Hur man skapar ett projektriskregister

01 Bra Riskregister Design

Ett sätt att uppmuntra deltagande i riskhantering är med bra riskregisterdesign. Det rätta formatet kommer snabbt att kommunicera den totala risknivån i projektet till dig och andra projektteammedlemmar.

Det ska göra det möjligt för användare att enkelt få tillgång till mer detaljer om enskilda risker vid behov. Detta stimulerar i sin tur alla att tänka när det gäller risker som spottar nya när de uppstår och övervakar och vidtar åtgärder för att mildra befintliga risker.

02 Inkludera de rätta fälten

I ditt riskregister bör du minst innehålla en unik identifierare för varje risk, en beskrivning av den, åtgärder som ska vidtas som svar och ägaren av uppgiften.

Beskrivningarna borde vara korta och till den punkten. En risk som kan identifieras som "Rain Damage" kan till exempel innehålla följande beskrivning: "Tungt regn kan översvämma fält och orsaka skörden av skörden."

03 Ytterligare åtgärder

Du kanske vill inkludera kvantitativa mätningar av sannolikhet, påverkan och övergripande risk samt restvärden som följd av minskning av riskfyllda projekt.

Numeriska fält som beräknas automatiskt kan vara till hjälp om du använder en riskbedömningsteknik som Monte Carlo-metoden. Andra användbara fält inkluderar nyckeldatum, riskkategori, riskreaktorkategori, närhet, reduceringskostnader och status.

Det finns ingen gräns för antalet fält som du kan inkludera, men endast nyckelfält ska visas på listvyvyn. Undvik överväldigande användare genom att lägga onödig detalj på listvyternivå. Idealiskt sett tittare som behöver mer information klickar igenom till detaljerna.

04 Ett annat alternativ

Du kanske vill skapa en riskregisterdatabas för varje projekt så att du inte är begränsad till en standard uppsättning fält. Även om ett kalkylblad kan hjälpa dig att spåra dina projekt, särskilt mindre projekt, kan en databas som skapats med programvara som Kahootz eller Podio vara bättre. De gör det enkelt att lägga till dokument och stora mängder text vid behov.

05 trafikljus

Det är svårt att slå trafikljussystemet för visuell påverkan. Användare vet att rött betyder hög risk, gult betyder medelrisk och grön är låg risk. Dessa snabba visuella signaler hjälper läsarna att skanna information snabbare.

06 Säkerhetsfunktioner

Du kanske vill uppmuntra deltagande genom att låta alla medlemmar i projektgruppen och kanske några intressenter se riskregistret. Du bör dock ange användarrättigheter så att den endast kan redigeras av nyckelfärdiga ägare och chefer. Du behöver ett revisionsspår av vem som ändrat vad och när.

07 Sammanfattning Riskprofil

Seniorprojektledamöter och intressenter kanske inte har tid att smälta listavisningen av varje risk. För dem ger en sammanfattande riskprofil en snabb bild av de övergripande riskerna för projektet. Det illustrerar antalet risker vid varje sannolikhet och påverkanivå.

08 Det handlar om kommunikation

Kom ihåg att ett projekt riskregister inte bara listar risker och avhjälpande åtgärder. Det är ett kommunikationsverktyg som engagerar dina kollegor i riskhantering. Din design bör återspegla detta syfte med olika åsikter för olika publikgrupper.