Sökande Tracking System Evaluation Toolkit

Att hitta rätt sökningsspårningssystem som uppfyller alla dina organisationers behov kan vara en överväldigande uppgift. Det kan vara en utmaning, även om man vet var man ska börja när man överväger sökningsspårningssystem och hur man jämför varje lösning.

Här hittar du viktiga områden för att undersöka, frågor att ställa och svara på att analysera under utvärderingsprocessen för spårningssystem för sökande. Denna information kommer att vägleda ditt företag i sökandet efter lämpligt sökningsspårningssystem för att tillgodose dina behov.

Identifiera beslutsmakare för sökandespårningssystem

Ett företag måste organisera sig internt innan man påbörjar någon utvärderingsprocess för sökande spårningssystem. När du förbereder dig för att utvärdera ett sökande spårningssystem är det viktigt att bilda ett samarbete mellan intressenter och ge dessa beslutsfattare tid att komma fram till ett välgrundat beslut.

Din urvalskommitté bör vara beredd att bedöma styrkorna och svagheterna hos varje sökandes spårningssystemleverantör. Urvalskommittén bör inkludera dessa medlemmar.

• Urvalskommitté: Det här är vanligtvis en Senior Vice President (SVP) eller Vice President (VP) för Human Resources som kan bemyndiga övriga ledamöter med ett tydligt direktiv och vision. Personen bör också ha möjlighet att förklara leverantörsvalet i fråga om avkastning på investeringar (ROI) till sina motsvarigheter.
• Urvalschef: Den här personen måste ha en fullständig förståelse för anställningsprocessen och företagets smärtpunkter för att skapa rätt sök- och urvalstaktik.
• Kommittémedlem: För att säkerställa att användarnas röst är representerad och att en lyckad adoption av den valda lösningen kommer att inträffa.

• Utskottets bidragsgivare: Dessa är medlemmar från andra avdelningar som ger ytterligare inmatning till sökandes spårningssystems urvalsprocess. De med ekonomisk expertis kan ge input om leverantörernas finansiella stabilitet eller jämföra de totala kostnaderna för varje sökandes spårningssystem i förhållande till projektbudgeten. IT-bidragsgivare kan utbilda kommittémedlemmar om de tekniska möjligheterna hos leverantörens sökande spårningssystem och hjälpa till att jämföra varje lösning med ditt nuvarande system.

  Kommittémedlemmar bör vara personer som kan känna igen värdet av teknikverktyg, processoptimering och kundservice när det gäller din företags vision om talangshantering.

Dokumentera din nuvarande anställningsprocess

Efter att du har samlat ditt sökande spårningssystem urvalskommitté är ditt första uppdrag att skapa ett dokument som spårar processen för arbetstagarrekvisitionen, din anställningsprocess och rollen som anställningschefen, rekryteraren och kandidaten att slutföra en hyra. Därefter bör din kommitté diskutera varför varje steg är nödvändigt och vad som skulle hända om det eliminerades.

Förenkla din anställningsprocess och se till att varje steg verkligen ger ett värde och hjälper dig att producera kvalitetshyror. Detta gör att din kommitté kan jämföra behoven hos din anställningsprocess med förmågan hos varje sökande spårningssystem. Denna utvärdering är ett utmärkt tillfälle att lära sig om bästa praxis vid anställning och att granska och optimera din nuvarande anställningsprocess.

Identifiera krav för ditt sökande spårningssystem

Nu när du klart har identifierat ditt företags anställningsprocess är din kommitté helt beredd att identifiera dina företags krav på ett sökande spårningssystem. Tänk på att du vill ha ett tydligt svar på följande frågor:

• Varför köper du detta sökningsspårningssystem?
• Är din nuvarande anställningsprocess anpassad till dina företags mål?

Att hålla dessa frågor i åtanke kommer att hjälpa din kommitté att göra ett starkt fall att köpa en sökande spårningslösning. För att sökandespårningssystemet väljer att ha en stark koppling till avkastningen måste din kommitté skapa klara förväntningar på vad du vill ha i ett sökande spårningssystem.

Ditt sökningsspårningssystem ska bygga upp ett bättre förhållande mellan rekryterare och anställningschefer, effektivisera din rekvisitionsskapande och godkännandeprocess och förbättra din hyreskvalitet. Ditt sökande spårningssystem bör effektivisera rekryteringsinsatserna hos personalpersonal genom automatisering, skapa en effektivare och kostnadseffektiv anställningsprocess. Det här är den perfekta tiden att ta itu med gemensamma HR-utmaningar, till exempel:

• Hög volym återupptar med inget effektivt sätt att acceptera, granska och hantera.
• Hög volym av arbetstillfällen med tungvint intern kommunikation.
• Oförmåga att snabbt komma åt information och rapportera om alla rekryteringsmetoder.
• Att förlora kvalificerade sökande på grund av slumpmässig lagring av CV.
• Dubbling av rekryteringsinsatser mellan olika filialer och divisioner lokalt eller utomlands.
• För mycket IT-underhåll och supportkostnader med hemmagjord teknik.
• Ineffektiv spårning av EEO-OFCCP-efterlevnadsdata.

• Kämpar för att få korrekt uppmärksamhet från IT för tekniska uppgraderingar och förbättringar.

Också, ta tillfället i akt att överväga värdet av förbättringar från nya processer och tekniker som:

• undvika att använda olika moduler,
• förbättra kommunikationen, och
• hantera globala problem.

För att hålla detta hanterbart måste du identifiera viktiga "måste ha" för att eliminera okvalificerade leverantörer. Som en grundläggande faktor kan din kommitté besluta att du endast kommer att överväga leverantörer som tillhandahåller en webbaserad lösning i motsats till ett installerat system, eftersom den värdbaserade lösningen eliminerar belastning på ditt IT-team.

Identifiera krav för ditt sökande spårningssystem

Att identifiera klara affärsmål kommer att koppla dina prioriteringar till dina behov. Det är viktigt att din kommitté fortsätter att fokusera på de ursprungliga systemkraven. Utskottet måste undvika att distraheras av systemelement som inte överensstämmer med företagets prioriteringar. Du har erkänt viktiga affärsmål och nyckelkrav att överväga när du skapar dina egna mål.

Nyckelkrav att överväga i ett sökande spårningssystem

• Process effektivitet: centralisering av en process kan förbättra en rad olika uppgifter, inklusive men inte begränsat till jobbrekvisitioner, spårning, hantering av anställningsreferens och överföringsprogram.
• Tillåter kandidater att snabbt och enkelt ansöka om din organisation för lön och timmeuthyrning utan att gå igenom flera sidor med frågor.
• Kan underlätta rekrytering av hög volym medan de återstår kostnadseffektiva.
• En högkonfigurerbar, skalbar lösning som kan konfigurera till vår unika anställningshanteringsprocess och kunna tillgodose våra utvecklingsbehov när vår organisation växer eller våra processer förändras.
• Förbättrade rapporteringsmöjligheter: många organisationer utmanas att bestämma sina totala anslag på säljare, inköp och jämförelse av mätvärden. Koordinering genom en enda källa möjliggör korrekt centraliserad rapportering.
• Låter rekryterare söka i databasen på all information, och med specifika parametrar.
• Innehåller ett rapporteringscenter som gör det möjligt för användare att köra ad hoc-rapporter och spara kriterier för framtida användning samt att köra branschstandardrapporter, inklusive kostnad per anställning, tid-till-fyllning, källaffektivitet och mer.

Bygg varumärkesidentitet och medvetenhet

• Att skapa en koppling mellan en sökande och en positiv arbetslivserfarenhet kommer att leda till erkännande av varumärket. Ett starkt varumärke kan generera förtroende som kommer att driva sökandes trafik och förbättra din talangspool.
• Branded Career Center-webbsidor kan vara tillgängliga via ditt företags webbplats.
• Tillåter att rekryterare enkelt lägger karriärinformation till företagets webbplats.
• Ge flera språk möjligheter för globalt stöd.
• EEO / AAP-kompatibel.
• Möjligheten att behålla en korrekt mätning av sådan information kommer att hålla överens med federala bestämmelser och undvika rättsliga åtgärder mot organisationen. Det kommer också att bidra till att skapa sökandes kvalitet.
• Kan fånga, spåra och rapportera frivillig EEO-data, medan den fortfarande överensstämmer med riktlinjerna från EEO / OFCCP.
• Behöva förskärande kandidater med elimineringsfrågor för att visa dem som uppfyller grundläggande kvalifikationer för positionen.
• Förbättrad kommunikation.
• Skapar en miljö som effektivt informerar, kommer att förena alla användare och effektivisera organisationens verksamhet.
• Innehåller ett kommunikationscenter för att underlätta kommunikationen bland rekryterare, anställningschefer och kandidater. Gör det också möjligt för användare att schemalägga möten, lämna anteckningar och intervjuåterkoppling, skicka massmeddelanden och svara automatiskt på sökande vid mottagandet av CV.

Kundsupport för sökandespårningssystemet

• Fullt användande adoption beror på nivån på kundsupport som leverantören tillhandahåller under och efter genomförandet.
• Lättillgängligt supportteam som är dedikerad till att hantera företag och användarproblem medan man använder branschens bästa praxis.
• Den högsta nivån av stöd som finns tillgänglig utan kostnad för ditt företag.

Sökande Spårningssystem Leverantörsbedömning

Det rekommenderas att du begär en ansökningsomgång (RFP) från potentiella leverantörer som din kommitté har beslutat att överväga. Detta är din möjlighet att få förtydliganden om något ämne för att hjälpa din kommitté att avgöra om sökandespårningsspecifikationen kan göra det önskade jobbet. Din kommitté bör överväga följande viktiga frågor för att utforma en effektiv RFP:

• Stöder systemet de viktigaste frågorna i din kommitté? Detta knyter till den föregående delen av utvärderingsprocessen. Du måste veta din process helt innan du kan bestämma vilka funktioner du behöver. Din kommitté kan inte distraheras av lösningar som kan erbjuda funktioner som inte är din huvudprioritet. Medan de kan tyckas attraktiva, kommer många prickiga funktioner och funktioner inte att skapa något värde för din organisation om de inte kommer att antas av dina användare.
• Har säljaren installerat systemet i en annan organisation med liknande storlek?
• Din kommitté bör ha tillgång till referenser som kan ge dig insikt i frågor som kundnöjdhet och uppföljning av genomförandeprocessen och dolda avgifter. Kom ihåg att funktionerna saknar värde utan stark användaranvändning.
• Vad innebär implementeringsprocessen? Att ha en framgångsrik adoptionshastighet börjar med korrekt genomförande. Du vill vara säker på att din valda leverantör inte lämnar dina användare utan ordentlig utbildning och fortlöpande support. Genomförandet borde vara centrerat på din organisations rekryteringsprocess, inte att lära sig hur man kan anpassa sig till deras system.

  Du borde aldrig ha en känsla av att ditt genomförandeprogram kommer att låta dig känna dig förlorad och osäker på leverantörens förmåga. Under utvärderingsprocessen bör din kommitté ha det intrycket att baserat på dina avdelningsprioriteringar och affärsmål kommer din implementering att skapa en stark grund för ett långsiktigt partnerskap med din sökande spårningssystemleverantör. Kom ihåg att hög användarupptagning till sökandespårningssystemet kommer att generera en högre avkastning.

Mer om sökandes spårningssystemleverantörsbedömning

• Vad är leverantörens vision och tillväxtstrategi? Leverantören måste visa ledarskap och framsyn som marknadsledare. För att presentera en helhetslösning bör leverantören ta hänsyn till dina specifika behov och förbereda sig för förändring och tillväxt i framtiden.
• Bestäm om denna lösning bidrar till din övergripande affärsplan? I slutändan kommer Selection Executive sannolikt att visa en förväntad avkastning för att göra ett starkt fall för lösningen.

  Valberedningen måste leta efter besparingar på sådana saker som rekryteringsannonsering, anställningsvärde för användningen av sökföretag och processoptimering som tillhandahålls av leverantören. Företaget bör också spara på arbetstagarnas behållning och kandidatkvalitet. Det kan vara överväldigande att skapa ett fullständigt detaljerat dokument av förfrågningar som kommer att omfatta alla nödvändiga ämnen för att utvärdera ett sökande spårningssystem.

• Utöver funktioner och funktioner bör din kommitté vara säker på att diskutera leverantörens förmåga att fungera som en långsiktig partner till din organisation. Eftersom din kommitté utför sin bedömningsprocess för leverantörer vill du vara säker på att överväga sådana faktorer som:
• Ekonomisk stabilitet: Genomför due diligence på årsredovisningen för alla potentiella leverantörer som granskas. Du hittar det här är ett perfekt ämne genom vilket din finansutskottets bidragsgivare kan vägleda dig.
• Kvaliteter av strategiska partners: För att kunna erbjuda en komplett lösning, kommer vissa leverantörer att samarbeta med andra serviceföretag för att erbjuda sina kunder en mer omfattande utbud av tjänster. Din kommitté bör vara medveten om några partnerskap som är involverade med de konkurrerande leverantörerna. Informationen kan ge en inblick i det eventuella partnerskapet mellan ditt företag och säljaren.
• Rekryteringsmöjligheter: Oavsett företagets storlek måste du försäkra dig om att leverantören har möjlighet att stödja hela livscykeln för arbetstagare, från sökande spårning, ombordstigning, successionsplanering till off-boarding. Detta kommer att förhindra att ditt företag växer ut ur sin lösning, vilket sannolikt skulle resultera i förvärring, en ny utvärdering och kostsamma implementeringsavgifter.
• Framtida produktutveckling: Var säker på att säljaren ger en stark förståelse för de utmaningar som rekryteringen står inför nu och i framtiden. Den leverantör du väljer måste vara på puls av teknik och industrinyheter för att anpassa sig till dina förändrade behov och se till att lösningens konfigurationer används till fullo.
• Integration med HRIS: Även om du kanske vill att din IT-utskottets bidraggivare ska ge insats i denna fråga, borde det inte svåra din kommitté att använda ett sökande spårningssystem som inte på ett tillfredsställande sätt kommer att tjäna hela avdelningen. Alla leverantörer som är värda att överväga bör ge möjlighet att flytta nyckelinformation från sitt system till ditt HRIS-system med minimal svårighet.

Sammanfattning av leverantörsval för sökandespårningssystem

Tidslinjen för en leverantörsvalprocess för ett sökande spårningssystem kan sträcka sig från en månad till sex eller mer för att slutföra. Följande är ett förslag till tidtabell som gör det möjligt för din kommitté att projicera en tidsram för leverantörens urvalsprocess för ett sökande spårningssystem.

Observera att detta kan ändras baserat på ett föredraget genomförandedatum.

Tidslinje för ditt leverantörsval för sökandespårningssystem

• Utarbeta en urvalskommitté - 1 vecka
• Identifiera företagets behov - 1 till 2 veckor

Observera objektivt leverantörer mot det identifierade företagets behov med följande process:

1. Skapa en lång lista över möjliga leverantörer - 1 vecka
2. Begär RFP för att ge förtydligande om något ämne eller problem - 4 veckor
3. Skapa en lista med dina nyckelbedömningskriterier - 1 till 2 veckor
4. Slutföra en säljare - 3 till 6 veckor
5. Demonstrera olika system - så snart som möjligt
6. Försäljningspresentationer - så snart som möjligt
7. Webbbesök - vid behov

Tänk på att huvudsyftet med ett sökande spårningssystem är att bemyndiga dina användare. Kommittémedlemmarna bör kunna känna igen och värdera teknikverktyg, processoptimering, företagsvision och kundsupport för att strategiskt begränsa leverantörerna till en kort lista över verkliga möjligheter.

Det är troligt att din kortlista kanske inte har många olika funktionella skillnader. därför är det viktigt att hålla de mindre konkreta elementen i den säljaren i åtanke.

Din kommitté bör titta på informationskällor som leverantörens webbplats, nyhetsgrupper, portaler för mänskliga resurser och branscher. Anslut med kollegor hos andra företag som liknar storlek, behov och bransch för att lära av sina erfarenheter.

Att samarbeta med en serviceorienterad leverantör som är den mest kompatibla passformen med din organisations vision och mål för framtiden kommer att vara ovärderlig för alla nyckelaktörer i din sökandes spårningssystems utvärdering, urval och implementering.

Mer om rekrytering och anställning

• Rekrytera stjärnor: Tio bästa sätten att få bra kandidater.
• Använd LinkedIn för rekrytering av anställda.