Du kan förbättra Exit Interview Participation Rates

Exitintervjuer är ett av de bästa sätten att få sant och ärlig feedback från anställda. Nackdelen är att det tar lite tid att bygga upp en betydande mängd data från utgångsintervjuer. Att öka din deltagandegrad kan dock hjälpa dig att få större mängder användbar information snabbare från dina intervjuer.

Vad anses vara en bra delaktighet för utgångsintervjuer

Forskning visar att den genomsnittliga svarsfrekvensen för intervjuer mellan papper och penna är ungefär 30-35 procent. Det innebär att ett företag med 2000 anställda och en omsättningshastighet på 15 procent skulle räkna med att få cirka 100 avslutade intervjuer per år. På denna deltagande nivå får organisationen återkopplingsreaktion från bara 5 procent av den totala medarbetarbefolkningen.

Med bara en liten extra insats borde du kunna dubbla den svarsfrekvensen. 65 procent eller bättre är ett bra mål för avslutande intervju deltagande. Du kan åstadkomma detta med intervjuer mellan papper och penna, webbbaserade onlineavslutningsintervjuer och telefonavslutningsintervjuer.

Mät din deltagande i utgångsintervju

För att mäta din svarsfrekvens dividerar du antalet avslutade intervjuer med antalet anställda från vilka du begärde en utgående intervju. Idealt sett bör det andra numret motsvara det totala antalet uppsägningar men av praktiska skäl är det i allmänhet inte fallet.

Om du till exempel har 125 avslutade intervjuer med utgångspunkt från 300 personer som du bad om att slutföra en avslutningsintervju, är din deltagande 125/300 vilket motsvarar.416 eller 41,6 procent.

Det är viktigt att se till att du har en bra metod för att spåra den här typen av deltagande. På ett minimum vill du spåra deltagandegraden i början av ett förbättringsprojekt och sedan periodiskt därefter.

Ett idealiskt scenario är att hålla ett löpande medelvärde som du kan referera regelbundet till. Det här realtidsnumret omedelbart varnar dig för en nedgång (eller ökning) i arbetstagarnas deltagande i utgångsintervjuer. Ett onlineavslutningsinterviewshanteringssystem ska göra det automatiskt för dig.

Stora företag kanske vill spåra delaktighet separat för dotterbolag, stora divisioner eller geografiska regioner. Små och medelstora företag kan generellt dra nytta av en total deltagande för organisationen.

Om du bestämmer att din deltagandesats i utgångsintervjuer kan bli bättre, är nästa steg att analysera din nuvarande intervjuprocess. De två viktigaste områdena för granskning är:

1. Varför väljer anställda att inte slutföra utgångsintervjuet?
2. Finns det logistiska problem som hindrar personal från att få informationen till anställda på ett tidigt och effektivt sätt?

Anställda slutar inte sin utgångsintervju

Några av anledningarna till att anställda väljer att inte slutföra intervjuer är:

• Utgångsintervjuen är för lång.
• Utgångsintervjufrågorna är förvirrande eller personligt invasiva.
• Arbetstagaren tror inte att utgångsintervju kommer att läsas eller göra skillnad.
• Medarbetaren är rädd för konsekvenser.
• Medarbetaren är arg på företaget.
• Arbetstagaren förutser eller glömmer.
• Processen är svår eller obekväm.

Om du använder en avslutningsintervjuundersökning med betygsatta frågor, handlar 35-60 frågor om rätt undersökningslängd. Mer än 60 frågor börjar känna sig långa och obehagliga för arbetstagaren. Om du överstiger 70 frågor, bör du vara förberedd för ett högre antal ofullbordade avslutningsintervjuer.

Granska dina avslutningsintervjufrågor för enkelhet. Sätt dig i arbetstagarens skor och fråga dig själv hur du känner att du svarar på frågorna. Undvik mycket avgångsintervjufrågor som ber om känslor och känslor.

Många anställda stämmer inte överens med sina känslor (eller om de är de kanske inte vill dela dem med dig). Det är mycket lättare för en anställd att bedöma effektiviteten i en process i stället för hur de känner till processen.

Avsluta intervjuåterkoppling ignorerad

Anställda kommer inte att slutföra sina intervjuer om de anser att den feedback de lämnar inte kommer att läsas eller kommer att ignoreras omedelbart. Det är viktigt att låta anställda veta att du värdesätter deras feedback. När du gör förbättringar baserat på förslag från avslutningsintervjuer, var inte rädd för att berätta för anställda där tanken kom ifrån.

Med tiden kommer anställda att lära sig att du lyssnar. När detta blir en del av företagskulturen kan du vara säker på massor av öppna och ärliga idéer, förslag och kritik.

Betänkanden från ärlig feedback

Också vara tydlig med anställda att ärlig feedback inte kommer att leda till återverkningar. Uttalanden som gjordes i en utgångssamtal bör aldrig användas för att förhindra framtida berättigande att återanvändas.

Det finns många förmodade experter som berättar för anställda att de inte är ärliga på sin avslutningsintervju eller att inte slutföra en alls. De hävdar att företag använder denna information mot de anställda. Human Resource Professionals vet att detta är nonsens, men de måste fortfarande slåss mot den här ogrundade uppfattningen.

Angry Employee Feedback

Anställda som är arg på företaget kan känna att de inte vill hjälpa till genom att delta i utgångsintervju. Du kan uppmuntra dessa anställda att utmana sin ilska i utgångsintervjuen. Många av dessa arga medarbetare är stolta över chansen att få sin röst hörd - särskilt om de vet att det kommer att höras av ledningen.

En ren och förenklad process är också viktig. Oavsett om det är webbaserat eller papper och penna, bör utgåvaintervjuformuläret läggas ut snyggt med en intuitiv och lättförståelig enkät.

Logistiska problem är det andra viktiga området för granskning i din avslutande intervjuprocess. Det finns generellt svaga länkar i vilken process som helst och utgångsintervjuer är inget undantag. Din undersökning ska omfatta hela kedjan av händelser som börjar när en anställd meddelar och slutar när arbetstagaren lämnar utgångsintervju.

Granska din Exit Interview Process

Du kan börja granska din avslutande intervjuprocess genom att ta reda på följande information.

• Hur informerar anställda i allmänhet om deras avsikt att säga upp?
• Vem är den första personen som anmälts och hur mycket meddelande får vanligtvis?
• Vem säger division Human Resources och hur? Hur snart efter att arbetstagaren meddelat är HR anmäld? Vem i HR anmäls först?
• Vem ansvarar för att inleda utgångsintervju? När är den här personen eller personalen underrättad om anställdas uppsägning?
• Hur informeras medarbetaren om utgångsintervju? Av vem? Vilken metod? När?
• Finns det tydligt ägande i Human Resources av utgångsintervju processen? Får de som är involverade i processen förstå vikten och brådskan av utgångsintervjuerna?
• Vad berättas arbetstagaren om utgångsintervju? På vilka sätt uppmuntras de att slutföra utgångsintervjuen? Är anställda berättade mer än en gång och på mer än ett sätt?
• Är avslutningsintervju lätt att slutföra?
• När och var ska medarbetaren slutföra utgångsintervjuet? Finns det lätt tillgång till nödvändiga resurser?
• Har medarbetaren privatliv att fylla i utgångsintervjuen om de slutför det på jobbet?
• Är chefer och chefer som stödjer utgångsprocessen? Är de rädda för att få negativ feedback från anställda? Är du beroende av rädda handledare att vidarebefordra information om utgångsintervju till anställda?
• Är det enkelt för anställda att lämna in sina intervjuer?

Granska alla ovanstående granskningsfrågor och kolla på din avslutande intervjuprocess. Bestäm vad du kan göra för att förbättra var och en av dessa områden. När du har avslutat din recension kan du börja omedelbart göra förbättringar.

Uppmätta din Exit-intervjuprocess

Några av de förändringar som du gör kommer att ge en märkbar förbättring av deltagandet mycket snabbt. Andra kommer att kräva mer tid för att effektivt genomgå företagskulturen.

Uppmätta dina deltagande på tre månader, sex månader, nio månader och tolv månader. Med tolvmånadersmarkeringen borde du räkna med att du ser en dramatisk förbättring av dina intervjuintervjuer. Det innebär att du kommer att få mer data som kan användas för att begränsa omsättningen och öka medarbetarnas behållning.

Slutsats

Du kan öka värdet av dina intervjuer avsevärt genom att öka antalet avslutande anställda som deltar i utgångsintervju processen. Genom att granska och förbättra både innehållet och strukturen i utgångsintervjuen, tillsammans med dina egna interna processer, kan du ge en betydande ökning av dina deltagandesatser.

Slutligen överväg möjligheten att en faktisk personlig intervju med en HR-anställd kanske inte bara förbättrar dina deltagandesatser utan ger bättre information. Du kan inte underskatta värdet av uppföljningsfrågan.

--------------------------------------------

Beth Carvin är VD för Nobscot Corporation med bakgrund i näringsliv, entreprenörskap, personal, rekrytering, försäljning och affärsutveckling.