Hur man skriver en projekthanteringsplan

En projekthanteringsplan är ett dokument som beskriver hur laget ska arbeta för projektet. Det beskriver projektets livscykel och täcker hur arbetet ska utföras, övervakas, kontrolleras och sedan formellt stängas.

Projekthanteringsplanen är faktiskt en generisk term för alla delplaner som du ska producera för projektet. Vi kan definiera projekthanteringsplanen som allt som omfattas av dessa planer:

• Kravshanteringsplan
• Omfattningshanteringsplan
• Schemaläggningsplan
• Kvalitetshanteringsplan, om du har en
• Kostnadshanteringsplan
• Riskhanteringsplan (som bör referera till din risklogg)
• Ändra förvaltningsplan
• Anskaffningsplan, om du behöver en för projektet
• Konfigurationshanteringsplan, igen, bara om du planerar att skriva en: du kanske inte känner att det är nödvändigt för ditt projekt
• Personalhanteringsplan

Projekthanteringsplanen innehåller också viktig information om projektets grunder, särskilt för omfattning och schema. Detta ger dig en linje i sanden som du kan hänvisa till så att du enkelt kan se vad som har förändrats när du slutligen stänger projektet och jämför det som planeras till verkliga prestanda.

Med detta sagt finns projekthanteringsplanen som ett självständigt dokument. Här är vad som ska inkluderas och hur man hänvisar till de andra avsnitten.

Skriva projektledningsprogrammet

Starta ditt dokument med namnet på projektet och datumet. Använd en mall från din Project Management Office om du har en, för att spara måste du börja från början.

Ta sedan med dessa avsnitt:

Trösklar och Baseliner: Stava ut hur baslinjerna hanteras för projektets schema, omfattning, kostnad och kvalitet. Ange vilka acceptabla avvikelser som ska planeras (till exempel +/- 10 procent) och vad du gör om det ser ut som om de kommer att brytas. Du har kanske redan dokumenterat dessa i din projektcharter.

styrning: Ange vilka projektrecensioner, peer reviews och andra styrningsåtgärder du kommer att tillämpa när du går igenom projektledningens livscykel. Som ett minimum ska du inkludera det formella tecknet i slutet av varje fas. Detta är en av projektsponsorens roller. Du kan också lägga in detaljer om de kvalitetsrecensioner som du håller om det passar ditt projekt.

Metodbeslut: Det här är ett bra ställe att skriva ned vilka bitar i din projektledningsmetodik du har bestämt dig för att inte göra eftersom den inte är relevant. Till exempel kan du notera här att du inte kommer att göra en upphandlingsplan eftersom det inte behövs någon upphandling för ditt projekt.

Något annat: Var inte begränsad till dessa rubriker. Inkludera allt annat som du tror kan vara relevant för planeringen av projektet, som kopplingar till andra projekt i företaget, externa faktorer som kan påverka planeringen som du vill ta med någons uppmärksamhet och så vidare.

Dotterplanerna

Om du sammanfogar alla dina projektdokument till en blir det en stor projekthanteringsplan. Det är bäst att inkludera länkar (eller åtminstone en beskrivning av var dokumentet kan hittas) i det här dokumentet. Då om någon vill gå och läsa den, kan de hitta den, utan att din projekthanteringsplan blir så överväldigande länge att ingen ser på det alls.

Glöm inte att länka till baslinjerna också. För projektets schablonlinje, spara en version av din plan och länka till den. För kostnadsbaslinjen, spara en version av din budgetplanering från och med idag och länk till det. Dessa dokument är levande dokument och kommer att förändras när projektet går vidare, men du behåller de ursprungliga filerna så att du kan se tillbaka på dem och göra jämförelsen.

Slutligen lägg till versionskontroll till din projekthanteringsplan så att om du behöver uppdatera det så kan du enkelt se om du arbetar med den senaste kopian.