Executive Assistant Jobbbeskrivning: Lön, kompetens och mer

Verkställande assistenter liknar administrativa assistenter eller sekreterare genom att de alla stöder någon annans arbete - vanligtvis en verkställande-vid hantering eller övervakning av arbetsuppgifter. Skillnaden är att en verkställande biträdande är en ledande tjänsteman som är anställd till en toppledare. Det handlar om att övervaka och utbilda annan kontorspersonal samt att ta itu med uppgifter som kan ha en dramatisk inverkan på företagets framgång.

Executive Assistant Plikt och ansvar

Detta jobb kräver generellt förmågan att göra följande arbete:

• Redovisning / bokföring
• Kalenderhantering
• Klientrelationer
• Design och underhålla ett arkivsystem
• Organisera möten
• Håll rekord
• Ordna reseplaner
• Skriver
• Evenemangsplanering
• Förbered rapporter
• Bearbetningskostnadsrapporter
• Ta mötesminuter

Executive assistentuppgifter inkluderar samma uppgifter som utförs av administrativa assistenter: att göra och ta emot telefonsamtal; skicka meddelanden, e-postmeddelanden och brev på uppdragsförarens vägnar tar emot besökare hantering schemaläggning; och mer. De agerar också som portvaktare, fattar beslut om vem som får tillgång till verkställande direktören och vilken information verkställande direktören får.

De genomför ofta forskning och utarbetar rapporter som påverkar företagspolitiken. Dessa ansvarsområden innebär att verkställande assistenter måste förstå deras arbetsgivares arbete ordentligt. Som ett resultat kan dessa arbetare också fungera som en förbindelse mellan verkställande och övriga tjänstemän.

Executive Assistant Lön

Executive assistenter tjänat en median årslön på 59.340 dollar år 2018, vilket sätter dem på utsidan av de högsta 10% av de anställda bland alla sekreterare och administrativa assistenter:

• Median årlig lön: $ 38.880 ($ 18.69 / hour)
• Topp 10% årlig lön: $ 64,230 ($ 30,88 / timme)
• Botten 10% årlig lön: $ 24,690 ($ 11,87 / timme)

Källa: U.S. Bureau of Labor Statistics, 2018

Utbildning, utbildning och certifiering

Det finns få pedagogiska krav att komma igång som sekreterare, men att nå en ställning som en verkställande assistent kommer vanligen bara efter flera års erfarenhet.

• Utbildning: En högskoleexamen är tillräcklig för de flesta jobb på grundnivå, men de med associerad eller kandidatexamen i affärsrelaterade områden kommer att vara mer marknadsförbara.
• certifiering: Ingen behöver certifieras för att vara en verkställande assistent, men det finns certifieringar tillgängliga via online kurser för de flesta program som kräver kompetens. Sådana certifieringar kan göra jobbet kandidat mer tilltalande.
• Träning: Erfarenhet och förtroende är uppnått genom att göra jobbet, utbildningsassistenter har i allmänhet bevisat sig över en längre tid.

Executive Assistant Färdigheter & Kompetenser

Skrivning, arkivering och andra färdigheter är viktiga, men de bästa verkställande assistenterna har ofta starka personligheter som uppvisas genom flera fördelaktiga mjuka färdigheter:

• Kommunikationsfärdigheter: Executive assistenter tjänar ofta som gatekeeper, bestämmer vilka meddelanden och vilka besökare eller uppringare som behöver gå direkt till sin arbetsgivare och som behöver omdirigeras eller hanteras på annat sätt. Detta innebär möjligheten att snabbt samla information från den krävande tiden från sin chef.
• Tidsplanering: Den som hanterar en andras tid, som ledande assistenter gör ofta för sina chefer, måste också vara bra på att hantera sin egen tid.
• Trovärdighet: Executiveassistenter har ofta tillgång till känslig information, och de chefer som de arbetar för måste lita på dem helt för att de ska vara så effektiva som möjligt i sina jobb.

• Göra flera saker samtidigt: Executive assistenter hanterar regelbundet mer än en uppgift i taget samtidigt som de håller flikar på sina chefers scheman och håller dem på rätt spår.

Job Outlook

Arbetsmöjligheter för verkställande sekreterare och administrativa assistenter förväntas minska med cirka 17% under årtiondet som slutar år 2026, enligt U.S. Bureau of Labor Statistics. Detta är betydligt sämre än tillväxten på 7% för alla yrken och betydligt sämre än 5% nedgången för alla sekreterare och assistenter.

Nedgången hänför sig till ökningen av antalet chefer i en organisation som delar en assistent. Detta är mer möjligt eftersom mobil och annan elektronisk kommunikation har gjort det så att chefer är mer benägna att hantera sin egen korrespondens och schemaläggning.

Arbetsmiljö

Executive assistenter arbetar vanligtvis i en kontorsinställning och interagerar med besökare, uppringare och andra chefer förutom sina egna chefer. Arbetet kan vara snabbt och krävande, och gatekeeperrollen kräver ibland utbildningsassistenter att säga nej till personer som inte vill ta nej till ett svar.

Arbetsschema

Timmar följer ofta typiska för en typisk arbetsvecka. Emellertid förväntar sig chefer som jobbar sent ibland att deras verkställande assistenter också är tillgängliga efter timmar.

Hur man får jobbet

TILLÄMPA

Ansök direkt med företag eller granska öppningar på webbplatser som Indeed, Monster och Glassdoor.

Referenser

Var beredd på personer som kan intyga din trovärdighet och pålitlighet - viktiga drag för en assistent.

Jämförande liknande jobb

Människor som är intresserade av att arbeta som verkställande assistent kan också överväga en av följande karriärvägar, listade med medianårslön:

• Ekonomiassistent: $40,240
• Rättskorrespondent: $57,150
• Finansiell kontorist: $39,570

Källa: U.S. Bureau of Labor Statistics, 2018