Så här formaterar du din kontaktinformation i en omslagstavla

När du skriver ett brev eller skickar ett e-postmeddelande som innehåller ett brevbrev måste du ange dina kontaktuppgifter i ett tydligt och lättläsbart format. Det verkar enkelt, men det är viktigt att göra det ordentligt.

Ange det bästa sättet att nå dig

Din kontaktinformation kommer att innehålla din gatuadress, telefonnummer och e-post, men ditt brev ska ange det snabbaste sättet att kontakta dig. Om du skickar ett pappersbrev, kan du till exempel skriva "Du kan nå mig under öppettiderna på telefonnumret ovan." Eller i ett e-postmeddelande, lägg till den här sista meningen: "Jag ser fram emot att höra från du. Min e-postadress och telefonnummer är med min underskrift nedan. " Du har just gjort det enklare för mottagaren att nå dig.

I utskrift: Lägg kontaktinformation högst upp

När du skriver ett försäkringsbrev för att skriva ut och maila, eller posta på en arbetsstyrelse, ska den övre delen innehålla information om hur den potentiella arbetsgivaren kan kontakta dig.

Ange din kontaktinformation längst upp till vänster. Använd enkelavstånd och konsekvent typsnitt och formatera det som ett informationsblock. Inkludera din fullständiga adress, ditt telefonnummer och din e-postadress.

Lämna ett mellanslag, lägg till datumet och ange mottagarens namn och adress, enkeltavstånd. Inkludera namn och titel på personen du skickar brevet till och organisationsnamnet.

Det är smart att använda namnet på den person som får brevet. Om du måste, kolla företagets webbplats eller LinkedIn för att ta reda på avdelningschefens namn. När du är i tvivel, ring företagets huvudlinje och fråga receptionisten.

Om du inte kan bestämma kontaktens namn, använd namnet på avdelningen i kontaktuppgifterna.

Här är ett exempel på kontaktinformation för en sökande och det adresserade företaget.

Kontaktinformation för en sökande och företaget adresserat

Ditt namn

Din adress

Din stad, stat och postnummer

Ditt telefonnummer

Din e-postadress

Datum

Namn på mottagare

Mottagarens namn

Företag

Adress

Stad, Stat och Postnummer

Om du inkluderar din e-postinformation ska du kolla in din inkorg ofta så att du snabbt kan svara på kontakter.

I Email: Kontakter Gå längst ner

Standard affärsstil för e-postkommunikation är annorlunda, eftersom skärmstorleken kanske inte tillåter en snabb ögonsökning av den fullständiga texten på samma sätt som ett papper gör. Istället för att ange dina kontaktuppgifter högst, inkludera den i din signatur. Ta inte med arbetsgivarens kontaktuppgifter.

Din signatur kan utelämna din gatuadress om du föredrar det. Annars, ge bara ditt namn, e-postadress och telefonnummer. Du kan också inkludera relevanta länkar till ditt sociala fotavtryck, till exempel din LinkedIn-profil eller företagswebbplats. Dessa kan lägga till ytterligare information och ange din karaktär i ditt yrke.

Här är exempel på e-signaturer:

Epostsignatur

Ditt namn

Din e-postadress

Ditt telefonnummer

LinkedIn profil (eller annan relevant webbadress)

En liten grafik kan vara acceptabel i din signatur, till exempel en skriftlig signatur under texten. Men bli inte borttagen. Håll det enkelt och professionellt.

Spara mallarna

Det är bäst att använda samma grundläggande format varje gång för att dela dina kontaktuppgifter i ett brev eller via e-post. Spara ett exempel på varje och klippa och klistra in efter behov, så att du aldrig gör ett typfel eller lämnar någonting ur ett viktigt meddelande.