Undersökning är det andra steget i att hantera förändring

Du eller en undergrupp av dina anställda har genomfört de åtgärder som rekommenderas vid det första steget i hanteringen av förändring, initiering och har bestämt den allmänna riktningen för önskade förändringar och de första stegen i att göra dem hända.

Under det andra steget i hanteringen av förändring, undersökning, undersöker medarbetarna de önskade förändringarna, förgreningarna av förändringarna och de åtgärder som krävs för att hantera förändringarna inom din organisation.

I undersökningsfasen samlar förändringsagenterna (eller gruppen anställda som leder förändringsinsatsen) information om problemet och eventuella förbättringar eller lösningar. De klargör sin vision för framtiden efter förändringarna har genomförts. Efter avslutad utredningsfas bör deltagarna i förändringen känna till svaren på följande:

• Utsträckning och inverkan av prestanda luckor eller problem i förhållande till önskad prestanda.
• Huruvida organisationen är sannolikt att uppnå önskad prestanda som ett resultat av förändringsalternativen.
• Information om alternativ för att stänga klyftan, inklusive modifikationer av nuvarande system och ny teknik, processer och system.
• Oavsett om identifierade lösningar löser problemet eller förbättrar systemet.
• Om det behövs externa källor för att hjälpa till med planeringen och genomförandet av de identifierade förändringarna.

Under utredningsfasen ska anställda som leder och stöder de föreslagna ändringarna engagera sig i dessa aktiviteter.

• Delta i konferenser, mässor, seminarier och klasser för att utforska specifika alternativ och alternativ i djupet.
• Delta i användargrupper eller besök andra organisationer som redan har genomfört hela eller en del av din planerade lösning eller förbättring.
• Bjud leverantörer att diskutera sina potentiella lösningar och produkter på djupet.
• Fortsätt läsa om och granska specifik teknik eller systemlösningar.
• Bedöm effekten av eventuella förändringar i din organisation.
• Välj ett utvärderingsteam för att identifiera specifika krav eller kriterier för förändring, förbättring eller lösningar.

Ytterligare steg under undersökningsfasen

Flera ytterligare åtgärder hos de anställda som vill genomföra en förändring bör ske vid undersökningsskedet för att hantera förändringar. De anställda behöver vid bedömningen av organisationens beredskap för förändring. De måste också identifiera och överväga de krafter som kommer att hjälpa dem att driva de förändringar och krafter som kommer att hindra laget från att göra förändringar.

Organisatorisk beredskap för förändring

Under utredningsfasen måste förändringsagenter eller anställda som stöder och leder förändringen bestämma hur klar din organisation är för förändring. Organisatorisk beredskap för förändring bestäms informellt genom konversationer, observera beteende, gå på kulturvandringar och bedöma i vilken grad anställda är frustrerade över det nuvarande systemet eller sätt att göra saker.

Instrument finns också att köpa för att ytterligare bedöma din organisations beredskap för förändring eller elasticitet, som vissa forskare definierar denna egenskap.

Använda Force Field Analysis

Kurt Lewin föreslog att organisatoriskt beteende är resultatet av en utarbetad uppsättning krafter som handlar om en organisation. Några av dessa krafter är interna; andra är externa. Några av krafterna driver den önskade förändringen och några av krafterna agerar mot förändringen.

För förändringar i en organisation ska det ske en obalans mellan drivkrafterna och fasthållningskrafterna. Det här kallas upptining organisationen. Det förekommer på tre sätt:

• Öka drivkrafterna.
• Minska fasthållningskrafterna.
• Minska fasthållningskrafterna och öka drivkrafterna.

Ofta är denna första fas av förändring det svåraste. Det är svårt att låta gamla och bekväma sätt att göra saker. Efter oupplösning blir dock förändring möjlig.

Att analysera drivkrafterna och försöka minimera krafterna kräver mycket samtal på alla nivåer i en organisation. Ofta, när ledande ledare försöker genomföra förändring, finner de att deras största fasthållande kraft är medlemmar i deras mellanledningsgrupp.

Således måste du investera betydande ansträngningar vid utredningssteget för förändringshantering, genom att hjälpa alla nivåer i organisationen att se vad som finns i det för att de ska stödja och gå vidare med de önskade förändringarna. På det här sättet minimerar du motståndet som kan undergräva alla ansträngningar att göra förändringar.

Se scenerna i Change Management.

Mer relaterat till Change Management

• Kommunikation i Change Management
• Ändra Management Lessons Om anställdas engagemang
• Bygg support för effektiv förändringshantering
• Ändra ledningstips
• Ändra Management Wisdom