Du kan använda chatbots för att automatisera HR många tjänster

Finns det en chatbot i din framtid? Det kan du ge dig på. En chatbot, som är ett datorprogram som är utformat för att simulera en konversation med en människa, särskilt över internet, kommer att omvandla praktiskt taget alla affärsfunktioner från marknadsföring till försäljning till kundsupport inom en snar framtid.

Ett av de områden där du ser en stor omvandling via chatbots är Human Resources. Eftersom chatbot är en virtuell assistent som kan kommunicera med anställda via textmeddelanden, webbplatser, applikationer eller snabbmeddelanden, ändrar chatbots hur HR-team fungerar.

HR kan omvandla sin serviceleveransmodell med Chatbots

Med hjälp av ett automatiserat kommunikationssystem med anställda frigörs HR-team för att fokusera sin tid på sina anställdas mer sofistikerade behov inom områden som utveckling av karriärplaner.

HR-team har ett utmanande jobb med till synes motstridiga mål. De behöver hålla medarbetarna fokuserade och arbeta hårt samtidigt som de håller dem lyckliga och nöjda på jobbet. HR-team hålls ofta ansvariga för anställningsuppehåll och churn utan förmåga att hantera anställda direkt.

HR förväntas få sitt finger på pulsen på en stor medarbetare medan man arbetar med ett litet lag. Det är därför chatbots kan hjälpa till att lätta på lasten. HR-teamen finner att deras ansvar är stora och målen är utmanande - de har sällan tillräckligt med tid och resurser för att göra rättvisa till sitt stora ansvar.

Mycket av HR-tid investeras i att hantera rutinprocesser och aktiviteter som chatbots kunde hantera istället. Detta skulle göra det möjligt för HR-personal att fokusera på aktiviteter med högre prioritet. Lag har begränsad tid kvar för att erbjuda de anställda den individuella uppmärksamhet de behöver när de hanterar känsliga personliga problem.

Det här är en bättre användning av HR-lagets tid medan chatbots hanterar de mer vanliga, enkla uppgifterna. Detta kommer att förbättra HR-gruppens förmåga att proaktivt engagera med anställda, att vägleda och mentorera dem genom sina karriärvägar.

Chatbots kan hjälpa HR-proffsen genom att dramatiskt förstärka sina möjligheter. Chatbots kan hjälpa HR-teamen att hålla sig över det stora ansvaret och uppnå de omöjliga målen de har.

Använd Chatbots för att automatisera rutinmässiga HR-processer

Chatbots kan automatisera rutinprocesser som tar mycket av HR-lagets tid. Du kan väsentligt automatisera rekryteringsaktiviteter som screeningkandidater, schemaläggningsintervjuer och hantera rekryterande livscykel för kandidater och anställningschefer. En start som heter RoboRecruiter, byggd på Gupshup-plattformen, har faktiskt utvecklat en chatbot för automatisering av rekryteringsprocessen, med fantastiska resultat och förbättringar i produktiviteten.

Anställd ombord och orientering är ett annat område som är moget för automatisering. Nya anställda står för ett stort antal frågor till HR-teamet som du enkelt kan automatisera. Du kan också väsentligt automatisera vanliga processer som närvarospårning, målsökning, prestandaöversikt, anställningsundersökningar och spårning av betald semesterbalans.

Ett företag som heter QuickWork har byggt upp chatbots som automatiserar HR och relaterade affärsprocesser för många företag. Även om de flesta företag använder ett HR-system för att automatisera många uppgifter, gör chatbots det befintliga systemet mer användarvänligt än tidigare, vilket dramatiskt ökar användaranvändningen och överensstämmelsen.

Chatbots Hjälp HR-team blir tillgängliga för anställda

Chatbots hjälper HR att bli mer tillgänglig för anställda. Chatbots tillåter HR-teamet att ge omedelbara, korrekta svar på vanliga frågor. Du kan automatiskt eskalera de mer komplexa frågorna för mänsklig granskning och svar. Automatisering av de vanliga frågorna frigör HR-team för att hantera de mer komplexa frågorna personligen.

På så sätt kan de reagera och ingripa snabbt i känsliga situationer. Detta är särskilt användbart under faserna av förändringshantering när företagen ringar ut stora förändringar i organisation eller strategi. Dessa förändringar leder till ett stort antal anställningsfrågor inom en mycket kort tid som HR måste ta itu med snabbt för att förhindra problem från festering.

Den ökade tillgängligheten till HR är särskilt värdefull för anställda på avlägsna platser, bort från huvudkontoret, eftersom de är berövade förmågan att ha korridorsamtal med sina HR-team.

Chatbots gör det möjligt för HR-grupper att engagera sig med varje anställd på en individ, en-mot-en, som överensstämmer med deras personliga situation och problem. En chatbot kan hålla regelbunden och proaktiv kontakt med varje anställd under hela året för att upptäcka eventuella problem som behöver eskalering för mänskligt engagemang.

Verktyg som naturligt språkbearbetning och sentimentgruvning kan hjälpa chatbots att upptäcka ilska, frustration, de-motivation, utmattning och relaterade problem. Baserat på dessa observationer kan chatbots dra in en HR-professionell för mänskligt engagemang.

Chatbots kan också proaktivt rekommendera semestertid, klubbar och aktiviteter eller andra resurser som finns inom eller utanför organisationen. Chatbots kan eventuellt hjälpa anställda att bli fysiskt aktiva och hälsosamma genom att rekommendera och följa sina dagliga träningsrutiner.

Chatbots kan ge professionell vägledning och mentorskap till varje anställd. Att investera i karriärtillväxten för varje anställd är kanske den högsta investeringsavkastningen för HR-team och företagsorganisationer. Chatbots kan utveckla skräddarsydda inlärnings- och utvecklingsplaner för varje individ. Detta kan innehålla både mjuka och hårda färdigheter som krävs för professionell framgång.

Chatbots kan förstärka organisationens kultur genom att rekommendera lämpliga utvecklingskurser. Chatbots kan bedöma medarbetarnas färdigheter och rekommendera kurser och moduler som anställda kan prenumerera på. Chatbots kan också ansluta anställda till mentorer inom organisationen.

Frågor relaterade till anställd konfidentialitet

Självklart finns det viktiga frågor om integritet och konfidentialitet som en organisation måste adressera. HR-konversationer tenderar emellertid, i sin natur, att involvera känslig och personlig information. Organisationer kan lämpligen ta itu med dessa problem genom att ge användare och organisationer tillräcklig kontroll över deras data.

I grunden är chatbot en kontinuerlig, mycket engagerad, extremt personlig kompis - den perfekta HR-chefen. HR-team som antar chatbots kommer att hitta sig närmare för att framgångsrikt fullfölja de många omöjliga uppgifterna och motstridiga mål som deras organisationer lägger på dem.

-------------------------------------------------

Beerud Sheth är VD och grundare av Gupshup, en smart meddelandestation för utvecklare.