11 tricks för att spara pengar på papper och utskrift

01 Lär känna skrivaren

Lär dig hur du använder din skrivare mer effektivt för att spara papper. Innan du skriver ut väljer du "förhandsgranskning" för att kontrollera om en rad kommer att orsaka att en annan hel sida ska skrivas ut.

Slå inte bara blint på OK när dialogrutan Skriv ut visas. Minska utskriftsområdet till bara de sidor du behöver. Du kan också markera endast texten du behöver och välj "utskriftsval". Detta är särskilt användbart när du skriver ut från webbplatser eftersom du kan eliminera annonserna.

Om du har problem med att skriva ut, raderar du skrivarkön när du har åtgärdat problemet. På så sätt kommer din skrivare inte att spita ut de sex försök du gjorde innan du kom fram att du var ute av papper!

02 Använd en Tablet eller E-Reader

Om du skriver ut dokument eftersom det är lättare eller bekvämare att läsa dem på språng, bör du överväga att investera i en surfplatta eller e-läsare. Du kan använda dem för att läsa Word-dokument och PDF-filer och till och med göra anteckningar i dem i många fall.

03 Ta noteringar, skärmdumpar och bokmärken till webbsidor

När du tittar på en webbplats, skriv ner information istället för att skriva ut en hel sida bara för ett telefonnummer eller en adress. Du kan också kopiera och klistra in information i ett Word-dokument eller annan organisationsprogramvara. Eller, om det är något du vill behålla för framtida referens, helt enkelt bokmärke det.

04 Proofread försiktigt

Var noga med att kolla ditt arbete innan du trycker på utskrift. Om du hittar ett misstag, slå avbryt snabbt, så du har bara en felaktig sida. Om hela dokumentet skrivs ut innan du hittar felet skriver du om sidan med felet om möjligt.

05 Skicka elektroniska fakturor till kunder

Att skicka elektroniska fakturor sparar pengar på porto, men skriver inte ut en kopia för dina poster, heller. Fil dem elektroniskt på datorn och var säker på att säkerhetskopiera dina poster. Medan du är på det, begära papperslösa uttalanden för dina räkningar för att göra ditt kontor så pappersfritt som möjligt.

06 Dela dokument online med gratis online kontorsverktyg

Använd dessa kostnadsfria kontorsverktyg för att skicka och ta emot dokument via webben. Dessa kan laddas ner och arkiveras på din hårddisk eller kvar på nätet så att du och dina kunder eller medarbetare kan göra förändringar utan att någonsin ha använt ett papper.

07 Skriv ut på båda sidor av papperet

Det kan innebära att du ställer in ett dubbelsidigt utskriftsjobb - kallas ibland dubbelsidig utskrift. Det kan också innebära att ett nytt utskriftsjobb läggs på baksidan av det gamla papperet. Fyll pappersfacket med gamla felaktiga utskrifter. När det är klart att du skriver ut, vänd ditt dokument över till fel sida och markera en linje genom det, så att du i framtiden inte kommer att slösa bort tid på att läsa på fel sida.

Medan du inte vill använda denna teknik för något du skickar ut till kunder, fungerar det bra för interna dokument.

08 Återanvänd gammal papper

Återanvänd papper om möjligt. Du kan inte bara skriva ut på baksidan, som förklarats ovan, men du kan använda den i många andra syften:

• Klipp den i halva för att göra skrotpapper för listor. Klippning det hindrar det att blandas med aktuella dokument, men du kan också bara markera en rad genom den.
• Häfta den ihop för att bilda skivpapper.
• Ge det till dina barn för att rita eller repa papper för mattehjälp.
• Torka det för att göra förpackningsmaterial.
• Om du använder elektroniska fakturor, spara de returkuvert som finns i dina räkningar och använd dem för att skicka in barnens lunchpengar eller till organiserade små föremål.

09 Justera dina marginaler

Använd smalare marginaler, mindre teckensnitt och närmare linjeavstånd för att få mer till en sida. Längs samma linjer är ett tips för att spara på bläckpatroner för skrivare att använda "utkast" kvalitetsinställningen eller gråskalan vid utskrift.

10 Använd e-post mer; Skriv ut det mindre.

Att skriva effektiv e-post är en viktig färdighet för en telekommutör, men ett bra arkivsystem för e-post är nästan lika viktigt. Om du skickar in och säkerhetskopierat på din hårddisk eller online, kommer e-postmeddelanden mycket sällan att behöva skrivas ut. Ställ in mappar i din e-postklient och få ditt mail automatiskt sorterat. Du sparar inte bara papper; du sparar tid också.

11 Sätt din faxmaskin i vila

Skicka och ta emot dokument som PDF-filer i stället för att faxa. Kvaliteten är bättre, och det är lättare, särskilt om du inte har en andra rad för faxet. Om du har en andra rad, kan du bli av med den månadsräkningen.