Använda milstolpar i projektledning

Ett av de definierande egenskaperna hos ett projekt är att det varar under en bestämd tidsperiod. Det kan vara allt från några veckor till flera år, och i vissa fall, för stora byggprojekt eller offentliga verk, årtionden.

För att spåra framsteg på vägen och säkerställa att nyckelleveranserna uppnås enligt tidslinjen använder projektledare milstolpar.

En milstolpe i projektet är en uppgift med en nolltid som innebär prestation i projektet. De används som ett sätt att visa framåtriktad rörelse och framsteg och visa folk vad som händer, även om de inte har detaljerad kunskap om de uppgifter som är inblandade för att komma dit. I det avseendet är de mycket användbara för intressentkommunikation och inställning av förväntningar.

När ska man använda projektets milstolpar

Milstolpar i projektledning används för att markera:

• Början av betydande faser av arbetet
• Slutet på betydande faser av arbetet
• Tidsgränser
• När ett viktigt beslut fattas
• Andra fasta poäng i tid som behöver ringer ut specifikt

Hur ofta lägger milstolpar i din plan

En utbildning kan rekommendera att lägga milstolpar i din plan ungefär en gång i månaden.Det här är bra och en bra tumregel, men du måste använda din professionella bedömning. Några månader kan ha mycket aktivitet med viktiga möten som markeras som milstolpar, beslut fattas och nedläggning av en fas och början på en annan.

I andra månader kan du vara fokuserad på utförande, med mycket lite, om något, att du kan hänga en milstolpe på.

För rapporteringsändamål är det användbart att skapa en anledning att ha en milstolpe minst en gång i varje rapporteringsperiod.

Hur milstolpar är representerade på din Gantt-diagram

Milstolpar är en av komponenterna i ett Gantt-diagram och visas på diagrammet som en diamant. De visas inte som en vanlig uppgift eftersom de har en varaktighet på noll: med andra ord tar de inte upp någon tid. För planering på ett Gantt-diagram händer de bara.

Om du inte använder Gantt-diagram, kan du fortfarande använda milstolpar. Här är 5 alternativ till Gantt-diagram: du kan fortfarande införliva milstolpar i din plan med dessa.

Om du vill hålla dig personligen organiserad och din programhanteringsprogramvara inte är helt integrerad i din kalender kan du kopiera och klistra in nyckeldatum i din dagbok. Beroende på hur du gillar att arbeta, kan det här påminna dig om vad som ska komma upp.

Hur man heter milstolpar

Milstolpar bör ha en tydlig beskrivning av ditt projektschema, men inte en som innebär att de är en uppgift. Så de borde inte kallas "Få överenskommelse att gå in i fas 2" men "fas 2 börjar". Om du vill återspegla ansträngningarna för att få överenskommelse att gå in i fas 2, lägg sedan till en uppgift strax före milstolpen för att täcka den.

Milstolpar bör beskriva tidpunkten som de representerar så här:

• Testfasen slutförd
• PID godkänd
• Kontrakt undertecknat

Många projektledare väljer att numrera sina milstolpar för enkel referens. Om du använder en arbetsfördelningsstruktur kan du använda numreringen från det. Annars är det bra att använda M1, M2 och så vidare för att klargöra vad du hänvisar till. En tydlig namngivningsstruktur blir viktigare eftersom antalet milstolpar ökar, så tänk på hur du ska göra detta om ditt projekt går över flera månader.

Hur man får milstolpar undertecknade

Milstolpar utgör en del av ditt projektschema, så när ditt schema är baselined bör du överväga dina milstolpar undertecknade.

Om du behöver ändra datum för dina milstolpar, bör du använda ditt standardförändringsprocedur för att göra anpassningar till din plan. Det här kan vara lika enkelt som att chatta med din projektsponsor och låta dem veta varför datumen måste ändras, eller så formellt som att sätta ihop ett nytt rekommenderat schema och ta det till en planeringskommitté som har ratificerat.

Det är bäst att ta reda på vad din milstolpsavskrivningsprocess kommer att vara, om någon, innan du behöver använda den, så att du inte slösar någon gång när du måste göra en förändring.

Använda milstolpar för kommunikation

Milstolpar är användbara för kommunikation och rapportering eftersom de representerar minsta kontrollpunkter i planen. Med andra ord, om du tog ut alla andra uppgifter, kunde du fortfarande se vad som hände och behålla projektet framåt med bara milstolparna.

Du borde kunna dra ut milstolparna och lägga dem på en instrumentpanel eller projektrapport. De borde berätta projektets historia i tillräcklig detalj för att tillfredsställa de personer du rapporterar till, normalt din projektsponsor eller annan verkställande grupp som styrgruppen (eller projektstyrelsen). Varje månad eller vid den rapporteringsfrekvens du använder kan du visa vilka milstolpar som uppnåtts.

Rapportering mot milstolpar är ganska enkelt och görs ofta som ett bord. Du anger milstolpebeskrivningen, datumet för det och det nya prognosdatumet. När milstolpen uppnås och kan markeras som komplett, lägger du till det datumet också. Förhoppningsvis kommer det att vara detsamma som det prognostiserade datumet, men projekt fungerar inte alltid så.

En tabell som denna gör det uppenbart vad som har slutförts och vad som är enastående. Du kommer att kunna planera svaret på frågan "Varför slog vi inte den milstolpe?" Innan du går och träffar din sponsor eller skickar rapporten.

När din projektplan är väldigt lång och du har många milstolpar kan du lättare släppa av färdiga milstolpar varje rapporteringscykel. Ange bara de milstolpar som är kommande eller färdigställda den månaden: Nästa månad tar du av allt som slutfördes förra månaden, så du lägger inte ständigt till rapportens längd genom att berätta för personer om arbete som de redan vet är färdiga.

Milstolpar är ett mycket användbart verktyg för projektledning för planering, schemaläggning och rapportering och de är lätta att använda. Sätt lite i din nästa projektplan, spåra mot dem och du kommer att hitta dig själv, vilken frekvens som fungerar bäst för dig.

Som med allt i projektledning, använd dem flexibelt för att leverera det resultat du vill ha, med hjälp av dessa tips och riktlinjer för att informera dina egna beslut.