans projekt om förändringshantering är värt att nämna eftersom det inte är så intuitivt som du kanske tror. "PMBOK Guide" innehåller utmärkta riktlinjer för start i form av en process som heter "Control Scope" i avsnittet Projektomfattningshantering. Ändringshanteringsprocessen på projekt behöver emellertid hanteras på ett mer integrerat sätt, vilket återspeglas i texten. Användare av "PMBOK Guide" bör också hänvisa till Perform Integrated Change Control-processen eftersom det tydligt visar hur allt knyts samman i det större landskapet.

För att bli PMP är det viktigt att förstå hur "PMBOK Guide" omfattar förändringshantering, eftersom det kommer att vara en del av din undersökning. Men kom ihåg att förändringshanteringsprocessen du faktiskt ska använda på projekt behöver integreras, lätt att följa och praktiskt.

Ledande ditt team genom förändringsprocessen

Projektteamet är avgörande för framgången för något projekt, så det hjälper till att få dem aktivt engagerade när man hanterar förändringar i processen.

Här är 5 sätt att du kan hjälpa ditt team att snabbt komma överens om processen för förändring av projektet:

1. Var öppen om förändringar. Låt ditt team veta att förändring på projekt förväntas.

2. Var öppen om processen. Den förändringshanteringsprocess som diskuteras här kommer inte naturligt för alla. De flesta lagmedlemmarna vet inte vad som förväntas av dem tills de har fått råd. Ställ in en briefing för att gå igenom processen med dem, och låta var och en veta vad hans eller hennes roll i dess genomförande.

3. Gör det enkelt. Projektbyte är ofta i bästa fall kontrollerad kaos. Stegen du tar för att lyckas navigera den definierar din mettle som en projektledare. Ditt lag kan hitta förändringar som är oroliga - särskilt stora eller de som bakåtlönar beslut som man tänkt sig lösa och hur långt det är möjligt att tänka sig. Schemat är fel, budgeten kan vara annorlunda, kraven är verkligen olika.

Ditt team ser till dig för vägledning och stabilisering. Gör processen så enkelt som möjligt för dem.

4. Var där för att hjälpa. Ett nytt sätt att arbeta tar tid att integrera framgångsrikt. Om du tidigare har hanterat projektändring på ett informellt sätt (eller inte alls) kan det ta ett tag att byta till en formell process för att bli "hur vi gör saker här". Låt laget veta att du är där för att hjälpa dem om de behöver springa något förbi dig.

5. Var inte rädd för att säga nej. Inte alla ändringar är förnuftiga förslag. Låt ditt team veta att om de känner starkt om en förändring inte är den rätta för projektet vid denna tidpunkt kommer du att stå vid dem i den konversationen med förändringsförfrågaren.

Att misslyckas med att hantera förändring effektivt är chef bland de sätt som ett projekt kan bli fullständigt avsparkat, så se upp. Beväpnad med rätt information och processer kan projektändringar hanteras på ett kontrollerat, smart och fördelaktigt sätt för alla inblandade.