Projektstyrningsstrukturer

Vet du vilket projektstyrning är och hur ser det ut? Eller vad ska man göra om man arbetar i en miljö där den inte existerar? Låt oss börja med en definition.

Projektstyrning: en definition

"Governance" i projekthanteringsvillkor hänvisar till policyer, processer, standarder, förfaranden och riktlinjer som avgör hur projekt leder, körs och kontrolleras av din organisation.

Styrning kan vara omfattande och "tung" med mycket byråkrati, eller sketchy och "light" (i vilket fall det är troligen ineffektivt). Chefer bör sträva efter rätt styrning för sin miljö och kultur. Att se till att din styrningspolicy är lämplig för ändamål är en nyckelfaktor för att säkerställa att de är effektiva.

Styrning börjar på toppen. Företagskommittén bör vara engagerad i idén om gott styre och det faktum att projekten ska hanteras ordentligt inom specifika riktlinjer. Denna inställning och de förväntningar som förväntas kommer att filtrera ner till projektstyrelser och projektledare (och programlag, där dessa finns).

Varför Projektstyrning

Din projektsponsor och andra viktiga intressenter vill veta att du spenderar projektbudgeten på rätt sätt. De vill se att du följer dina projekts framsteg på ett effektivt sätt och träder in för att hantera projektrisken efter behov.

Men motiveringen till god förvaltning på projekt går längre än det.

Styrning krävs av kunder, särskilt de inom den offentliga sektorn. Regeringar och tillsynsmyndigheter frågar (och i vissa fall verkställer) vissa standarder för vissa projekt. Styrning är inte bara en intern fråga: många företag som är verksamma på regulerade marknader måste följa vägledning från extern lagstiftning, som Sarbanes-Oxley. Projektstyrning utgör en liten del av att kunna bevisa att ditt företag fungerar effektivt och inom de angivna riktlinjerna och reglerna för din bransch.

Projektstyrning hjälper dig också:

• Förbättra din avkastning på investeringar och spåra dessa investeringar effektivt
• Få inköp för projekt
• Undvik de gemensamma anledningarna till att projekten misslyckas
• Kommunicera mer effektivt
• Introducera standardisering över projekt, vilket gör det enklare att jämföra prestanda
• Minimera risken
• Utveckla och motivera personal i en strukturerad miljö

Vilken projektstyrning ser ut som

Så nu vet vi vad projektstyrning är, hur ser det ut på ett projekt? Här är de typer av aktiviteter som visar styrning i en projektmiljö:

• Det finns en disciplinerad livslängd för projektledning som innehåller definierade poäng för godkännande. Det här är punkter där projektets lönsamhet diskuteras och ett beslut fattas om huruvida man ska fortsätta med arbetet eller ej.
• Projekt har en tydlig affärssituation och affärssaker har tillräckligt med information för att ledningsgrupperna ska kunna fatta rätt beslut.
• Dessa beslut är tillräckligt dokumenterade och kommunicerade.
• Personer som arbetar med projekt har definierat roller och ansvar.
• Det finns en kultur av kontinuerligt lärande som gör det möjligt för projektteam att kontinuerligt förbättra och diskutera lärdomar i en skyllfri miljö.

• Det finns processer och förfaranden som gör det möjligt för projektteam att granska sitt projekt och att begära självständigt stöd om det behövs.
• Intressenterna är förlovade och de litar på processen.
• Projektlag består av individer som är erfarna och kvalificerade i relevanta roller.

Styrning av projekt är kopplad till styrningsstrukturerna i organisationen övergripande. Om du tror att huvudmålet med projektstyrning är att se till att projekten genomförs på rätt sätt kan du se hur det länkar till ekonomisk styrning på företagsnivå, företagsriskhantering och mer.

Projektstyrning ska passa in i dina nuvarande organisatoriska processer. Med andra ord, skapa inte en helt ny ekonomisk förvaltningsprocess när du redan har en som arbetar på andra områden! Använd det som för närvarande finns och tweak företagsprocesser för att göra dem lämpliga att använda i en projektmiljö.

5 fokusområden för projektstyrning

När du börjar titta på det kommer du att inse att projektstyrning är genomgripande genom alla delar av projektledning. Det finns dock några viktiga fokusområden där styrning är särskilt relevant.

1. Metoder och processer: Dessa hjälper dig att leverera arbete på ett tillförlitligt och hållbart sätt.
2. Kunskapshantering: Det här är avgörande för lärdomar och säkerställer att organisationen lär sig av projektupplevelse. Kunskapshantering är viktigt om du vill sluta göra samma misstag flera gånger.
3. Projektledning Löptid: När din organisatoriska projektledningslängd ökar, så kommer din förmåga att leverera framgångsrikt.
4. Senior-Level Buy-in: Åtagandet att projektstyrning börjar på toppen. Om du har förvaltningsstöd kommer detta att kaskadera ner genom alla nivåer av verksamheten och tillvägagångssättet för styrning kommer att vara mer hållbart.

1. Stödande kultur: En kultur av stöd, inte skylla, kommer att se till att projektledare har rätt miljö för att trivas. En stödjande kultur, som leds av projektledningskontoret eller projektledaren, kommer att hjälpa projektledare att nå sina mål och projektets mål.

Vad ska man göra om det inte finns någon företagsstandard

Många projektledare i mindre organisationer befinner sig igång projekt i en miljö som är stödjande, och där det finns inköp för konceptet projektledning, men utan de formella organisatoriska strukturerna på plats som de ska ge av.

I den situationen - och det är inte exklusivt för små organisationer - ska du utforma din projektstyrningsmodell från början. Om det inte finns ett projektstyrningssätt som du kan ta av hyllan och passa ditt projekt, måste du bygga din egen.

Det är inte så svårt som det kan tyckas!

Börja med att ställa in grunderna:

• Skapa ett roller och ansvarsdokument
• Se till att du har en projektsponsor
• Se till att du har en projektstyrelse eller styrgrupp och ordna regelbundna möten där du tar och distribuerar minuter
• Skapa en riskhanteringsprocess
• Ställ in en förändringshanteringsprocess
• Bygga poäng i ditt projektschema där du kontrollerar projektets lönsamhet mot de ursprungliga målen för affärsfallet (slutet på varje fasfas är den naturliga punkten för att sätta dessa kontroller).

I slutändan är det projektsponsorens ansvar att se till att det finns tillräcklig styrning, men projektledare kan också spela en aktiv roll i detta.

Styrning kan vara en av de torrare ämnena i projektledning men det är en av de viktigaste. Det är sättet som ledningsgrupperna vet att du gör ett bra jobb och det lugnar dem att projektet utvecklas som det borde. Det ger också de kontroller och balanser som är nödvändiga för cheferna att veta att pengar spenderas på sätt som är lämpliga och anpassade till affärssaken.